Большинство устройств поставляются с предустановленной программой чтения PDF-файлов или встроенной в операционную систему. В Windows есть Edge. macOS имеет предварительную версию. iOS и Android имеют встроенную функцию просмотра PDF в своих браузерах и файловых менеджерах. Что происходит, когда вы сталкиваетесь с устройством, у которого нет ни одного из них: киоск-терминал, встроенная система, облегченная установка Linux или устройство, заблокированное ИТ-политикой для предотвращения просмотра документов? Вы получаете защищенный паролем PDF-файл, который вам нужно открыть, и на устройстве нет приложения, способного его обработать. Файл не поврежден. Пароль правильный. Проблема полностью экологическая: на этом устройстве просто нет программного обеспечения, умеющего обрабатывать PDF-файлы.
Что предлагает встроенная программа чтения PDF-файлов, чего нет в браузере или стандартной программе просмотра
Встроенная программа чтения PDF — это приложение, специально разработанное для реализации полной спецификации PDF. Он понимает структуру файла PDF, может анализировать таблицы перекрестных ссылок, которые определяют местоположение объектов в файле, может расшифровывать зашифрованный контент с помощью пароля, предоставленного пользователем, и может отображать расшифрованный контент на экране. Если на устройстве нет встроенной программы чтения PDF-файлов, ни одна из этих возможностей недоступна. Операционная система видит файл с расширением .pdf и не знает, что с ним делать. Браузер может попытаться открыть файл, но обычно предлагает пользователю загрузить приложение, которое может его обработать, или отображает сообщение об ошибке, указывающее, что тип файла не поддерживается.
Разрыв между возможностями обычного средства просмотра файлов и возможностями программы чтения PDF-файлов особенно велик для PDF-файлов, защищенных паролем. Универсальная программа просмотра может отображать необработанные байты файла в шестнадцатеричном виде или в виде текста, что бесполезно для чтения содержимого документа. Даже если стандартная программа просмотра попытается визуализировать PDF-файл, она немедленно обнаружит уровень шифрования и либо ничего не отобразит, либо отобразит искаженное содержимое, либо отобразит сообщение об ошибке. Шифрование в PDF-файле защищает весь поток контента, а не только парольную защиту перед контентом. Без этапа расшифровки, выполняемого программой чтения PDF-файлов с доступом к введенному пользователем паролю, байты содержимого криптографически зашифрованы и не могут быть отображены.
Обходные пути, если программа чтения PDF-файлов недоступна
Самый простой обходной путь — перенести файл на устройство, на котором есть программа чтения PDF-файлов. Отправьте файл по электронной почте в учетную запись, доступную со смартфона, загрузите его в облачное хранилище и откройте на телефоне или планшете или используйте USB-накопитель, чтобы перенести его на другой компьютер. Этот обходной путь очевиден, но не всегда практичен. Устройство без программы чтения PDF-файлов может находиться в безопасной среде, где передача файлов ограничена. У пользователя может не оказаться другого доступного устройства. Возможно, файл слишком велик для передачи по доступному соединению. Если перенос невозможен, оставшиеся обходные пути включают поиск способа обработки PDF-файла без встроенного приложения для чтения.
Онлайн-инструменты PDF, доступные через веб-браузер, являются наиболее доступной альтернативой, когда на устройстве есть браузер, но нет программы чтения PDF-файлов. Инструмент PDF Password WukongPDF и другие службы PDF на базе браузера обрабатывают файл на удаленных серверах и отображают его содержимое в окне браузера. Браузер действует как тонкий клиент, отправляя зашифрованный файл на сервер, где полная реализация программы чтения PDF-файлов расшифровывает и отображает его, а затем отправляет обработанные страницы обратно в браузер в виде изображений или HTML-контента. Этот подход работает, если на устройстве установлен современный веб-браузер и подключение к Интернету. Для этого не требуется установка какого-либо программного обеспечения на локальное устройство.
Соображения безопасности при использовании удаленных служб для открытия защищенных PDF-файлов
Загрузка PDF-файла, защищенного паролем, в онлайн-сервис вызывает вопросы безопасности, которые не возникают при локальном открытии файла. Файл должен передаваться через Интернет, что подвергает его риску перехвата на сетевом уровне, если соединение не зашифровано с помощью HTTPS. Во время обработки файл временно находится на серверах службы. Практика обработки данных службы определяет, как долго хранится файл, кто имеет к нему доступ и удаляется ли он после обработки. Для конфиденциальных документов эти соображения могут сделать онлайн-обработку неприемлемой, независимо от технического удобства.
Оценка риска зависит от конфиденциальности содержания документа и надежности онлайн-сервиса. Общедоступный документ, защищенный паролем, например защищенное паролем меню или брошюра, несет минимальную конфиденциальность. Конфиденциальный деловой документ, юридическая документация или документ, содержащий личные данные, имеют высокую конфиденциальность и не должны быть загружены в онлайн-сервис без проверки сертификатов безопасности службы, политики хранения данных и соблюдения соответствующих правил защиты данных. Для особо конфиденциальных документов подходящим выбором будет поиск устройства с локальным устройством чтения PDF-файлов, даже если для этого потребуется физическое путешествие или ожидание.
