一名前员工在离开公司之前对一组 PDF 文档进行了密码保护。这些文件对于持续运营至关重要。该员工在离开前没有记录密码，组织中的其他人也不知道密码是什么。即使组织拥有这些文档并拥有使用它们的合法权利，也无法访问这些文件进行编辑、打印或复制。这种情况在企业、政府机构和非营利组织中以惊人的频率出现，并且在 PDF 密码的技术保护与组织访问其自身文档的合法需求之间造成了紧张关系。
区分两种类型的 PDF 密码
PDF 可以有两个独立的密码：一个是必须输入才能查看文档的开放密码，另一个是控制编辑、打印和复制权限的所有者密码。只有所有者密码的文档可由任何人打开和查看，但某些操作受到限制。具有打开密码的文档没有密码根本无法查看。根据所应用的密码类型，恢复方法会有很大差异。保护权限的所有者密码是一个易于管理的问题。阻止所有访问的开放密码是一个非常困难的问题。
如果前雇员仅应用了所有者密码，则文档内容可以访问，但会被锁定以防止修改。在这种情况下，组织可以查看内容并使用解决方法，例如打印到新的 PDF（创建不受限制的副本），或使用 PDF 解锁工具来删除所有者密码限制。如果前雇员应用了开放密码，则没有密码就无法以加密方式访问文档内容，并且恢复选项将缩小到密码恢复尝试，检查组织是否拥有应用密码之前的备份副本，或确定该员工是否使用了可从其他系统恢复的密码。
仅应用所有者密码时恢复访问
当仅未知所有者密码并且可以打开文档进行查看时，恢复路径就很简单。使用任何 PDF 打印机驱动程序将文档打印为新的 PDF。打印到 PDF 过程会创建一个具有相同视觉内容但没有安全限制的新文件。新文件完全可编辑、可打印和复制。原件中可选择的文本在打印副本中仍然可选择。表单字段和数字签名等交互元素可能无法在打印到 PDF 的过程中完好无损，但可见内容和文本层会被保留。
WukongPDF 的解锁 PDF 工具可以从内容可访问但权限被锁定的文档中删除所有者密码限制。该工具处理文档的安全层并生成不受限制的副本，而无需原始所有者密码。这种方法比打印到 PDF 更快，并且保留了更多文档的内部结构，包括打印到 PDF 可能会删除的表单字段和超链接。对于由于打印限制而无法打印为 PDF 的文档，解锁工具提供了除了密码恢复之外不受限制的副本的唯一途径。
当开放密码阻止所有访问时的处理方法
当开放密码完全阻止文档被打开时，组织就面临着加密障碍。 PDF 内容使用从密码派生的密钥进行加密，如果没有密码，暴力恢复是唯一的技术选择。暴力恢复的可行性取决于所使用的加密算法。使用 RC4 加密的 PDF（在旧版 PDF 版本中使用）可以使用商用硬件在几小时到几天内破解，具体取决于密码复杂性。 PDF 2.0 中使用的使用 AES-256 加密的 PDF 可以抵抗针对强密码的暴力攻击，并且实际上可能无法恢复。
在投资密码恢复工具或服务之前，请用尽非技术恢复选项。检查员工是否使用了 IT 部门可以访问的密码管理器。检查密码是否记录在任何项目文件、电子邮件或共享文档中。如果法律允许并且实际上可行，请联系前雇员。许多前雇员愿意在专业要求时提供密码，特别是如果这些文件显然是该组织的财产并且该请求不会带来对抗性影响。在技术恢复失败的情况下，简单询问的社会工程方法通常会成功。
解锁组织 PDF 时的法律和道德考虑
访问组织自己的文档的合法权利通常是明确的，但访问方法很重要。对您拥有的文档使用密码恢复工具在法律上没有问题。对从外部方收到的文档使用相同的工具，其中密码由发件人应用且未与您共享，可能会违反《计算机欺诈和滥用法》或其他司法管辖区的同等法律，即使您有访问内容的合法业务需要。对于外部密码保护的文档，适当的做法是联系发件人并请求密码或无限制的副本，而不是尝试单方面删除密码。
通过组织密钥管理防止未来密码丢失
前员工密码问题从根本上来说是组织密钥管理失败，而不是技术失败。 PDF 密码系统按设计工作，可保护文档免遭未经授权的访问。失败在于该组织未能确保保护其资产的加密密钥以能够在人事变动后继续存在的方式托管。防止再次发生需要记录密钥管理策略，该策略适用于所有文档密码，而不仅仅是 PDF。
该策略应要求在文档投入使用之前，将应用于组织文档的任何密码记录在安全、访问控制的密码管理系统中。密码管理器应支持基于角色的访问，以便即使设置密码的人不在，指定的管理员也可以访问文档密码。对于高价值文档，请考虑使用基于证书的安全性而不是密码。可以配置证书安全性，以便组织管理员持有修改权限所需的私钥，而无需了解任何单个员工设置的密码。 PDF密码管理基础设施的实施成本低于单个无法访问的关键文档造成的业务中断。