在屏幕上看起来格式完美的 PDF 对于使用屏幕阅读器的人来说可能完全无法阅读。屏幕阅读器是视力障碍人士用来朗读文档的软件，它依赖于 PDF 的底层结构，而不是其视觉外观。从软件的角度来看，看起来组织良好的文档可能根本没有任何有意义的结构。以下是 PDF 的可访问性以及实现方法。
为什么默认情况下大多数PDF无法访问
当您将 Word 文档或设计文件导出为 PDF 时，视觉输出看起来正确，但结构信息经常丢失或错误。在屏幕上看起来粗体且大的标题可能在底层 PDF 结构中没有标题标签。视觉上并排出现的列可以从左到右跨两列而不是向下阅读每一列。图像没有描述，除非您特别添加描述。
屏幕阅读器遵循文档的标签结构，而不是其视觉布局。如果该结构不存在或不正确，阅读顺序就会变得不可预测——侧边栏的内容会混合到正文中，表格会以错误的顺序逐个单元格地阅读，有助于导航的标题与正文无法区分。
从源文档开始，而不是 PDF
在源代码中构建可访问性比改造为成品 PDF 要容易得多。如果您在 Word 中工作，则导出前所做的结构决策决定了生成的 PDF 的大部分可访问性。
使用真实的标题样式
不要通过将文本加粗和变大来创建标题的外观 - 使用 Word 的内置标题 1、标题 2、标题 3 样式。这些导出到 PDF 作为屏幕阅读器可以导航的正确标记的标题。具有真实标题结构的文档可以让屏幕阅读器用户直接跳转到任何部分，就像视力正常的用户可以进行视觉扫描一样。
为每个图像添加替代文本
文档中的每个图像、图表、图表和图形都需要描述性替代文本 - 简要描述图像显示的内容以及其存在的原因。在 Word 中，右键单击任何图像并选择“编辑替代文本”。显示季度收入增长的图表可能具有类似以下的替代文本：“显示 2024 年第一季度至第四季度收入的条形图，其中第三季度显示最高值为 240 万美元。”如果没有这个，屏幕阅读器就会读出“图像”。然后继续前进——内容丢失了。
构建具有正确结构的表
表格是一个常见的可访问性问题。对于屏幕阅读器来说，没有标题行的表格只是一个单元格网格 - 无法知道某个值属于哪一列。在 Word 中，将任何表格的顶行标记为标题行（表格属性 > 行 > 重复作为标题行）。尽可能避免合并单元格，并且不要纯粹为了视觉布局而使用表格 - 屏幕阅读器按顺序读取表格单元格，而布局表格会产生毫无意义的阅读体验。
使用真实列表，而不是手动格式化
如果您通过在每行开头键入破折号或数字来创建列表，那么对于屏幕阅读器来说，这不是一个列表 - 它是一系列恰好以符号开头的单独段落。使用 Word 的内置列表格式（项目符号列表或编号列表按钮）创建可导出为正确标记的列表元素的列表。
影响辅助功能的导出设置
从 Word 导出到 PDF 时，您使用的方法很重要。内置的 Word PDF 导出（文件 > 另存为 > PDF）比打印到 PDF 打印机保留更多的结构信息。在导出对话框中，查找与辅助功能或文档结构标签相关的选项 - 这些应该启用。
具体来说，在 Word 的 PDF 导出选项中：启用“可访问性文档结构标签”如果该选项可用。这会将您的标题结构、列表标签和表格标题传送到 PDF。如果没有此选项，即使是结构良好的 Word 文档也可以导出为根本没有标签结构的 PDF。
如果没有 OCR，则无法访问 扫描的 PDF
扫描的 PDF 是图像。没有文本，没有结构，也没有任何可供屏幕阅读器使用的东西。对于屏幕阅读器来说，扫描的 PDF 完全是空白的 - 软件会宣布文档已打开，然后没有任何内容可供阅读。
通过 OCR PDF 工具运行扫描文档是使其易于访问的第一步。 OCR 将图像转换为真实文本，然后屏幕阅读器可以使用该文本。 WukongPDF 位于 www.wukongpdf.com 的 OCR 工具可以处理此问题 — 上传扫描的 PDF，对其进行处理，然后下载包含真实、可读文本的版本。请注意，OCR 本身并不能创建完全可访问的标记 PDF；为了完全合规，需要在 Adobe Acrobat Pro 中进行额外的标记工作。但 OCR 是必不可少的第一步，没有它，其他一切都是不可能的。
如何检查您的PDF是否可访问
最简单的测试：尝试选择并阅读PDF中的文本。如果您可以突出显示单词，并且从上到下选择时阅读顺序有意义，则该文档具有顺序合理的真实文本。如果选择跳跃或者没有选择任何内容，那么就有问题了。
为了进行更彻底的检查，Adobe Acrobat Pro 具有内置的辅助功能检查器（工具 > 辅助功能 > 全面检查），可以识别特定问题。 PAC（PDF Accessibility Checker）等免费在线工具可提供类似的分析，而无需 Acrobat Pro。
最可靠的测试是在屏幕阅读器中打开文档并听其阅读情况。 NVDA（免费，Windows）和 VoiceOver（Mac 和 iOS 内置）让您可以像屏幕阅读器用户一样体验文档。如果阅读顺序符合逻辑并且标题有助于导航，那么您就处于良好状态。如果它听起来像是文本片段的随机集合，那么就需要进行结构工作。