将电子邮件另存为 PDF 会创建独立于任何电子邮件平台而存在的永久、可移植记录。对于保存重要的信件、出于法律或合规目的创建书面记录、与不在其中的人员共享电子邮件线程或在切换电子邮件提供商之前简单地存档通信非常有用。在每个主要电子邮件客户端中，该过程都很简单。
为什么 PDF 非常适合电子邮件归档
电子邮件格式（.eml、.msg）需要特定的电子邮件客户端才能正确打开和显示。 Outlook 中的 .msg 文件可能无法在 Gmail 中打开，反之亦然。无论是现在还是二十年后，同一电子邮件的 PDF 存档 可在任何设备上的任何 PDF 查看器中打开，而不依赖于任何电子邮件平台保持运行或您的帐户保持活动状态。
PDF 还可以捕获电子邮件的视觉外观（格式、内联图像、签名），而纯文本导出则无法做到这一点。出于法律目的，显示完整电子邮件的 PDF 作为证据比提取的文本更有用。并且 PDF 可以进行数字签名或认证，添加一个完整性层来确认自 PDF 创建以来电子邮件内容没有被更改。
将 Gmail 中的电子邮件另存为 PDF
Gmail的打印功能是最简单的路径：
- 在 Gmail 中打开电子邮件
- 单击电子邮件右上角的三点菜单，然后选择“打印”
- 在打印对话框中，将打印机更改为另存为 PDF 或 Microsoft Print 到 PDF
- 单击“保存”并选择位置和文件名
对于完整的电子邮件线程，Gmail 会将整个对话打印在一个 PDF 中。对于线程中的单条消息，请在打印之前单击该消息上的展开图标，以确保仅查看该消息。
从 Outlook 将电子邮件另存为 PDF
Microsoft Outlook 有一个直接 PDF 保存选项：
- 在 Outlook 中打开电子邮件
- 转到文件>打印
- 选择 Microsoft Print to PDF 作为打印机
- 单击“打印”，命名文件并保存
Outlook还支持直接保存为PDF：文件>另存为，然后从文件类型下拉列表中选择 PDF。有时，这会产生比打印方法更清晰的结果，在输出中保留更多电子邮件的格式和元数据。
从 Apple Mail 保存电子邮件
在 Mac 上，Apple Mail 使用系统打印对话框，其中包含 PDF 选项：
- 在“邮件”中打开电子邮件并按 Cmd+P
- 在打印对话框中，单击左下角的 PDF 下拉列表
- 选择另存为 PDF，命名文件并保存
电子邮件附件会发生什么情况
将电子邮件另存为 PDF 会捕获电子邮件正文（文本、内嵌图像和格式），但不会捕获文件附件。附有合同的电子邮件会生成电子邮件文本的 PDF，显示已附加合同，但合同文件本身不在 PDF 中。
如需完整记录，请将电子邮件另存为 PDF 并单独保存附件。然后 将 PDF 电子邮件 PDF 与附件 PDF 合并，创建一个综合文件 - 电子邮件后紧随其附件，全部在一个文档中。这对于需要将完整的通信包保存在一起的法律和合规性归档特别有用。
命名电子邮件PDF以实现长期可查找性
电子邮件客户端通常建议将电子邮件主题行作为文件名，这通常是合理的，但添加日期会带来好处。类似于“2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf”的文件名按时间顺序排序、识别内容并包括交易对手——几个月后无需打开即可找到它所需的一切。如果电子邮件 PDF 很大（内嵌图像使某些电子邮件变得很重），则在将其归档到存档中之前应用 PDF 压缩 。