机密文件存储在公司文件管理系统中。合规团队需要知道谁查看过它以及是否有人打印过它。 PDF 本身无法跟踪这一点。文档管理系统可以通过记录每个访问事件并将其与经过身份验证的用户相关联。
PDF 安全跟踪是系统级功能，而不是文件级功能。 PDF 格式没有内置的机制，可以在打开或打印时给家里打电话。跟踪需要通过记录访问事件的系统来访问 PDF。
文档管理系统如何跟踪 PDF 访问
当用户通过 DMS 打开 PDF 时，系统会记录事件：用户身份、文档标识符、操作、查看或打印、时间戳和 IP 地址。日志条目由 DMS 创建，而不是由 PDF 创建。 PDF 不知道它正在被跟踪。
当 DMS 是访问文档的唯一方式时，PDF 工作流程跟踪最为有效。如果用户可以下载 PDF 并在本地打开它，则不会跟踪本地访问。跟踪仅涵盖通过 DMS 界面的访问。
跟踪可以告诉你什么，不能告诉你什么
跟踪可以告诉您谁访问了哪个文档以及何时访问。它可以区分查看和打印。它无法告诉您用户在访问信息后对信息做了什么，他们是否做笔记、口头分享内容或记住关键细节。
PDF存档访问日志提供合规性和调查的审计跟踪。如果文件泄露，访问日志会识别谁访问过该文件，从而缩小调查范围。
WukongPDF 通过浏览器提供文档处理。为了进行跟踪，文档管理系统集成提供了审核功能。
配置 PDF 文档的 DMS 跟踪
大多数文档管理系统默认跟踪 PDF 访问，作为其审核日志记录的一部分。验证 PDF 特定事件（例如打印和下载）是否包含在审核日志配置中。
文档跟踪的隐私注意事项
文档访问跟踪收集有关用户行为的个人身份信息。确保跟踪符合适用的隐私法规和员工监控政策。
默认情况下，文档管理系统在文件级别跟踪 PDF 访问。页面级跟踪需要额外的配置或专门的 DMS 功能。大多数系统都会记录用户打开的文档，而不是他们查看的页面。
一些 DMS 平台通过自定义 PDF 查看器支持页面级分析，报告显示了哪些页面以及显示了多长时间。该查看器是 DMS 的一个组件，而不是标准的 PDF 查看器。跟踪取决于用户通过 DMS 查看器访问文档。
DMS 中的打印跟踪通常记录发出的打印命令，而不记录打印作业是否成功完成或生成了多少份副本。打印机队列和物理输出超出了 DMS 跟踪范围。
文档访问的审核跟踪应保留一段时间，与组织文档保留政策和任何适用的监管要求一致。财务文档的访问日志可能需要保留七年或更长时间。
可以从 DMS 审核日志生成文档访问报告，以提供按时间顺序排列的历史记录，显示谁访问了文档、何时访问以及他们执行了哪些操作。这些报告支持合规性审计、安全调查和信息治理审查。
DMS 管理员可以针对特定访问模式配置警报，例如用户在短时间内访问异常大量的文档或在正常工作时间之外访问文档。这些警报支持内部威胁检测。
对于高度敏感的文档，DMS 可能会要求用户在打开文档之前必须提供访问理由。理由与访问事件一起记录在审核日志中，为每次访问发生的原因提供上下文。
在每个页面上添加访问者身份和查看时的访问时间戳的水印提供了可见的威慑力，补充了 DMS 审计跟踪。水印出现在屏幕和任何打印输出上，将物理副本链接到访问事件。
PDF 本身可以包含 JavaScript，当在启用 JavaScript 的查看器中打开文档时，该 JavaScript 会向服务器报告访问事件。这种方法独立于 DMS 工作，但可靠性较低，因为它依赖于查看器 JavaScript 支持。
某些受 DRM 保护的 DMS 平台中的远程擦除功能允许文档所有者撤销对文档的访问，即使文档已下载到接收设备上也是如此。下次打开文档时，查看者会检查访问状态，如果撤销则阻止访问。
安全文档跟踪与员工隐私之间的紧张关系必须根据适用的法律和组织政策进行管理。应告知员工采用了哪些文档访问跟踪以及如何使用数据。
对于外部文档共享，DMS 可以提供一个安全门户，外部各方可以在跟踪条件下验证和访问文档。该门户为外部用户提供与内部用户相同级别的访问跟踪。
DMS 访问日志本身就是敏感文档，应防止未经授权的访问和修改。如果识别事件的日志被篡改，则涉及文档访问的安全事件会变得更加复杂。
信息安全或合规团队定期审查 DMS 访问日志，识别异常访问模式，这些模式可能表明违反策略或需要调查的安全事件。
DMS 中的跟踪为组织内分发的敏感文档提供了责任和安全性。
DMS 跟踪创建的审计跟踪可在发生安全事件或合规调查时作为证据记录。
页面级跟踪提供了对文档的哪些部分最受审阅者关注的详细可见性。
应在系统实施期间配置 DMS 跟踪功能，以捕获所需的详细程度，而无需过多记录。
从 DMS 跟踪数据生成的访问报告通过识别经常访问或从未访问的文档来支持信息治理。
DMS 跟踪和 PDF 权限的结合创建了一种分层的安全方法，可以控制和监控访问。