Предотвращение проблемы: выбор правильной защиты для совместимости между устройствами
Вероятность встретить устройство без программы чтения PDF-файлов зависит от аудитории документа. Если доступ к документу будет осуществляться на контролируемом наборе корпоративных устройств со стандартизированным программным обеспечением, защита PDF-файла паролем является надежным методом. Если документ будет широко доступен неизвестным получателям с использованием неизвестных устройств, защита паролем создает нагрузку на поддержку. Некоторые получатели не смогут открыть файл и обратятся за помощью к отправителю.
В таких сценариях широкого распространения подумайте, оправдывает ли защита, обеспечиваемая паролем, трудности доступа, которые он создает. Если пароль предназначен для предотвращения случайного несанкционированного доступа, трение может быть приемлемым. Если пароль предназначен для обеспечения надежной безопасности, его следует сочетать с сообщением получателям о том, как получить доступ к файлу на различных типах устройств. Краткая заметка, сопровождающая защищенный паролем PDF-файл, объясняющая, какие бесплатные программы чтения PDF-файлов доступны для разных платформ и как открыть файл, если на устройстве получателя нет встроенной программы чтения, сокращает количество запросов в службу поддержки и гарантирует, что законные получатели могут получить доступ к контенту независимо от их устройства. PDF Viewing не должен быть препятствием для целевой аудитории.
Более широкая тенденция: доступность PDF Reader для разных типов устройств
Число устройств без встроенных программ чтения PDF-файлов сокращается, поскольку поставщики операционных систем включают возможности PDF в свои платформы. ChromeOS, Windows, macOS, iOS, iPadOS и Android имеют встроенный просмотр PDF-файлов. Остальные пробелы — это специализированные устройства: встроенные системы, киоски, облегченные дистрибутивы Linux с минимальным набором пакетов и закрытые корпоративные среды, ограничивающие установку приложений. В таких крайних случаях инструменты PDF на основе браузера предоставляют запасной вариант, не требующий установки локального программного обеспечения. Тенденция к обработке документов через Интернет означает, что даже устройства без встроенных средств чтения PDF-файлов не лишаются навсегда доступа к содержимому PDF-файлов, если у них есть браузер и возможность подключения.
PDF-файлы, защищенные паролем, будут по-прежнему использоваться, поскольку они предоставляют простой и широко поддерживаемый метод защиты документов. Крайний случай устройства без программы чтения PDF-файлов будет продолжать существовать, но со временем станет реже. Практический ответ на то, что происходит, когда вы сталкиваетесь с таким устройством, — это использовать методы PDF Sharing, которые работают на всех платформах: онлайн-инструменты для неконфиденциальных документов, передача данных с устройства для конфиденциальных документов и четкое информирование получателей о том, как получить доступ к защищенному контенту на их конкретных устройствах.
Подготовка стратегии многоплатформенного доступа для защищенного распространения документов
Организации, которые регулярно рассылают защищенные паролем PDF-файлы внешним получателям, получают выгоду от наличия документированной стратегии доступа к нескольким платформам. Стратегия определяет рекомендуемую программу чтения PDF-файлов для каждой распространенной платформы (Windows, macOS, iOS, Android, ChromeOS и Linux), предоставляет инструкции по открытию файлов, защищенных паролем, на каждой платформе, а также включает ссылку на браузерный инструмент PDF в качестве универсального запасного варианта для устройств без встроенной программы чтения. Этот стратегический документ можно прикрепить к электронному письму, которое доставляет защищенный PDF-файл, предоставляя каждому получателю четкий путь к доступу к контенту независимо от его устройства. Первоначальные усилия по созданию стратегического документа — это разовая инвестиция, которая сокращает количество запросов на поддержку и гарантирует, что законные получатели не будут лишены доступа к необходимому им контенту.
Пароль в PDF-файле предназначен для защиты содержимого от несанкционированного доступа, а не от авторизованных получателей, которые используют неправильное устройство. Если получатель не может открыть защищенный PDF-файл из-за отсутствия необходимого программного обеспечения на его устройстве, пароль не сработал. Он заблокировал законного пользователя. Ответственность за обеспечение того, чтобы каждый авторизованный получатель мог получить доступ к контенту через встроенные программы чтения, если таковые имеются, и инструменты на основе браузера в качестве запасного варианта, лежит на отправителе. Технология существует, чтобы сделать защищенные PDF-файлы общедоступными. При его использовании необходимо учитывать опыт получателя так же тщательно, как и безопасность документа.
Пароль в PDF-файле является ключом. Устройство без PDF-ридера представляет собой замок, не распознающий замочную скважину. Решение состоит не в том, чтобы сломать ключ или замок, а в том, чтобы найти дверь, к которой подходит ключ. Эта дверь существует на каждом устройстве с веб-браузером и подключением к Интернету. Направление получателей к этой двери является частью ответственности отправителя при распространении защищенных документов среди аудитории с неизвестными конфигурациями устройств.