PDF 附件会出现在您的收件箱中，需要您的签名才能将其发回。当整个交易发生在接收电子邮件的同一设备上时，下载文件、将其打印在纸上、用笔签名、扫描签名页以及通过电子邮件发回的传统工作流程感觉慢得离谱。直接在电子邮件应用程序中签署 PDF 会跳过每个物理步骤，并在同一线程中返回已签名的文档，通常在一分钟之内。现在，桌面和移动设备上的大多数电子邮件应用程序都包含内置标记工具，无需安装单独的Sign PDF应用程序即可实现此目的。
在桌面版 Gmail 中签署 PDF
当您在桌面浏览器上打开 Gmail 中的 PDF 附件时，Google 会在顶部显示文档预览和工具栏。单击笔或编辑图标，这会在 Google 内置注释模式下打开文档。从这里，单击图像图标或签名工具以插入签名。如果您以前从未使用过此功能，系统会提示您绘制或上传签名。使用鼠标或触控板绘制一次，Gmail 就会保存它以供将来在同一帐户上使用。
通过单击文档应出现的位置来放置签名块，然后拖动角以调整其大小。放置签名后，您还可以添加文本注释，例如签名日期或签名下方的打印姓名行。单击“完成”，Gmail 将返回到电子邮件撰写窗口，并附有带注释的 PDF 作为回复。收到的电子邮件中的原始附件保持不变。签名副本是仅存在于您的回复线程中的新版本。此方法适用于任何需要在桌面浏览器上快速、免安装签名的PDF工具工作流程。
在 iPhone 和 iPad 上的 Apple Mail App 中签署 PDF
iOS 和 iPadOS 上的 Apple Mail 应用程序包含一个标记系统，无需离开电子邮件界面即可处理 PDF 签名。打开带有 PDF 附件的电子邮件，然后点击附件以打开预览。点击预览屏幕右上角的标记图标，它看起来像一个圆圈内的笔尖。标记工具栏出现在屏幕底部。点击加号图标并从菜单中选择签名。如果您之前保存过签名，它会显示为一个选项。如果没有，请使用手指或 iPad 上的 Apple Pencil 在签名捕获屏幕上绘制新签名。
选择或绘制签名后，它会在 PDF 页面上显示为可移动、可调整大小的对象。将其拖至签名行并捏合以调整其大小以适合空间。正确放置签名后，点击“完成”。邮件应用程序会自动将签名的 PDF 附加到新的回复电子邮件中。在您手中已有的设备上，从打开附件到发送签名回复的整个过程通常需要不到 30 秒的时间。
在 Android 上的 Gmail 应用程序中签署 PDF
在 Android 上，Gmail 应用程序通过类似的标记流程处理 PDF 签名。打开电子邮件，点击 PDF 附件，然后查找编辑或钢笔图标。如果 Gmail 未显示直接编辑选项，请点击附件进行下载，然后点击共享图标并从共享表中选择支持标记的应用程序。 Google Drive PDF 查看器在大多数 Android 设备上都包含注释工具。点击笔图标，然后选择绘图工具，直接用手指或手写笔在屏幕上签名。
与 iOS 相比，Android 生态系统在设备制造商之间的差异更大，因此三星手机、Google Pixel 和 OnePlus 设备之间的确切菜单标签和图标位置可能略有不同。如果您的特定电子邮件应用程序中没有内置标记工具，则从 Play 商店安装的 Google 云端硬盘可在所有 Android 设备上提供一致的注释体验。在云端硬盘中打开 PDF，点击浮动操作按钮，然后选择“注释”或“注释”以访问绘图和文本工具。
在桌面版和移动版 Outlook 中签署 PDF
桌面版 Microsoft Outlook 在默认的 Windows PDF 查看器中打开 PDF 附件，该查看器不包含注释工具。要在不离开 Outlook 的情况下进行签名，您需要通过兼容的应用程序进行路由。单击附件，选择“打开”，当 PDF 在 Edge 中打开时，通过单击工具栏中的“添加注释”按钮来使用浏览器的内置注释工具。使用鼠标或手写笔直接在页面上绘制签名。保存后，可以将带注释的 PDF 从“下载”文件夹拖到 Outlook 回复窗口中，将其附加到回复中。
