Здравоохранение генерирует огромный объем документов — формы приема пациентов, формы согласия, клинические записи, результаты анализов, направления, разрешения на страхование, выписки. PDF является стандартным форматом для большинства из них, поскольку он точно сохраняет макет, может быть подписан электронной подписью и может быть надлежащим образом защищен для защиты медицинской информации. Правильная организация рабочих процессов важна как для эффективности, так и для соблюдения требований.
Бланки пациентов: заполняемые PDF в сравнении с бумажными
Заполняемые формы приема в формате PDF, которые пациенты заполняют перед приемом, сокращают время ожидания и устраняют этап транскрипции ввода рукописной информации в систему. Пациент заполняет форму на своем устройстве, PDF отправляется или отправляется по электронной почте, а персонал может напрямую читать напечатанные ответы, а не расшифровывать почерк.
Для создания заполняемых форм требуется инструмент, который может добавлять в PDF интерактивные поля — текстовые поля, флажки, раскрывающиеся меню. Для практик, которые в настоящее время используют бумажные формы и хотят перейти на переход, преобразование существующей формы в заполняемый PDF сохраняет знакомый макет, но добавляет возможность цифрового заполнения. Пациенты, которые по-прежнему предпочитают бумагу, могут печатать и писать от руки; цифровые пациенты завершают задание на экране.
Формы согласия и электронные подписи
Электронные подписи в формах согласия имеют юридическую силу в большинстве юрисдикций для большинства типов медицинского согласия, включая общее согласие на лечение, признание HIPAA и соглашения о финансовой ответственности. Конкретные процедуры или протоколы исследований могут требовать мокрых подписей в зависимости от институциональной политики или нормативных требований; обратитесь в свою группу по обеспечению соответствия.
Рабочий процесс Sign PDF для форм согласия: отправьте форму в формате PDF, пациент подписывает в электронном виде с помощью любого устройства, подписанная копия возвращается и сохраняется в истории болезни пациента. Подписанный PDF становится частью документации о получении согласия, с видимой отметкой времени и подписью пациента.
Безопасный обмен записями и рекомендациями
При обмене записями пациентов с другими поставщиками медицинских услуг, направлениями или результатами лабораторных исследований стандартным форматом является PDF, однако метод передачи имеет значение для соблюдения требований HIPAA. Электронная почта не является безопасным каналом для защищенной медицинской информации (PHI), если только она не использует сквозное шифрование или если пациент не предоставил явное письменное согласие на стандартную передачу электронной почты.
Совместимые варианты включают: безопасный обмен сообщениями через систему EHR, факс, соответствующий требованиям HIPAA (который до сих пор широко используется и приемлем), порталы для пациентов, обеспечивающие зашифрованный доступ, или службы безопасной передачи файлов, подписавшие соглашения о деловых партнерах (BAA). Стандартная электронная почта, WeTransfer или потребительские ссылки на облачное хранилище без шифрования не подходят для PHI.
Защита здоровья PDFs
Защита паролем файлов PDF, содержащих информацию о пациенте, добавляет уровень контроля доступа. Если защищенная медицинская информация PDF отправлена на неправильный адрес электронной почты, пароль не позволит получателю открыть ее. Это само по себе не удовлетворяет требованиям шифрования HIPAA, но представляет собой дополнительную защиту, которую легко реализовать.
PDF Функции безопасности также позволяют ограничить печать и копирование — это актуально, если вы хотите гарантировать, что общая запись не будет распечатана и оставлена в незащищенном месте или не скопирована и вставлена в незащищенный документ. Эти меры контроля не являются надежными, но они снижают риск непреднамеренного раскрытия информации.
Архивирование медицинских документов
Медицинские записи имеют требования к длительному хранению — обычно 7–10 лет для взрослых пациентов и дольше для несовершеннолетних во многих юрисдикциях. Файлы PDF, хранящиеся как PDF/A, подходят для долгосрочного архивирования медицинских записей: формат является автономным, стандартизированным и не зависит от проприетарного программного обеспечения, чтобы оставаться читаемым с течением времени.
Отсканированные бумажные записи должны быть обработаны с помощью оптического распознавания символов перед архивированием. Отсканированная запись без оптического распознавания символов — это изображение — ее можно просматривать, но нельзя искать. Файл PDF с возможностью поиска позволяет поставщику услуг быстро находить конкретную информацию в истории болезни пациента, что напрямую влияет на качество лечения, когда записи длинные или сложные.