您有一个扫描的 PDF，您知道其中包含有用的文本，但该文本被锁定在打印页面的图像内。您无法搜索它、从中复制或从中提取数据。将扫描件直接转换为纯文本文件可为您提供可使用的格式的文档内容：可搜索、可复制且可供分析。该过程结合了 OCR 识别文本和提取，将其保存为干净的文本文件。
将扫描的 PDF 转换为文本的价值不仅仅在于方便。 PDF 到文本 的转换使屏幕阅读器可以访问文档内容，可以通过桌面搜索工具进行搜索，并且可以通过文本分析软件进行处理。 AIIM 2025 年的一项调查发现，与主要依赖纸质和扫描文档的组织相比，拥有系统文档数字化计划的组织在搜索信息上花费的时间减少了 38%（AIIM，“智能信息管理行业现状”，2025 年）。
可搜索 PDF 和纯文本输出之间的区别
许多 OCR 工具都会生成可搜索的 PDF 作为其默认输出。原始扫描图像保留在原处，并在其后面添加隐藏文本图层。您可以在 PDF 中搜索和选择文本，但文本仍包含在 PDF 容器中。转换为独立文本文件会完全删除 PDF 容器，只留下已识别的文本。
与可搜索的 PDF 相比，纯文本文件有几个实际优势。它可以在任何设备上的任何文本编辑器中立即打开。它可以直接粘贴到电子邮件、文字处理程序或网络表单中。它可以通过命令行工具、搜索实用程序和文本分析脚本进行处理。其文件大小通常是原始扫描 PDF 的百分之一到百分之五，因此易于存储和共享。
在处理主要包含文本且很少有图像或格式要求的扫描 PDF 文档时，纯文本通常是最有用的输出格式。代价是所有格式、图像和布局都会丢失。如果文档结构很重要（例如表格或表单），请考虑使用结构化输出格式，例如 CSV 或格式化 Word。
运行 OCR 进行文本提取
OCR 输出的质量决定了生成的文本文件的质量。运行 OCR 之前，请检查扫描质量。 300 DPI 或更高分辨率的扫描比 150 DPI 扫描的识别效果明显更好。如果扫描太暗、太亮或对比度不均匀，请在 OCR 之前运行图像清理预处理以标准化图像。
为 OCR 引擎选择正确的语言。使用错误的语言设置会迫使引擎猜测不兼容字符集中的字符映射，从而产生垃圾输出。对于多语言文档，选择多语言语言包或分段处理文档，对每个部分应用适当的语言。
大多数OCR PDF工具允许您选择输出格式。如果该工具提供纯文本或 TXT 输出选项，请选择它以直接从扫描的 PDF 转换为文本文件。如果该工具仅输出可搜索的 PDF，请在第二步中使用文本提取工具将可搜索的 PDF 转换为文本，或者只需选择 PDF 中的所有文本并将其复制到文本编辑器即可。
清理 OCR 输出
OCR 输出从来都不是完美的。识别引擎会出错，特别是在字体不常见、打印质量差或布局复杂的情况下。清理 OCR 文本涉及消除伪影、修复识别错误以及恢复原始段落结构。所需的清理量取决于扫描质量和所使用的 OCR 引擎。
常见的 OCR 伪像包括字符之间的额外空格、缺少段落分隔符以及引擎将噪音误识别为文本的随机字符。拼写检查器可以捕获许多错误识别的单词，但它会错过正确拼写的错误单词，其中 OCR 输出形成的有效单词不是原始文档中出现的单词。
对于准确性至关重要的文档，请根据原始扫描件校对全文。大声朗读 OCR 输出会使错误更加明显，因为大脑处理口语的方式与书面文本的方式不同，会捕获视觉阅读可能会跳过的单词替换。
自动化扫描到文本管道
如果您定期将扫描的 PDF 转换为文本，自动化流程可以节省大量时间。自动化工作流程会监视新扫描 PDF 的文件夹，对每个 PDF 运行 OCR，提取文本，执行标准清理操作，并将文本文件保存到输出文件夹。整个过程在后台运行，无需人工干预常规转换。
WukongPDF 通过浏览器提供 OCR 和文本提取，处理您的扫描文档，而无需将其上传到外部服务器。可以直接从浏览器界面将输出保存为文本文件。
对于大量扫描到文本的转换，请考虑批处理。大多数 OCR 工具可以使用一致的设置按顺序处理多个文件。使用相同设置的批处理可确保所有输出文件遵循相同的格式和质量标准。
