PDF 和 ZIP 都可以捆绑多个文件进行发送，但它们的做法不同并且用途不同。选择取决于文件是什么、是否需要保留各自的格式以及收件人将如何处理它们。
ZIP 的用途
ZIP 是一种容器和压缩格式。它将任意类型的多个文件捆绑到一个存档中，并可选择压缩它们。 ZIP 内的文件保留其原始格式 - 包含三个 Word 文档、两个 PDF 的 ZIP 和一个 Excel 文件以原始格式提供所有五个文件。收件人提取 ZIP 并直接使用各个文件。
ZIP 也保留文件结构 - 您可以压缩包含子文件夹的文件夹，收件人将获得完整的文件夹结构。当文件需要独立使用、文件格式不同或文件夹组织是您要交付的内容的一部分时，这使得 ZIP 成为正确的选择。
合并了什么 PDF 的作用
将多个 PDF 合并为一个，将页面内容合并为一个连续文档。文档 A 中的页面后面是文档 B 中的页面，全部位于一个文件中。各个文件都消失了 - 合并后的 PDF 是一个新文档，而不是原始文档的容器。
当文件逻辑上属于一个单一文件时（带有附录的年度报告、带有展品的合同、带有支持材料的提案），这使得合并成为正确的选择。收件人打开一份文档并通读；他们不应该管理单独的文件。
何时使用 ZIP
在以下情况下使用 ZIP：文件为不同格式（PDF、Word 文档、图像、电子表格）、收件人需要独立处理每个文件时、您交付将要编辑的源文件时，或者文件夹结构有意义时。包含 PSD 文件、字体和 PDF 预览的设计交付包是 ZIP。带有文档的代码项目是一个 ZIP。包含需要单独填写并返回的表格的客户入职数据包可能是 ZIP。
何时使用合并PDF
在以下情况下使用合并的 PDF：所有文件都是 PDF、内容形成单个逻辑文档、收件人将阅读而不是编辑文件，或者您希望合并文档中的格式和页码保持一致。附有证据的法律摘要。附有公司财务状况的投资者资料。最后是包含团队简介的项目提案。这些是阅读文档——一份 PDF，从头到尾。
兼容性和摩擦力
ZIP 文件受到普遍支持 - 每个现代操作系统都可以提取 ZIP，无需额外的软件。一些电子邮件安全系统会隔离或阻止 ZIP 附件，因为 ZIP 通常用于传播恶意软件。如果 ZIP 附件在收件人的电子邮件服务器上被阻止，则包含相同文件的云存储链接可以解决此问题。
合并后的 PDF 没有兼容性问题，也没有安全问题 — 它只是一个 PDF。如果收件人的电子邮件允许 PDF 附件（几乎所有人都允许），则合并后的 Merge PDF 文件会顺利通过。对于混合受众，其中一些收件人可能具有阻止 ZIP 的公司电子邮件安全性，以合并的 PDF 形式交付可以消除交付不确定性。
文件大小比较
ZIP 压缩适用于基于文本的文件，但为已压缩的文件（如 JPEG 图像和 PDF（通常在内部包含压缩图像数据））提供最小压缩。三个 PDF 的 ZIP 通常与未经压缩的三个 PDF 组合后的大小几乎相同，因为 ZIP 算法无法压缩已压缩的内容。
正确压缩的合并 PDF 通常小于相同 PDF 的 ZIP，因为 PDF 特定的压缩算法对于文档内容比通用 ZIP 压缩更有效。如果文件大小很重要，请在合并或压缩合并结果之前单独压缩 PDF。