您可以將五份 PDF 報告合併為一個合併文件，以便每季提交一次。合併成功完成，合併後的文檔看起來正確。但是，當您檢查文件屬性時，作者欄位僅顯示第一個文件的建立者。其他四個檔案的建立日期遺失。幫助組織每個來源文件的關鍵字和主題元資料都消失了。視覺內容被合併，但紀錄片背景被剝離。
丟棄來源文件元資料的合併 PDF作業會建立一個組合文件，該文件的用處不如各部分的總和。標識每個文件的創建者、上次修改時間以及文件包含內容的元資料將在合併中遺失。對於出處很重要的文檔，例如法律備案、監管提交和審計包，合併期間的元資料遺失是一個嚴重的問題。
PDF 合併期間元資料會發生什麼情況
PDF 元資料儲存在文件資訊字典中，這是一種文件層級的結構，包含標題、作者、主題、關鍵字、創建者、製作者、建立日期和修改日期。合併多個 PDF 時，合併工具必須決定要保留哪個來源文件元資料。大多數工具保留第一個檔案中的元資料並丟棄其餘部分。有一些工具允許您選擇要保留的文件元資料。
每個來源文件中的PDF元資料還包括XMP元數據，這是一種基於XML的元資料格式，可以儲存標準欄位之外的自訂屬性。 XMP 元資料越來越多地用於文件管理整合、儲存專案程式碼、用戶端 ID 和工作流程狀態。大多數合併工具根本不保留 XMP 元數據，將其視為可以安全丟棄的不熟悉的格式。
任何標準合併工具中都不會保留頁面級元數據，例如每個頁面的來源和原始文件的頁面尺寸。合併的文件具有一組頁面尺寸，並且沒有跡象表明頁面來自具有不同特徵的不同來源。
哪些元資料遺失，哪些保留
在合併過程中通常會遺失的標準元資料欄位包括除第一個之外的所有來源檔案中的作者、主題和關鍵字。建立日期重設為合併日期。生產者欄位更改為合併工具。頁計數元資料變成合併的頁計數，遺失各個來源頁計數。
視覺內容元資料（例如嵌入在每個頁面中的字體資訊）在合併後仍然存在，因為它是頁面內容的一部分，而不是文件資訊字典的一部分。書籤和連結可能會或可能不會保留，具體取決於合併工具。大多數工具會丟棄除第一個文件之外的所有文件中的書籤或丟棄所有書籤。
WukongPDF 提供PDF 格式 工具，用於透過瀏覽器合併文件。合併功能將多個來源文件的頁面合併到一個文件中，其他工具可以在合併後新增元資料。
透過合併過程保留元數據
最可靠的方法是在合併之前記錄來源文件元數據，然後將其新增回合並的文件中。建立元資料摘要，列出每個來源檔案名稱、作者、建立日期和關鍵元資料欄位。合併後，將此摘要新增為合併文件中的頁面或作為單獨的元資料索引檔案。
一些高級 PDF 工具可讓您在合併之前將來源文件資訊嵌入到每個頁面中。在每個來源檔案中新增頁首或頁腳，其中包括檔案名稱、作者和日期。合併標記的檔案。來源資訊現在是可見頁面內容的一部分，並且在任何合併操作後仍然存在。
對於將合併 PDF 作為監管流程一部分的組織，請在標準作業程序中記錄合併程序。此程序應指定如何保留來源元資料以及如何配置合併的文檔元資料。
合併後新增回元數據
合併後，開啟合併的文檔屬性並新增遺失的元資料。標題應描述合併的文檔內容。作者應該是執行合併的人或系統。主題應總結合併的內容。關鍵字應包括所有來源文件中的術語。
對於合併後將在文件管理系統中管理的文檔，將系統配置為根據合併的文檔內容自動提取或套用元資料。合併工具和文件管理系統之間的整合使元資料保存工作流程自動化。
作為合併文件的第一頁新增的封面頁可以用作元資料索引。封面頁列出了合併文件中的每個來源檔案名稱、作者、建立日期、主題和頁面範圍。任何打開文件的人都可以看到此頁內元數據，並且可以在任何進一步處理中保留。
