将长文档（书籍手稿、公司手册、技术手册、多章节报告）转换为 PDF 且不丢失格式，是看似简单的任务之一，但实际上并非如此。一键即可干净地转换短文档。具有复杂格式、嵌入图像、交叉引用、页眉和页脚的长文档要求更高。获得正确的结果需要在过程的每个阶段采取一些深思熟虑的步骤。
在转换之前获取源文档结构
PDF 输出的质量直接反映了源文档的质量。 Word 中的格式问题会成为 PDF 中的格式问题 — 有时更明显，有时方式略有不同。在转换任何内容之前，应正确构建源文档的结构。
- 使用正确的标题样式：标题 1、标题 2、标题 3 — 不要手动更改粗体和字体大小。这会在 PDF 中创建一个可导航结构并启用工作目录。
- 设置一致的段落样式：正文、标题、块引号均应使用命名样式而不是临时格式。一致的风格可以一致地转换。
- 使用分页符，而不是空段落：通过按 Enter 二十次开始新的章节会产生脆弱的间距，并且会意外地中断。使用插入>改为分页符或分节符。
- 正确嵌入图像：图像应插入文档中，而不是链接到外部文件。链接的图像不会随文档一起移动，并且可能在 PDF 中显示为空白框。
页面设置：导出前正确处理
Word 文档中的页面尺寸、边距和方向决定 PDF 中的页面尺寸。这些在事后比导出前更难更改，因此请先仔细检查它们。
页面大小
在开始之前确定文档是 A4（国际标准）还是 Letter（美国标准），或者是否是用于特定用途的自定义尺寸，例如商业平装书。写入长文档后更改页面大小会导致整个文档的文本重排，这通常需要重新格式化工作。
边距
对于要打印和装订的文档，镜像边距（装订的内边缘较宽）可防止文本消失在装订线中。对于纯数字文档，所有侧面 2-2.5 厘米的标准边距适用于大多数用途。页眉和页脚需要足够的边距空间才能可见 - 检查页码和章节标题是否在打印预览中被切断。
目录和PDF导航
没有导航的长文档使用起来很令人沮丧。在 Word 中，根据标题样式插入自动目录（参考文献 > 目录）。当导出为 PDF 时，该目录变得可点击 - 读者可以直接跳转到任何章节或部分。
当您使用 Word 的内置 PDF 导出功能进行导出时，PDF 书签（显示在 Adobe Reader 侧边栏中的导航面板）是根据 Word 的标题样式自动生成的。确保使用“文件”>“另存为> PDF（不是打印到 PDF）以保留此结构。打印到 PDF 方法会展平所有内容并丢失书签导航，这对于长文档中的 PDF 导航 非常重要。
管理长文档中的图像
包含许多图像的长文档是超大 PDF 和加载缓慢的文件的最常见来源。文档中的图像是文件大小的主要驱动因素，高分辨率图像会迅速增加文件大小。
导出之前：在Word中，选择所有图像并使用压缩图片（右键单击任何图像>压缩图片>应用到本文档中的所有图片）。将分辨率设置为屏幕 (150 DPI) 以进行数字分发，或者将分辨率设置为打印 (300 DPI)（如果要打印文档）。与使用未压缩图像导出相比，这一步骤通常会将导出的 PDF 大小减小 60-80%。
如果导出后 PDF 仍然太大，请通过 www.wukongpdf.com 处的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具运行它以进一步缩小。对于以数字方式分发的书籍或手册，将文件保持在 10MB 以下可以方便地通过电子邮件共享并快速下载。
重要的导出设置
在 Word 的 PDF 导出对话框（文件 > 另存为 > PDF）中，有几个选项会影响输出质量：
- 优化：选择“标准”对于打印质量输出或“最小尺寸”用于文件大小比图像质量更重要的网络/电子邮件分发
- 文档结构标签以实现可访问性：启用此功能可以保留标题结构并使屏幕阅读器可以读取PDF
- 使用标题创建书签：启用此功能可根据文档标题在 PDF 查看器中生成导航面板
- ISO 19005-1 兼容 (PDF/A)： 仅当文档需要满足存档标准时才启用此选项 — 它增加了字体嵌入要求并限制了某些功能
分发前的最后检查
导出后，打开PDF并检查：书签是否出现在导航面板中？目录是否链接到正确的页面？所有图像都正确渲染吗？文件大小对于分发方法来说是否合理？抽查文档中间的几页——长文档中的格式问题通常出现在中间，而不是您自然会首先查看的开头。分发前十分钟的审查比收集投诉并事后重新分发文件要轻松得多。