iOS 和 Android 版 Outlook 与每个平台上的本机共享和标记系统集成。在 iPhone 上，当您预览 PDF 附件时，共享表提供标记作为选项。在 Android 上，共享表列出了已安装的 PDF 注释应用程序。如果组织使用带有条件访问策略的 Microsoft 365，该策略限制哪些应用程序可以打开电子邮件附件，请在依赖第三方注释应用程序签署工作文档之前先咨询 IT 人员。内置的平台工具通常可以满足安全策略要求和签名需求。
打造干净标志性外观的技巧
用手指或触控板绘制的签名很少看起来像笔在纸上的签名那样精美，但一些技术可以改善结果。将签名绘制得比需要的大，然后将其缩小到最终尺寸。较大的绘图可以消除手指或触控板输入的自然抖动，而尺寸的减小则可以隐藏小的不规则之处。如果有手写笔，请使用手写笔，即使是便宜的电容式手写笔也能比指尖在触摸屏上绘制出更平滑的线条。
创建签名的干净数字版本一次，并将其另存为图像文件，您可以将其插入到任何 PDF 中。用深色笔在空白白纸上签下您的名字，在光线均匀且没有阴影的情况下拍照，然后将其剪裁到签名处。大多数电子邮件标记工具允许您插入照片库或相机胶卷中的图像。这种预先制作的签名图像每次都能产生一致、专业的结果，并且只需几秒钟即可完成。 WukongPDF等工具还支持从保存的图像插入签名，对于每天签署多个文档的用户来说，这比重新绘制要快。
在电子邮件应用程序中签署 PDF 时的安全注意事项
直接在电子邮件应用程序中签署 PDF 很方便，但了解此方法与其他签名类型之间的法律和安全差异也很重要。在电子邮件标记工具中以图像形式绘制或插入的签名是电子签名，而不是数字签名。电子签名是您签名意图的直观表示。数字签名使用加密技术来验证您的身份并检测签名后对文档所做的任何更改。
对于大多数日常文档（例如许可单、内部批准和非正式协议），通过电子邮件标记工具应用的电子签名在法律上是足够的并且实际上是适当的。对于涉及重大财务义务、监管合规性或潜在法律纠纷的合同，由受信任的证书颁发机构提供的证书支持的数字签名可提供更强的法律地位和技术完整性验证。
基于电子邮件的签名也引发了隐私方面的考虑。带注释的 PDF 作为附件通过电子邮件系统传输。如果文档包含敏感的个人信息，请考虑电子邮件系统是否在传输过程中提供足够的加密。大多数现代电子邮件服务都使用 TLS 加密，可在附件在服务器之间移动时保护附件。对于需要更强隐私保护的文档，请使用专用的安全文档签名平台，而不是标准的电子邮件标记工具。
对于需要定期签名的重复文档类型，可以通过在电子邮件标记工具中创建签名模板来节省时间。在 iOS 上，标记签名按设备保存，并显示在每个文档的签名菜单中。在 Gmail 上，签名是按帐户保存的。干净的、预先保存的签名将整个过程减少到三步：打开附件、放置签名、发送回复。
如果文档需要来自不同各方的多个签名，则基于电子邮件的方法可以扩展为简单的工作流程。签署您的部分，使用已签署的 PDF 回复所有部分，并要求下一个签名者执行相同操作。每个回复都会向链中添加一个签名。这种顺序电子邮件工作流程适用于与两个或三个签名者达成的简单协议，除了现有的电子邮件标记工具之外，不需要任何特殊软件。
如果您经常使用手写笔在平板电脑上签署 PDF，请在标记工具设置中校准手写笔压力灵敏度（如果有）。启用压力敏感度的手写笔可生成具有自然线宽变化的签名，看起来更接近纸上的笔。在 iPad 上，Apple Pencil 压力敏感度在标记工具中自动可用。在 Android 平板电脑上，检查系统首选项中的手写笔设置，以确认绘图和注释应用程序已启用压力敏感度。
当文档设计在签名区域周围留有足够的空白时，用于 PDF 签名的电子邮件标记方法效果最佳。如果签名行紧靠其他文本或页面边缘，则放置的签名图像可能会与周围内容重叠或被页边距剪裁。在发送文档以供签名之前，请将其打开并确认签名栏各边至少有半英寸的空白空间。