PDF/A 歸檔標準對可能與合併衝突的元資料有特定要求。合併在一起的一組 PDF/A 文件可能不再符合 PDF/A，因為合併的文檔元資料不符合標準要求。如果合併的文件必須符合 PDF/A 標準，請在合併後驗證合規性。
當合併 PDF 以進行法律發現或監管提交時，元資料保存要求可能由接收方或機構指定。有些法院要求每個來源文件作為單獨的文件提交，且其原始元資料完好無損。合併文件可能違反提交要求。
以元資料索引 PDF 的文件管理系統可能無法正確索引其元資料僅反映第一個來源檔案的合併文件。其他來源檔案中的頁面對於基於元資料的搜尋是不可見的。將全面的關鍵字添加到合併的文檔元資料中可以提高可發現性。
合併工具文件應說明其元資料處理行為。使用範例文件測試該工具以驗證文件聲明。聲稱保留所有來源文件中的元資料的工具應透過將文件與已知的不同元資料合併並檢查合併的輸出來進行測試。
對於作為重複業務流程的一部分執行的合併（例如每月報告編譯），請在合併後自動執行元資料注入。腳本或批次讀取來源文件元數據，合併文件，並將組合的元資料寫入合併的文件屬性。
合併的文檔頁數元資料應等於來源文檔頁數的總和。如果總和錯誤，頁面會在合併過程中遺失或重複。驗證頁數是一種快速檢查，可確認合併作業已完成。
合併包含數位簽章的 PDF 時，簽章將因合併而失效。元資料應注意來源文件已簽名，且合併的文件包含這些簽名文件的視覺內容，但不包含加密簽名。
PDF 合併期間的元資料保存是一個很少受到關注的細節，直到缺少作者姓名、建立日期或關鍵字導致文件在搜尋中無法找到或在訴訟中不可接受。在合併之前解決元資料保存問題可以防止這些下游後果。
理想的合併工具將多個來源的頁面合併到一個文件中，同時保留標識每個頁面的來源、建立時間和作者的元資料。這種理想的行為與典型的合併工具行為之間的差距是使用者必須透過手動步驟彌合的差距。
PDF 合併過程中元資料保存的挑戰反映了文件管理中合併文件的便利性與維護文件來源和個人身份的重要性之間更廣泛的緊張關係。
將合併 PDF 作為受監管工作流程一部分的組織應記錄其元資料保存方法，並透過定期測試、合併範例文件並驗證所需元資料是否能在合併過程中倖存下來進行驗證。
隨 PDF 文件一起傳送的元資料講述了其創建、修改和目的的故事，透過合併操作保留該故事可以維護未來讀者所需的文檔上下文。
保留其來源文件身分的合併文件繼承了賦予每個頁面其含義和權威的文檔上下文，而放棄此上下文的合併文件將所有頁面降低到平等的匿名狀態。
與遺失元資料（可能包括無法找到的文件、不可接受的證據和不完整的稽核追蹤）的成本相比，在 PDF 合併過程中保留元資料所需的工作量是微不足道的。
PDF 文件中嵌入的元資料包含有關其來源、作者和歷史的信息，這些信息與可見頁面內容分開，但對於文件管理、搜尋和合規性同樣重要。
PDF 文件的合併是最常見的文件操作之一，每天在各種規模的組織中執行數百萬次，合併工具的元資料處理行為會影響所有這些合併文件的可發現性和證據價值。
當 PDF 作為商業交易、法律協議或監管提交的正式記錄時，識別其來源和作者身份的元資料與可見內容一樣重要，透過文件操作保留該元資料可以保障文件的證據價值。
將元資料保存方法記錄為文件組裝標準作業過程的一部分，確保無論誰執行合併操作，該方法都得到一致的應用。
| 元資料欄位 | 合併後 | 恢復方法 |
|---|---|---|
| 標題 | 僅從第一個文件開始 | 合併後手動設定 |
| 作者 | 僅從第一個文件開始 | 設定為合併運算符 |
| 主題 | 通常會丟失 | 合併後新增摘要 |
| 關鍵字 | 僅從第一個文件開始 | 結合所有來源的關鍵字 |
| 建立日期 | 重設為合併日期 | 單獨記錄原始日期 |