共享网络驱动器相当于公共文件柜的数字版本。团队中的每个人都可以打开抽屉、浏览文件夹并阅读文档。但与阅读不会更改文档的物理文件柜不同，共享网络驱动器允许任何具有写入权限的人修改、移动或删除 PDF 文件，无论更改是有意还是无意。保护共享网络驱动器上的 PDF 免遭未经授权的编辑需要结合使用文件系统权限和 PDF 级安全设置。只依赖其中一个而不依赖另一个会留下一个漏洞，善意的同事或恶意行为者可以利用这一漏洞。
为什么仅文件系统权限是不够的
网络驱动器上的文件系统权限控制谁可以在操作系统级别读取、写入和删除文件。将 PDF 设置为除文档所有者之外的所有用户只读，可以防止在 Windows 文件资源管理器或 macOS Finder 中进行意外编辑。但是，复制文件时这些权限不会跟随文件。打开只读 PDF、复制其内容并将其粘贴到新文件中的用户实际上绕过了文件系统保护。原始文件上的只读标志保持不变，但内容现在位于可以自由编辑的不受保护的副本中。
文件系统权限也不会阻止具有写入权限的人在忽略只读属性的编辑器中打开 PDF。某些 PDF 编辑器将打开只读文件，允许在内存中进行编辑，并提示用户将修改后的版本保存到其他位置。原始文件在技术上没有变化，但编辑后的版本现已流通。文档级别的PDF 安全性 通过将保护直接嵌入到文件中来解决这些差距。
应用 PDF 级权限密码
权限密码（也称为所有者密码）将限制直接嵌入到 PDF 文件中，并随文档一起传送到任何地方。设置阻止编辑但允许查看的权限密码。在安全设置对话框中，取消选中“更改文档”、“内容复制”和“页面提取”复选框。如果团队需要打印文档或使用屏幕阅读器，请启用打印和内容辅助功能。任何打开 PDF 的人都可以查看和打印它，但编辑工具栏呈灰色，并且复制操作被阻止。
选择一个强度较高但与组织中使用的任何其他密码不同的权限密码。如果文档所有者离开公司，则接管文档管理的人员仍然可以使用权限密码。将密码存储在团队管理员可以访问的共享密码管理器中，而不是存储在只有一个人可以访问的个人密码库中。 保护 PDF 方法将权限密码与文件系统只读标志相结合，创建深度防御。绕过一种保护的攻击者仍然必须击败另一种保护。
使用数字签名检测未经授权的编辑
权限密码可防止编辑，但有权访问 PDF 解锁工具的坚定用户如果愿意绕过安全策略，则可以取消保护。数字签名提供了不同类型的保护。它不会阻止编辑，但可以立即检测到任何编辑。将 PDF 放入共享驱动器之前，请使用数字证书对 PDF 进行签名。任何打开该文件的人都会看到有效的签名指示符。如果有人编辑文档，签名就会中断，下一个打开该文件的人会看到一条警告，表明该文档自签名以来已被修改。
这种基于检测的方法适用于不鼓励但不严格禁止编辑的文档，或者主要关注的是编辑可能会被忽视而不是编辑可能发生的情况。例如，发布在领导团队共享驱动器上的财务报告可能带有数字签名，以便任何查看这些数字的人都可以确认他们正在查看批准的版本而不是修改后的副本。 WukongPDF 为网络存储上共享的文档提供PDF 安全 密码保护和数字签名功能。
配置网络驱动器权限以获得最大程度的保护
网络驱动器访问控制列表 (ACL) 应是第一道防线，在应用任何 PDF 级保护之前进行配置。设置包含受保护 PDF 的共享文件夹，以允许所有需要查看文档的团队成员进行读取访问，并仅允许文档所有者和管理员进行写入访问。大多数网络连接存储系统和 Windows Server 共享文件夹通过安全或共享属性对话框支持这种级别的精细权限控制。
为仍处于草稿状态的文档的可编辑工作副本创建一个单独的子文件夹。这使得编辑活动与最终确定的受保护文档隔离。需要对受保护的 PDF 提出更改建议的团队成员可以在草稿文件夹中创建工作副本，进行编辑，然后提交修订版本以供审核和替换受保护的原件。这种工作流程分离可以防止出现以下常见情况：有人打开受保护的 PDF，意识到自己无法对其进行编辑，然后以略有不同的名称将副本保存到桌面上，而现在有两个版本正在流通，但没有明确表明哪个版本具有权威性。
监控和审核文档访问
网络驱动器审核提供了谁访问了哪些文件以及何时访问的记录。对包含受保护 PDF 的共享文件夹启用审核日志记录。 Windows Server 和大多数 NAS 设备可以记录文件打开事件，记录每次访问的用户帐户、文件名和时间戳。定期查看审核日志或针对建议未经授权活动的访问模式设置警报，例如用户在短时间内访问大量 PDF 或在工作时间之外访问文件。
审核日志有两个目的。它们可以阻止未经授权的访问，因为用户知道他们的活动已被记录。当尽管有保护措施但确实发生未经授权的编辑时，审核日志会识别在编辑期间访问该文件的人员，从而将调查范围缩小到少数用户帐户。与团队沟通文档访问已被审核。在防止偶然的安全违规方面，监控意识通常与技术控制一样有效。
对团队成员进行共享文档安全培训
技术保护是必要的，但仅靠技术保护还不够。不明白为什么 PDF 无法编辑的团队成员可能会尝试绕过这些限制，而不是遵循批准的工作流程。简短的培训文档或团队会议解释文档保护策略，演示建议对受保护文档进行编辑的正确工作流程，并展示如何验证文档未被篡改，从而减少因善意的解决方法而导致的安全事件的数量。
在培训中明确解释绕过文档保护的后果。在受监管的行业中，对受保护文档进行未经授权的编辑可能会带来合规性影响，而不仅仅是带来直接的不便。当团队成员了解共享驱动器上 PDF 保护的方式和原因时，他们就不太可能将这些限制视为需要克服的障碍，而更有可能将其视为需要尊重的保障措施。
网络驱动器上受保护 PDF 的版本控制策略
共享驱动器上受保护的 PDF 需要一个版本控制策略来补充安全设置。如果没有版本控制，团队成员可能会创建不受控制的副本来绕过编辑限制，从而违背了保护的目的。实施简单的版本控制约定，其中受保护的主文档在文件名和文档页脚中带有版本号。
当团队成员需要对受保护的 PDF 提出更改建议时，他们会遵循签出工作流程。文档所有者在草稿文件夹中创建可编辑副本，团队成员进行更改，所有者审查更改并决定是否将其合并到受保护母版的下一个版本中。此工作流程承认有时需要进行编辑，同时将有关什么成为权威版本的决定集中在文档所有者手中。
对于使用 Microsoft SharePoint 或类似文档管理平台的团队，请使用内置的签出和版本历史记录功能。可以检出存储在 SharePoint 文档库中的 PDF 进行编辑，这会锁定文件，使其他人无法同时修改它，并且每个检入的版本都会保留在版本历史记录中。 SharePoint 版本控制和 PDF 级密码保护的结合为受监管的环境提供了可靠的解决方案。
定期查看共享文件夹的访问控制列表，以删除已更改角色或离开组织的用户的权限。未定期审核的 ACL 会累积不再适用的权限，而对受保护的 PDF 具有剩余读取访问权限的前团队成员则代表着数据安全漏洞。
对于与通过 VPN 或安全门户访问网络驱动器的外部合作伙伴共享的文档，请验证 PDF 权限是否与访问方法兼容。某些 VPN 客户端会以可能干扰 PDF 权限执行的方式更改文件属性处理。