包含 200 个 Word 文档、Excel 电子表格和 PowerPoint 演示文稿（所有这些都需要转换为 PDF）的文件夹在任何办公室都是常见的景象。通过每个应用程序的另存为 PDF 功能一次转换它们需要数小时的重复点击。具有批量转换功能的 PDF 工具套件通过一次操作处理整个文件夹，并对每个文件应用一致的设置，从而将这些小时缩短为几分钟。
批量转换并不是要更快地完成一件事。它是关于做一件事一次而不是 200 次。
通过PDF Batch工具将Word批量转换为PDF和其他办公格式需要准备源文件，为每种文件类型选择正确的转换设置，并运行批处理并对输出进行验证检查。 WukongPDF 的PDF 工具 套件可处理多格式批量转换，无论您使用桌面套件、基于浏览器的工具还是命令行转换器，下面的工作流程都适用。
准备用于批量转换的源文件
在批处理开始之前，批处理中的每个文件都应处于一致的、准备转换的状态。打开示例并检查跟踪的更改是否被接受或拒绝，而不是悬而未决。评论应该得到解决。应更新图表和链接图像等嵌入式对象，而不是显示损坏的链接错误。这些问题会导致转换失败或奇怪的输出，这些输出很难诊断，因为批处理是在无人值守的情况下运行的。
转换前标准化文件名。输出 PDF 继承带有 .pdf 扩展名的源文件名。不一致的源命名会产生不一致的 PDF 命名。预先重命名为一致的约定。如果对 PDF 输出有意义，请在文件名中包含日期、项目代码或版本号。文件名是唯一能够可靠地在批量转换中幸存下来的元数据，无需额外的步骤，因此请投入时间在上游获取它。
当转换设置因格式而异时，按类型对文件进行分组。 Word、Excel 和 PowerPoint 各自需要不同的 PDF 输出设置。每个文件类型单独的输入文件夹可以使设置井井有条，并防止将 Word 设置应用到 Excel 文件。有些工具允许在单个批处理作业中进行按格式设置，但按类型文件夹方法更简单，并且不易出现配置错误。
为每种 Office 格式选择转换设置
转换为 PDF 的 Word 文档应保留文档结构：标题变为书签，脚注变为页面注释，目录链接保持功能。启用这些选项。除非特别需要平面 PDF，否则禁用任何将结构扁平化为简单文本的内容。结构化 PDF 可以满足大多数用途，并且可以在以后进行扁平化处理。扁平化的 PDF 无法重新构建。
Excel 电子表格需要注意打印区域和缩放比例。默认设置下的二十列可在多个页面上生成微观文本。将打印区域设置为实际数据范围。缩放以适合页面宽度。对于宽幅纸张，请选择横向。这些设置在转换前存在于电子表格中，而不是在 PDF 工具中。打开一个代表性电子表格，正确配置其页面设置，保存它，并将其用作如何配置批次中所有电子表格的模板。
PowerPoint 文件转换干净，因为幻灯片直接映射到 PDF 页面。主要切换是演讲者注释和隐藏幻灯片。如果 PDF 作为讲义或完整记录，请包含注释。如果 PDF 是用于演示的幻灯片，则排除它们。隐藏的幻灯片通常应排除在外，除非出于后勤原因而隐藏，需要保存在文档记录中。
| 源格式 | 按键设置 | 常见问题 |
|---|---|---|
| 字 (.docx) | 保留文档结构、标题到书签 | 转换前不接受跟踪的更改 |
| Excel (.xlsx) | 设置打印区域，适合页面宽度，横向打印宽幅纸张 | 列被切断或文本太小而无法阅读 |
| PowerPoint (.pptx) | 包括/排除演讲者备注和隐藏幻灯片 | 动画丢失，复杂的过渡变得扁平化 |
| Google 文档/表格/幻灯片 | 先导出为Office格式，然后转换 | Google 格式无法在大多数工具中直接转换 |
运行批次并监控进度
首先测试运行五个文件，每种主要类型一个。在运行完整批次之前验证每个测试文件的输出。产生完美 Word 输出的设置可能会产生乱码的 Excel 输出。在 5 个文件上捕获此问题、调整 Excel 设置并重新运行测试，可以防止在整个批处理完成且源文件已移动或修改后在 200 个文件上发现此问题。
监控批次的进展情况。由于损坏、不支持的功能或资源耗尽，特定文件的转换可能会停止。停滞的文件会阻止其后面的所有内容。有些工具会跳过有问题的文件并继续。其他人停下来等待。了解您的工具使用哪些行为并定期检查。停止行为意味着您需要在场才能跳过问题文件。跳过行为意味着您可以离开并在最后检查错误。
转换后验证和清理
批次完成后验证随机样本。打开每种源格式的几个 PDF。检查页数、内容完整性和格式保真度。 10% 的样本无需进行全批次人工审核即可发现系统问题。干净的样品意味着干净的批次。样本中出现问题就意味着要提高检查率，排查根本原因。
将源文件与输出 PDF 分开归档。 PDF 是可交付成果。源文件是稍后可能更新的工作文档。具有清晰命名的单独目录可防止 .docx 和 .pdf 版本混合在一起造成混淆。源目录和 PDF 输出目录提供了大多数批次所需的所有结构。简单、清晰、有效。
自动重复批量转换
每周或每月的批量转换值得自动化。由 PDF 工具监控的监视文件夹会自动转换放置在其中的任何文件。团队成员保存到监视文件夹而不是桌面。几分钟后，PDF 就会出现在输出文件夹中，而无需任何人运行手动转换。监视文件夹成为不可见的基础设施。
脚本可以处理监视文件夹无法处理的转换前准备工作。检查跟踪的更改、设置打印区域、标准化文件名以及文件进入监视文件夹之前运行的所有可编写脚本的步骤。剧本准备好了。监视文件夹转换。它们一起完全消除了重复批量转换中的手动工作。几个小时的脚本编写就永远消除了每月几个小时的手动工作。