PDF 注释 工具比大多数人使用它们的用途更加通用。大多数人会突出显示一行并偶尔添加评论。全套注释工具（在使用时仔细考虑如何阅读和执行它们）使每个相关人员的文档审查效率显着提高。以下是如何有效而不是偶尔使用它们。
1。使用突出显示需要注意的内容，而不仅仅是兴趣
突出显示是最过度使用的注释工具。当一切都突出显示时，就没有什么突出的了。保留突出显示需要采取行动或做出决定的文本——需要更改的条款、需要验证的数字、与其他部分相矛盾的陈述。谨慎使用它，它仍保留其含义。
大多数 PDF 查看器提供多种突出显示颜色。一致地使用它们 - 黄色表示“需要讨论”，红色表示“必须更改”，绿色表示“已批准” — 创建一个视觉系统，审稿人无需打开每条评论即可一目了然。在任何审核过程开始时定义颜色系统，以便每个人都以相同的方式使用它。
2。撰写可操作的评论，而不仅仅是反应性的
一条评论说“不清楚”或“错误”给作者带来了一个没有方向的问题。一条评论说“这个数字与第 4 页上的数字冲突 - 请验证哪个是正确的”给他们一些可以采取行动的东西。最好的评论是具体说明问题是什么以及解决方案是什么样的。
在专业评审周期中，评论通常会转发给未参与原始对话的人。对于原始评论者来说有意义的评论可能对于遇到冷漠的人来说毫无意义。写下评论，就好像阅读它们的人事先不知道你写评论时的想法一样。
3。同时使用删除线和替换文本
大多数 PDF Editor 注释工具都包含删除线（用于标记要删除的文本）和插入标记（用于标记新文本的位置）。将它们结合使用——删除旧文本，插入带有替换的标记——为作者提供了无需解释即可进行更改所需的内容。它的功能类似于 Word 中的跟踪更改，但用于 PDF 审阅。
这对于合同审查特别有用，因为具体措辞很重要，建议的更改需要明确。 “将‘合理’改为‘商业合理’”注释中的内容很清楚，但在“合理”处划了删除线。带有“商业合理”的插入注释仍然更清晰并且需要零解释。
4。使用文本框来显示需要保持可见的较长注释
默认情况下，便签评论是折叠的——读者必须点击它们才能看到内容。对于无需单击即可阅读的注释（文档顶部的摘要、表单页面上的关键说明、有关特定部分的警告），文本框注释将在页面上永久可见。
文本框非常适合在转发之前添加到 PDF 的封面注释，用于在表单页面上放置说明如何完成的说明，或用于文档开头的审阅者摘要。将它们放置在页面的页边距或区域中，不要遮挡它们所引用的内容。
5。最终分发前展平注释
PDF 中的注释是一个单独的层 - 任何在 PDF 编辑器中打开文件的人都可以显示、隐藏、删除或修改它们。当您分发经过内部审阅和注释的最终文档时，这些注释不应随文件一起移动。收到合同提案的客户不需要查看法律团队的内部审核说明。
在向外部发送任何最终版本之前，请删除所有注释（在 Acrobat 中：注释 > 管理注释 > 全部删除）或拼合文档以将注释永久烘焙到页面中。对于您希望注释保持可见的文档（例如返回给作者的已审阅和标记的草稿），扁平化是更安全的选择，而当注释仅在内部时，删除是合适的。
6。将评论导出为复杂评论的摘要
对于包含多个审阅者的大量评论的文档（密集的合同审阅、大量标记的报告、包含多个团队反馈的监管提交文件），在 PDF 本身中浏览注释可能会很麻烦。 Adobe Acrobat 允许您将所有注释导出到摘要文档（“注释”>“创建注释摘要”），其中列出了每个注释及其页码、作者和内容。
此摘要可用于跟踪已处理的意见、将审核项目分配给特定团队成员或出于合规性目的创建审核流程日志。与点击 40 页文档上的各个注释相比，它也更容易阅读。
注释作为通信，而不仅仅是标记
最有效的 PDF PDF Annotation 方法将每个注释视为一个人与另一个人的通信，而不仅仅是页面上的标记。清晰、具体、可操作的注释，使用正确的工具实现正确的目的——突出显示进行标记，注释进行解释，删除线进行建议，文本框进行指导——使每个人的审阅过程更快，并减少模糊注释带来的来回麻烦。