时间表或发票以 PDF 形式发送。工作时间、日期、项目代码，全部以无法求和、排序或分析的格式锁定。将数据手动输入到电子表格中可以处理几个条目，但对于一个月的时间表来说却变成了完整的数据输入工作。提取数据会自动将 PDF 从死胡同文档转变为电子表格的源。
手动输入的每个小时都是不计费的小时。自动提取将 PDF 中的数据转化为计费时间。
将PDF 中的时间和日期提取到 Excel 时间表或发票需要使用保留表结构的转换工具，然后进行清理以标准化日期和时间格式。 WukongPDF 的OCR PDF 和转换工具处理提取，下面的工作流程将一堆时间表 PDF 转换为合并的计费电子表格。
将时间表 PDF 转换为结构化电子表格
时间表和发票是设计好的表格。每行都是一个时间条目，其中包含日期、时间、项目代码和说明。具有表结构检测功能的转换工具将这些行和列直接映射到电子表格单元格中。转换保留了网格，这是困难的部分。清理标准化了数据，这是机械部分。
运行转换并打开输出。检查每个 PDF 行是否显示为电子表格行。检查日期、时间和项目代码是否各自占据自己的列。合并或拆分列表示该布局上的表检测失败，并且需要针对这些特定单元格使用不同的工具或手动调整。
转换后标准化日期格式
PDF 中的日期和电子表格中的日期在格式上很少一致。转换后的电子表格可能会将日期存储为文本字符串、以 DD/MM/YYYY 格式存储的日期，Excel 将其误读为 MM/DD/YYYY，或者由于转换将日期列视为一般文本而完全丢失日期。首先确定日期，因为后续的每个分析都取决于正确的日期。
Excel 的文本转列向导只需一次操作即可将文本日期转换为实际日期。选择日期列，打开文本到列，选择分隔符，然后在第三步中选择具有源格式的日期。 Excel 重新解释整个列。当行之间的格式不一致时，请使用公式根据哪些位置包含大于 12 的值来单独解析每个日期。
将小时和分钟转换为十进制时间
时间表通常以 HH:MM 格式记录时间，7:30 表示七小时三十分钟。电子表格计算需要小数小时，7.5 表示七个半。通过将时间值乘以 24 将 HH:MM 转换为十进制。包含 7:30 的单元格乘以 24 等于 7.5。
对于包含开始时间和结束时间而不是持续时间的时间表，请从结束时间中减去开始时间。如果结果显示为时间，则将其格式化为数字并乘以 24 得到小数小时。 09:00 到 17:30 的班次为 8.5 小时。一旦单元格格式正确，计算就会自动处理转换。
| 数据类型 | 常见转换问题 | 在 Excel 中修复 |
|---|---|---|
| 日期（日/月/年） | 解释为 MM/DD/YYYY，交换月份和日期 | 具有正确源格式的文本到列 |
| 时间（小时：分钟） | 存储为文本，不识别为时间 | 使用 TIMEVALUE() 函数将文本转换为时间 |
| 持续时间 (7:30) | 计算时需要小数 (7.5) | 时间值乘以 24，格式为数字 |
| 项目代码 | 去除前导零（001 变为 1） | 粘贴前将列格式设置为文本，或使用自定义格式“000” |
| 货币金额 | 货币符号存储在单元格中，妨碍数学运算 | 查找并替换为条带符号，然后转换为数字 |
将多个时间表 PDF 合并到一个电子表格
每个时间表 PDF 都会转换为自己的电子表格。要合并一个月的时间表，请将所有转换的电子表格导入到主工作簿中。 Excel 的 Power Query 自动从文件夹中的所有文件导入数据。将所有转换后的电子表格放在一个文件夹中，使用 Power Query 加载它们，然后附加到单个表中。无论文件数量多少，整合都会在几秒钟内运行。
添加源文件名列，以便每一行都追溯到原始时间表 PDF。从文件夹加载时，Power Query 会自动包含源文件名。这种可追溯性对于计费纠纷很重要。询问特定总工时的客户需要知道它来自哪个时间表以及提交时间。
处理加班和不同的工资标准
具有多种工资费率、正常工作时间、加班费率、周末费率的时间表需要费率感知的工时计算。按费率类型将转换后的数据分成列。对每一列应用正确的小时费率。每个费率类别内的总和，然后跨类别的总应付金额。将项目代码或日期类型映射到费率乘数的查找表可自动执行费率分配。
构建一次费率逻辑并将其应用到每个后续时间表。转换和清理步骤产生标准化数据。比率计算公式对每个时期的标准化数据进行相同的处理。手动汇率查找中的错误、对假期班次应用错误乘数的错误都会消失，因为公式每次都会一致地应用规则。
自动化每月时间表工作流程
每月的流程遵循可重复的模式：收集 PDF、转换为电子表格、合并、标准化日期和时间、生成账单报告。每个步骤都是自动化的。 Power Query 处理整合和标准化。 Excel 模板处理账单报告。唯一的手动步骤是收集 PDF，而触发新文件转换的监视文件夹甚至可以自动执行此操作。
将工作流程记录下来，供下个月运行的人员使用，或者在您忘记步骤时为自己记录。一页清单，其中包含每个步骤的顺序、工具和设置，将每月的混乱变成每月的例行公事。文档记录是依赖于一个人记住它的工作流程与在人员变动和记忆丧失后仍然存在的工作流程之间的区别。