每周，在世界的某个地方，都会有人打印一份 PDF 表格，手工填写，扫描回来，然后通过电子邮件发送扫描件。整个序列需要十五分钟，并且产生的结果质量比仅在表单中键入的结果质量低。这种情况不断发生的原因是一个普遍的假设：PDF 表格是用来打印的。其中许多都不是——而且那些也不需要。
两种类型的 PDF 表单 — 及其重要性
并非所有 PDF 表单都是一样的。了解您正在处理的类型决定了您可以用它做什么。
交互式 PDF 表单 有内置表单字段 - 文本框、复选框、下拉菜单、单选按钮。单击一个字段，会出现一个光标。输入您的答案。单击下一个字段。这些表格旨在以数字方式填写。他们保存您的输入，可以验证条目，并且可以以电子方式提交。任何像样的 PDF 查看器都可以处理它们。
Flat PDF 表单 看起来像表单，但没有交互字段。线条和方框只是视觉元素——没有什么可以点击的。这些通常是通过扫描纸质表单或通过在 Word 或 InDesign 中设计表单布局来创建的，而不添加实际的表单字段。要以数字方式填充它们，您需要一个PDF编辑器，它可以让您将文本放置在页面上的任何位置。
为什么打印扫描循环持续存在
打印-扫描-电子邮件的习惯得以延续有几个原因。有些人根本不知道可以进行数字表格填写。其他人尝试单击平面 PDF 表单，发现它不起作用，并得出结论，该表单无法以数字方式填写 - 而真正的问题是该表单缺乏交互字段，而不是数字填写是不可能的。
还有一个信任因素。对于某些人来说，签署打印文档并扫描它比在数字字段中输入姓名更为正式。这种看法在很大程度上已经过时了——在大多数司法管辖区，PDF 签名字段中输入的姓名与大多数标准商业文档的手写签名具有相同的法律效力——但它仍然存在。
发送平面表格的实际成本
当组织发送平面 PDF 表格而不是交互式表格时，他们正在将负担转移给每个收件人。收到平面表单的人有三种选择：打印-填写-扫描，使用 PDF 编辑器 手动输入表单字段，或者将不完整的表单退回。这些都不是无摩擦的。
从规模上看，这很重要。一家向每位新客户发送统一入职表格的公司会为每次入职增加几分钟的摩擦。出版平面申请表的政府办公室给没有打印机的人造成了障碍。在内部分发平面表格的人力资源部门会产生不必要的扫描开销。
解决办法——将扁平化形式转换为交互式形式——是一项一次性投资，可以消除反复出现的摩擦。交互式 PDF 表单 可以在 Adobe Acrobat Pro 中或通过其他几种工具创建。创建后，收件人不需要额外的努力：打开、单击、键入、保存、发送。
如何在不打印的情况下填写平面表格
如果您是平面表单的接收端并且不想打印它，PDF 编辑器是实用的解决方案。在可让您在页面上任意位置添加文本的工具中打开表单 - 单击答案所在的位置，输入答案，将其放置在空白行或方框上。 WukongPDF 的 PDF 编辑器 （位于 www.wukongpdf.com）处理此操作：上传平面表单，使用文本工具填写每个字段，下载完整的版本。
结果看起来比手写扫描更干净——键入的文本更容易阅读，文件很小，并且没有扫描步骤。对于需要签名的表单，请以相同的方式以数字方式添加。完成的 PDF 看起来很专业，并且比扫描图像更容易让收件人处理。
值得做出的改变
如果您定期向其他人发送表单，请将其转换为交互式 PDF。如果您定期收到平面表格，请为 PDF 编辑器添加书签并跳过打印机。无论哪种方式，打印-扫描-电子邮件循环都是一个已解决的问题——它只需要知道解决方案的存在即可。