将扫描的 PDF 转换为纯文本时，文件大小会显着减小。 60 页的扫描 PDF（图像占用 30 MB）将生成大约 150 到 250 KB 的文本文件，不到原始大小的百分之一。这种压缩比使纯文本成为视觉外观不重要的文档（例如信件、会议纪要和参考材料）长期归档的理想格式。
从包含表格的扫描文档中提取文本时，纯文本输出很少保留表格结构。列交错，行对齐丢失，单元格边界消失。对于包含表格数据的扫描文档，请考虑提取为结构化格式，例如 CSV 或格式化 Excel，而不是纯文本。这些格式保留了对于数值数据至关重要的行列关系。
扫描文档的 OCR 准确性因文档期限和状况而异。 20 世纪 80 年代及更早时期打印的文档经常使用现代 OCR 引擎未经过培训的字体和打印技术，从而导致准确性较低。带有狐臭的文档（旧纸张上出现的棕色老年斑）会混淆二值化步骤。对于历史文档，在开始项目之前设置有关 OCR 准确性的现实期望可以防止对结果感到失望。
将扫描的 PDF 转换为文本后，使用桌面搜索工具索引生成的文本文件或将其添加到文档管理系统中。文本不仅可以在其内部搜索，而且可以在整个文档集中搜索。这就是扫描到文本转换真正提高生产力的地方：通过搜索短语、名称或日期，在数百个文档中找到正确的文档，而不是打开每个扫描的 PDF 并阅读它。
对于包含敏感信息的文档，纯文本输出需要与原始扫描 PDF 相同的安全处理。包含社会安全号码、财务数据或个人健康信息的文本文件与包含相同信息的扫描图像一样敏感。对文本输出应用与源文档相同的访问控制、加密和保留策略。
对于使用变音标记（例如法语重音、德语元音变音或西班牙语波形符）的语言的扫描文档，请验证 OCR 输出是否正确保留这些标记。某些 OCR 引擎在识别过程中会去除变音标记，并输出不带标记的基本字符。每个重音 e 都变成普通 e 的法语文档可能仍然可以被人类阅读，但它在技术上是不正确的，并且可能会在需要精确文本的正式或法律上下文中引起问题。
处理大量扫描 PDF 时，优先考虑质量而不是速度。以最高精度设置（通常是最慢的）运行 OCR 可以减少清理时间。快速模式 OCR 和准确模式 OCR 之间的字符准确度差异可能是 5 到 15 个百分点，对于 100 页的文档，这种差异意味着数千个单独的字符错误，必须手动查找和修复。
如果扫描的 PDF 除了打印文本之外还包含手写注释，OCR 引擎将尝试识别两者。在所有 OCR 引擎中，手写识别的准确度明显低于印刷文本识别。对于仅打印文本重要的文档，请考虑使用可以忽略手写区域的 OCR 工具，或者在处理之前手动从扫描中删除注释。这会产生更清晰的文本输出，而无需手写识别经常引入的随机字符序列。
当扫描到文本工作流程将扫描的 PDF 转换为文本时，它成为一种习惯而不是一个项目，效果最佳。在收到每个扫描文档时对其进行处理，而不是累积积压。到达后转换一份扫描的 PDF 需要两分钟。一个包含一年累积扫描的文件夹需要一个下午的时间。同样的原则适用于命名和组织输出文本文件：立即应用一致的约定比追溯重组更容易。
从扫描的 PDF 输出的组织良好的文本文件将成为文档库中永久的、可搜索的资产，比原始扫描更持久，并且在源文档数字化几十年后仍然可以访问。
在接下来的几年中，您在正确的 OCR 设置上投入的精力会在轻松搜索方面获得多次回报。
| 输出格式 | 最适合 | 蜜饯 | 输 |
|---|---|---|---|
| 纯文本 (.txt) | 搜索、复制、分析、归档 | 文字内容 | 格式、图像、表格、布局 |
| 可搜索的 PDF | 具有搜索功能的阅读 | 原始外观+隐藏文字层 | 视觉上没有什么；文本层可能有错误 |
| 格式化的Word (.docx) | 保留布局的编辑 | 文本+基本格式+图像 | 复杂的布局、矢量图形 |
| CSV/Excel | 表格数据提取 | 行/列结构 | 叙述性文本、格式、图像 |