送交法庭的 PDF 不仅仅包含其页面的可见内容。它带有作者姓名，可以识别起草该文件的具体律师。创建日期准确揭示文档的准备时间。修改历史记录显示准备过程中所做的每一次编辑。揭示使用了哪些工具的软件标识符。可能是引用内部网络位置的注释、修订标记或嵌入文件路径。正常查看文档时，这些元数据都不可见。任何知道如何打开文档属性的人都可以访问所有这些内容。在法律背景下，元数据可以揭示律师的工作成果、内部策略或经过精心起草的可见文档来保护的特权通信。
在法庭提交之前清除 PDF 中的元数据是许多司法管辖区的强制性步骤，也是所有司法管辖区的最佳实践。清理过程会删除可能损害客户机密、泄露诉讼策略或违反法院有关电子归档规则的隐藏数据。本指南介绍了要删除的内容以及如何验证清洁是否完成。
据美国法院行政办公室称，电子提交文件中的元数据已成为多项法院命令的主题，要求律师确保在提交之前删除隐藏数据（美国法院，“电子归档要求”，2024）。
法庭归档前要检查的元数据字段
| 元数据字段 | 它揭示了什么 | 建议措施 |
|---|---|---|
| 作者 | 创建或最后编辑文档的人员的姓名。可以确定特定的律师或工作人员 | 替换为律师事务所名称或备案律师。删除个别员工姓名 |
| 创作者/制作人 | 创建 PDF 的软件应用程序。揭示文档准备中使用的工具 | 一般情况下可以接受离开。如果法院需要特定的 PDF 创建软件，则可能相关 |
| 创建和修改日期 | 显示文档首次创建和最后修改时间的时间戳。透露准备时间表 | 一般情况下可以接受离开。提交日期是法庭记录的问题。修改日期可能会显示最后一刻的更改 |
| 主题和关键词 | 可能包含内部项目代码、客户名称或案例策略标签的描述性元数据 | 仅删除或替换为案例编号和文档标题。不包括内部分类 |
| 评论和修订历史 | 文档中嵌入的内部评论、跟踪更改历史记录和审阅者注释 | 必须彻底清除。评论和修订历史记录是无意中泄露元数据的最常见来源 |
使用基于浏览器的元数据清理工具
将 PDF 上传到基于浏览器的工具，该工具提供元数据清理或清理功能。该工具扫描文档中的隐藏数据并显示所发现内容的列表。查看列表并选择要删除的项目。至少删除作者姓名、主题和关键字、评论和修订历史记录。运行清理操作并下载清理后的文件。打开清理后的文件并通过检查文档属性进行验证。您想要删除的每个字段都应该为空或替换为您指定的值。
WukongPDF 处理 PDF 并支持元数据审查。 PDF安全元数据清理步骤应该是归档前的最后操作，在所有内容编辑和格式调整完成后执行。
验证元数据清理是否完成
清理后，在显示完整文档属性的阅读器中打开 PDF。检查每个元数据字段。确认作者、主题和关键字字段为空或仅包含您有意放置在其中的信息。在文档中搜索任何应删除的文本。验证需要两分钟，是提交前的最后检查。对方律师发现的元数据泄露是一个问题。您在提交之前发现并修复的元数据泄露则不是。
法庭文件中元数据的PDF Legal标准是，文档不应包含除打印页面上可见内容之外的任何隐藏信息。元数据清理过程确保符合此标准。
编辑和元数据清理：两个独立的步骤
密文从页面中删除可见内容。元数据清理从文档结构中删除隐藏数据。两者都必须在法庭提交之前按照正确的顺序执行。先编辑一下。编辑完成并验证后，清理元数据。清理步骤可能会删除有关编辑过程本身的信息，这是可以接受的。
完成这两个步骤后，进行最终审核。验证已编辑的内容是否已消失并且元数据字段是否干净。法院备案的PDF Legal标准要求对可见信息和隐藏信息进行适当管理。单独采取任何一步都是不够的。
带有展品的电子归档文档的元数据清理
法庭文件通常包括一份主要文件和多个证物。归档包中的每个文件都必须清除其元数据。主文档最受关注，因为它包含主要内容。展品更容易被忽视，因为它们是证明文件。展览中的元数据披露与主文件中的元数据披露一样存在问题。
通过相同的元数据清理工作流程处理归档包中的所有文件。清理后，验证每个文件，而不仅仅是主文档。 PDF Legal元数据标准适用于整个归档，而不是选择性地适用于最明显的文档。
为定期归档创建元数据清理清单
定期归档文件的律师事务所和法律部门可以从元数据清理清单中受益。检查表列出了要检查的每个字段、每个字段可接受的值以及验证步骤。每次提交之前，请仔细检查清单。该清单标准化了清理过程，并确保在截止日期压力下准备文件时不会忽视任何字段。
PDF 安全元数据清单应该是一个动态文档。当法院发布有关电子文件中元数据的新指南时，请更新清单。当更新的 PDF 创建软件引入新的元数据字段时，请将其添加到清单中。清单随着归档要求的变化而变化。
处理从第三方收到的文档中的元数据
备案可能包括从客户、对方律师、专家证人或政府机构收到的文件。这些文档带有来自其原始创建者的自己的元数据。您有责任清除您归档的每个文档中的元数据，包括那些不是您创建的文档。第三方文档中的元数据可能包含第三方不打算与法院共享的信息。
通过与您自己的相同的元数据清理工作流程处理第三方文档。不要认为由于您没有创建该文档，因此您无需对其元数据负责。 PDF 法律 提交干净文件的义务适用于您提交的每一份文件，无论其来源如何。