如何将 Word 文档、Excel 工作表和 PDF 合并到一个文件中

项目提案很少以单一文件类型的形式存在。求职信是 Word 文档。预算明细是一个 Excel 电子表格。条款和条件为 PDF 格式。将这些作为三个单独的附件发送意味着收件人打开每个附件，弄清楚它们之间的关系，并在脑海中组合出完整的图片。将它们组合成一个精美的包，可以将分散的提交变成专业的交付。

三个文件需要三次单独打开。一个文件需要一个。这就是工作和便利之间的区别。

将 Word、Excel 和 PDF 内容合并到单个合并 PDF文档中需要先转换非 PDF 文件，然后合并所有生成的 PDF。 WukongPDF 的Word 到 PDF 和合并工具可处理整个管道，在几分钟内生成一个无缝文件。

合并之前将每个组件转换为 PDF

通过“另存为 PDF”或在线转换器将 Word 文档转换为 PDF。在设置中启用结构保留：标题成为 PDF 书签，目录保留其链接，脚注作为页面注释传输。失去所有结构的平面 PDF 比原始 Word 文件更难导航，并且违背了组合格式以提供更好阅读体验的目的。

Excel 电子表格要求在转换之前进行页面设置。将打印区域设置为实际数据范围。缩放以适合页面宽度。对于宽幅纸张，请选择横向。这些设置决定电子表格作为 PDF 页面的外观。使用默认设置的未转换电子表格可能会生成 PDF，其中列被切断、文本很小或数据遍布不可预测的页面数量。

尝试合并 PDF

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正确订购组件

合并工具按照文件添加的顺序合并文件。首先添加求职信，其次添加预算，第三添加条款。输出的 PDF 从封面直接进入预算，然后进入条款。如果该工具按字母顺序对文件进行排序，请使用数字前缀重命名它们：01-Cover-Letter.pdf、02-Budget.pdf、03-Terms.pdf，以锁定顺序。

合并后可以在合并后的文档中添加统一的页码。求职信可能是第 1 页，预算是第 2 至 5 页，术语是第 6 至 10 页。添加到合并的 PDF 中的页码在所有组件中一致应用，从而使文档具有统一的感觉，尽管是在不同时间在不同应用程序中创建的。

合并后添加页眉、页脚和页码

合并后的 PDF 是一张白纸，页眉和页脚保持一致。添加项目名称和日期作为标题。添加页码作为页脚。这些元素在所有页面上统一显示，在视觉上将组件捆绑在一起，而不会覆盖组件文件中的任何现有标题（这些标题在转换过程中被烘焙到 PDF 页面中）。

多节文档受益于节分隔符。空白页或在求职信和预算之间以及预算和条款之间有一个章节标题的页面向读者发出信号，表明文档正在各个组成部分之间转换。分隔线为正式提交增添了专业气息，而无需任何额外的工具复杂性。

压缩最终合并文件

合并的 PDF 等于其组成文件大小加上开销之和。两个大小为 2、3 和 5 MB 的三个文件合并后大约变为 10-12 MB。如果这超出了电子邮件限制或上传上限，请运行压缩过程。以 150 DPI 压缩目标图像通常可将文件大小减少 40-60%，而不会明显影响质量。

合并后压缩，而不是之前压缩。合并操作可以重新扩展压缩数据。对最终合并文件进行一次压缩会对所有组件应用一致的优化，并产生尽可能小的输出。顺序是转换组件、合并到一个文件、压缩结果。

处理组合文件中的混合页面方向

Word 文档默认为纵向。具有许多列的 Excel 电子表格使用横向。 PowerPoint 幻灯片与演示文稿的宽高比相匹配。当这些内容混合在一个合并的 PDF 中时，某些页面是纵向的，其他页面是横向的。大多数 PDF 查看器原生处理混合方向，旋转每页视图。但是，如果打印机需要统一的页面，则混合方向 PDF 的打印输出可能会产生意外结果。

对于要打印文档的收件人，请在发送前将所有页面旋转到一致的方向。对于文本较多的文档选择纵向，对于数据较多的文档选择横向。在 PDF 工具中旋转单个页面每页只需几秒钟，并且消除了混合方向打印问题。对于仅屏幕分布，混合方向很好并且不需要调整。

为重复的多格式包创建模板

当 Word、Excel 和 PDF 组件的相同组合每周或每月推出时，请将工作流程模板化。每个时期的组件名称保持一致。使用相同的转换设置。合并后应用相同的页眉和页脚。该模板将 15 分钟的组装过程缩短为可重复的 2 分钟工作流程。

记录工作流程，以便同事可以运行它。组件、转换设置、合并顺序、页眉和页脚文本、输出文件名约定，所有这些都写在一个简短的清单中。文档将个人效率转变为团队能力，能够在假期和员工变动中幸存下来。

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