将电子邮件另存为 PDF 对于保存记录、与不在原始线程中的人员共享电子邮件线程或将信件与相关文档一起归档非常有用。每个主要的电子邮件客户端都支持这一点 - 它们之间的步骤略有不同。
如何在 Gmail 中将电子邮件转换为 PDF
在 Gmail 中打开电子邮件。单击电子邮件右上角的三点菜单（不是浏览器菜单，而是电子邮件本身中的菜单），然后选择“打印”。 Gmail 打开打印预览。在打印对话框中，将目标位置更改为“另存为 PDF”，然后单击“保存”。电子邮件保存为 PDF，包括发件人、收件人、日期、主题行和正文。
对于具有多个回复的电子邮件线程，Gmail 的打印功能会按照屏幕上显示的顺序捕获整个线程。如果您只需要线程中的特定消息，请在打印之前展开这些消息并折叠其他消息。
如何在 Outlook 中将电子邮件转换为 PDF
在 Windows 上的 Microsoft Outlook 中，打开电子邮件并转到“文件”>“打印。在打印对话框中，选择 Microsoft Print to PDF 作为打印机，然后单击打印。出现提示时选择保存位置。在 Mac 上的 Outlook 中，转到“文件”>“打印并使用打印对话框左下角的 PDF 下拉菜单选择另存为 PDF。
Outlook 的 PDF 输出包括完整的电子邮件标题 - 发件人、收件人、抄送、日期、主题 - 后面是邮件正文。 PDF 中不包含附件；它们仍然作为单独的文件。
在 iPhone 和 Android 上将电子邮件转换为 PDF
在 iPhone 上，在“邮件”中打开电子邮件，点击屏幕底部的回复箭头，然后向下滚动以找到“打印”。在打印预览中，向外捏缩略图，将其转换为 PDF 视图，然后点击“共享”按钮并保存到“文件”。
在 Android 上，在 Gmail 或邮件应用程序中打开电子邮件，点击三点菜单，选择“打印”，然后从打印机下拉列表中选择“另存为 PDF”。该过程的工作方式与在 Android 上将网页保存为 PDF 的方式相同。
在 PDF 中包含电子邮件附件
标准电子邮件到 PDF 转换仅捕获电子邮件正文，而不捕获附件。如果您需要将电子邮件及其附件放在一个文件中，请单独下载附件，将其转换为 PDF（如果尚未转换为 PDF），然后使用 WukongPDF 的 Merge PDF 工具以正确的顺序将电子邮件 PDF 与附件 PDF 合并。
这将创建一个独立的通信记录和所有相关文档，对于法律事务、合规记录或客户项目档案非常有用，其中与通信相关的所有内容都需要存储在一起。
组织和命名电子邮件 PDFs
电子邮件到 PDF 导出的默认文件名通常是主题行，该主题行可能很长或包含会在某些文件系统中导致问题的字符。保存后立即将文件重命名为一致的名称 - 基于日期的格式（例如 2025-06-15_ClientName_Topic）效果很好，并且在任何文件管理器中都按时间顺序排序。
如果电子邮件 PDF 由于内嵌图像而较大，则通过 PDF 压缩 工具运行它可以缩小文件大小，而不影响文本内容。大多数电子邮件 PDF 压缩效果良好，因为图像通常未针对文档存储进行优化。