一名员工离开公司。他们的最终电子邮件包含一个受密码保护的 PDF、客户合同、财务报告、内部程序的文件夹，其他人都不知道密码。该员工在离开前没有记录密码。 IT 团队没有密码管理策略。现在，关键文档被锁定在密码后面，该密码会与创建它的人一起走出门。
这不是技术问题。这是一个流程故障，现在必须通过技术解决方案来修复。
恢复对受前员工密码保护的 PDF 的访问权限涉及多种途径，从直接联系前员工到使用组织密码恢复工具，再到通过管理 PDF 访问删除保护。 WukongPDF 的解锁 PDF 功能可以帮助实现标准密码保护，下面的PDF 安全 策略可解决立即恢复和防止其再次发生的流程更改问题。
从最简单的途径开始：联系前员工
在尝试任何技术恢复之前，请联系前雇员并索取密码。大多数离职员工并没有恶意隐瞒密码。他们根本没有被询问，或者在下班过程中没有被提醒，或者假设密码被其他人知道。通过个人电子邮件或电话发送的专业、非对抗性请求通常可以在数小时内解决问题。
围绕文件提出请求，而不是围绕怀疑。我们正在更新第三季度的客户合同，并且需要访问合同文件夹中受密码保护的 PDF。您可以分享密码或提供不受保护的副本吗？关注业务需求，避免暗示前员工做错了什么。前雇员更有可能对以业务为中心的请求做出有益的回应，而不是对听起来带有指责性的请求做出回应。
检查内部系统的密码
密码通常存储在某个地方，即使没有人记得在哪里。首先检查公司密码管理器。如果组织在团队级别使用 LastPass、1Password、Bitwarden 或类似工具，则前员工可能已将 PDF 密码存储在那里。检查密码管理器中的共享文件夹以及前员工团队可以访问的任何保管库。 IT 管理员通常可以访问企业密码管理系统中前员工的个人保管库。
电子邮件档案是第二个要检查的地方。搜索前员工的电子邮件（IT 通常可以通过电子邮件系统的管理工具访问该电子邮件），以查找在 PDF 文件名附近包含密码一词的消息。如果前员工曾通过电子邮件将密码发送给同事或自己，电子邮件存档就会捕获该密码。检查会议的日历邀请，其中密码可能已口头共享并在会议说明中注明。几乎可以肯定，该密码是在该员工任职期间以某种方式泄露的。找到沟通是关键。
使用 PDF 密码恢复工具
当联系员工失败并且内部搜索结果为空时，PDF 密码恢复工具可以尝试删除密码。这些工具使用多种方法：尝试常见密码模式的字典攻击、尝试每种组合达到一定长度的暴力攻击，以及对于使用弱加密设置的简单密码，直接删除而不破解。
恢复成功取决于密码复杂性。 4 个字符的数字密码可在几秒钟内破解。混合大小写的 8 字符字母数字密码需要数小时到数天的时间。使用消费类硬件破解包含特殊字符的 12 个字符的密码可能需要数年时间。必须权衡时间投入与文件的价值。对于重要的法律或财务文件，运行恢复工具一周是合理的。对于例行的内部备忘录，恢复成本可能会超过文档的价值。
| 恢复方法 | 所需时间 | 成功率 |
|---|---|---|
| 联系前雇员 | 几小时到几天 | 高，如果员工合作的话 |
| 搜索内部系统 | 时间 | 中等，取决于密码管理实践 |
| 字典攻击 | 分钟到小时 | 高表示简单/常见密码，低表示复杂密码 |
| 暴力破解（短密码） | 几小时到几天 | 8 个字符以下的密码为高 |
| 基于权限的删除（所有者密码） | 分钟 | 高，如果文件有所有者密码而不是用户密码 |
密码恢复的法律和道德界限
恢复员工在工作期间创建的公司所有文档的 PDF 密码的合法权利通常是明确的：这些文档及其内容属于公司。保护它们的密码也是公司财产。在公司文档上使用恢复工具是法律允许的。如果您不再获得授权，则在个人 PDF 或前雇主的文档上使用相同的工具会违反道德和法律界限。该工具是中性的。上下文决定其使用是否合适。
记录每个文件的恢复过程。记下日期、使用的方法和结果。如果该文档受到质疑，恢复日志将表明访问权限是通过合法手段重新获得的，而不是通过未经授权访问前雇员的个人帐户。对于监管链很重要的具有法律意义的文件来说，该文件尤其重要。
通过离职程序防止再次发生
恢复工作暴露了一个流程缺陷：注销程序不包括收集文档密码。在离职清单中添加一个步骤：确认所有 PDF 密码、加密密钥和文档访问凭据均已记录并在员工最后一天之前转移给指定经理。这一清单项目可以防止整个恢复场景再次发生。
对于经常创建受密码保护的 PDF 的组织，请实施部门密码标准。所有合约都使用相同的强密码，该密码为合约团队负责人所知。所有 HR 文档都使用 HR 总监所知的不同标准密码。标准化密码减少了必须跟踪的唯一密码的数量，并确保没有任何员工的离职会导致组织无法访问自己的文档。这种标准化牺牲了一定的安全性（一个密码可以保护许多文档），以换取抵御人事变动的弹性。对于大多数组织来说，这种权衡是值得的。
恢复完全失败时该怎么办
某些文档将永久锁定。接受低价值文件的这一结果，并将恢复工作重点放在重要的文件上。对于重要文档，请检查其他部门、客户或外部合作伙伴是否拥有未受保护的副本。来自您组织的 PDF 格式的合同可能已通过电子邮件发送给客户，并且客户仍然保留着该 PDF 格式。财务报告可能以 Excel 文件形式存在于共享驱动器上，而 PDF 则为衍生导出。
如果任何地方都不存在未受保护的副本并且该文档是必不可少的，那么最后的手段就是从其他来源进行重建。根据电子邮件谈判和早期草稿重建合同。从会计系统中重新提取财务报告并将其重新导出为新的 PDF。重建非常耗时，但与破解强密码不同，只要有足够的时间，就能保证成功。该文档早于 PDF 就已存在。创建它的源数据仍然存在于组织系统中的某个位置。