PDF 格式的扫描文档是一张文本图片。如果不重新输入，则无法搜索、编辑或引用它。对扫描件运行 OCR 可识别文本。典型的输出是 PDF，在原始图像后面有一个不可见的文本层，使文档可搜索。但文本仍然被困在 PDF 中。将 OCR 结果导出为可搜索的 Word 文档，将识别的文本提取为可编辑的格式。 OCR PDF 到 Word 工作流程将静态扫描转换为可编辑、重新格式化和重新利用的动态文档。
OCR 和 Word 导出如何协同工作
OCR 分析扫描的页面图像并识别字符。识别出的文本同时存储在两个地方。 PDF 中的原始页面图像后面放置了一个不可见的文本图层，使其可搜索。相同的识别文本也会写入 Word 文档，成为可编辑文本。 Word 导出以文字处理器可以打开和编辑的格式保留 OCR 输出。
Word 导出尝试保留原始格式。字体、字体大小、粗体和斜体样式以及段落对齐方式均根据 OCR 引擎在扫描中检测到的内容进行近似计算。格式的保真度取决于原始扫描的质量和 OCR 引擎的复杂程度。简单的单列文档可以干净地转换。复杂的多列布局可能需要在转换后在 Word 中手动重新格式化。 OCR 的PDF 到Word 输出是编辑的起点，而不是完美的复制品。
在 Adobe Acrobat 中通过 Word Export 运行 OCR
在 Adobe Acrobat Pro 中打开扫描的 PDF。转至“工具”面板并选择“扫描和 OCR”。选择“识别文本”，然后选择“在此文件中”。出现 OCR 对话框。选择文档语言和输出样式。选择可搜索图像来创建可搜索的 PDF。选择可编辑文本和图像直接导出为 Word 格式。
“可编辑文本和图像”选项可运行 OCR 并将结果导出到 Word 文档。 Acrobat 打开“另存为”对话框。选择目标文件夹并将文件另存为 .docx 文档。打开生成的 Word 文件并检查识别质量。更正任何 OCR 错误。调整自动转换未保留原始布局的格式。 WukongPDF 通过基于浏览器的平台为OCR PDF 提供 Word 导出功能。
提高 OCR 准确性以获得更好的文字输出
导出的Word文档的质量完全取决于OCR的准确性。改进运行 OCR 之前的扫描。使用至少 300 DPI 的扫描分辨率。确保页面笔直，不歪斜。扫描前请清除扫描仪玻璃板上的所有污迹或斑点。干净的扫描可产生准确的 OCR。准确的 OCR 生成可用的 Word 文档。
运行 OCR 之前选择正确的文档语言。使用英语 OCR 设置处理的法语文档会产生乱码输出。如果文档包含多种语言，请选择主要语言并在转换后手动更正次要语言部分。一些 OCR 引擎支持多语言识别，可以同时处理包含两种或三种语言的文档。 扫描的 PDF语言设置是直接影响输出质量的关键参数。
在 Word 导出中处理表格和表单
扫描文档中的表格对 OCR 到 Word 的转换提出了挑战。 OCR 引擎必须识别每个单元格中的文本以及表格结构本身。导出的 Word 文档尝试使用合并的单元格和近似的列宽重新创建表格。结果往往需要手动调整。
转换后，查看 Word 文档中的每个表格。调整列宽。合并或拆分错误组合或分离的单元格。验证每个单元格中的数据是否与原始扫描相符。需要几秒钟扫描的表格在 Word 中可能需要几分钟才能更正。所投入的时间仍然远远少于从头开始手动输入整个表格。 OCR PDF输出提供原材料。手动精炼产生最终文档。
批量处理多个扫描文档
Adobe Acrobat Pro 通过操作向导支持批量 OCR 处理。创建一个对多个文件运行 OCR 并将每个文件导出为 Word 格式的操作。选择包含扫描的 PDF 的输入文件夹。配置 OCR 设置。运行操作。 Acrobat 按顺序处理每个文件，为每个扫描的 PDF 生成相应的 Word 文档。
对于大批量，请在提交整批之前验证转换文档样本的输出质量。系统性 OCR 错误（例如持续误读特定字符）可能会影响批次中的每个文档。在处理数百个文件之前，尽早识别错误模式并调整 OCR 设置以纠正错误。与单独处理每个文档相比，OCR PDF批处理工作流程可节省时间。
带有 Word 导出功能的 OCR 将扫描文档从静态图像转换为可编辑文件。转换并不完美，但它消除了从头开始重新输入文档的需要。已识别的文本提供了基础。手动校正提供润色。
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