Некоторые PDF-файлы имеют большой размер по уважительной причине: изображения с высоким разрешением, подробные архитектурные чертежи, готовые к печати маркетинговые материалы. Их сжатие повредит контент, который они должны доставлять. Решение состоит не в том, чтобы уменьшить размер файла; это использование метода передачи, который обрабатывает большие файлы без ограничений размера электронной почты.
Почему электронная почта не является подходящим каналом для крупных PDFs
Большинство почтовых серверов налагают ограничения на размер вложений — обычно 10–25 МБ на сообщение, хотя это зависит от провайдера. Gmail допускает до 25 МБ; Outlook зависит от типа учетной записи; корпоративные почтовые серверы часто ограничиваются 10 МБ или ниже. Файлы, размер которых превышает лимит, либо возвращаются обратно, автоматически удаляются, либо предлагают почтовому клиенту предложить альтернативный метод загрузки.
Даже если ограничения на размер не превышены, большие вложения электронной почты создают проблемы для получателей: медленная загрузка при мобильном подключении, заполнение хранилища входящих сообщений, создание больших вложений, которые затрудняют пересылку или архивирование цепочки электронных писем. Ссылки для обмена файлами позволяют избежать всех этих проблем.
Ссылки на облачное хранилище: стандартное решение
Загрузите PDF на Google Диск, Dropbox или OneDrive и поделитесь ссылкой. Получатель нажимает на ссылку и загружает файл прямо из облачного сервиса на любой скорости, которую поддерживает его соединение. На стороне получателя нет ограничений по размеру, качество файла полностью сохраняется (во время хранения повторное сжатие не происходит), и вы сами контролируете, кто имеет доступ к ссылке.
На Google Диске: загрузите файл, щелкните правой кнопкой мыши → Поделиться → измените доступ на «Все, у кого есть ссылка». → скопировать ссылку → вставить в письмо. В Dropbox: загрузите, нажмите «Поделиться» → «Создать ссылку» → «копировать». Оба занимают меньше минуты. Получатель получает файл в полном качестве, и вам не нужно ничего менять в PDF.
WeTransfer и аналогичные услуги
WeTransfer специально создан для передачи больших файлов и не требует учетной записи. Перейдите на сайт wetransfer.com, загрузите свой PDF (до 2 ГБ в бесплатном плане), введите адрес электронной почты получателя и свой адрес электронной почты и отправьте. Получатель получит электронное письмо со ссылкой для скачивания, срок действия которой истекает через 7 дней. Файл передается в полном качестве без изменений.
WeTransfer особенно полезен, когда вы не хотите поддерживать учетную запись облачного хранилища или когда вы отправляете кому-то за пределами вашей организации, у которого не должно быть постоянного доступа к вашему Диску или Dropbox. Срок действия ссылки истекает автоматически, что ограничивает окно доступа к конфиденциальным файлам.
Когда получателю все равно нужен сжатый файл
Иногда у получателя есть определенные требования к размеру — портал, который принимает загрузки размером до 50 МБ, или клиент, работающий в среде с ограниченной пропускной способностью. В этих случаях сжатие необходимо, но вопрос в том, приемлема ли потеря качества для конкретного использования.
Полезный подход: отправить две версии. Используйте облачную ссылку для файла в полном качестве, а также отправьте сжатую версию (с помощью инструмента PDF Compression с консервативными настройками качества) для немедленного использования или загрузки на портал. Четко обозначьте, что есть что: «Версия в полном качестве (ссылка) — для окончательного использования в печати». Сжатая версия (прилагается) — для загрузки на портал». У получателя есть все, что ему нужно для обеих целей, без какого-либо ущерба для качества архивной версии.
Безопасная передача больших конфиденциальных файлов PDFs
Для больших PDF-файлов, которые также являются конфиденциальными (готовый к печати финансовый отчет, подписанное соглашение в высоком разрешении, архитектурные чертежи с конфиденциальной информацией о сайте), сочетание облачной ссылки с ограниченным доступом и пароля на уровне файла обеспечивает хорошее покрытие. Облачная ссылка требует, чтобы получатель выполнил вход или имел определенный URL-адрес; пароль PDF гарантирует, что в случае пересылки ссылки файл невозможно будет открыть без ключа.
Такие сервисы, как ShareFile, Box или Tresorit, обеспечивают сквозную зашифрованную передачу с контролем доступа и журналами аудита — шаг вперед по сравнению с потребительским облачным хранилищем для ситуаций, когда вам необходимо документировать, кто и когда получил доступ к файлу. Для большинства ситуаций отправки больших файлов достаточно Google Drive или WeTransfer. Для регулируемых отраслей или документов с высокими ставками специальные услуги безопасной передачи стоят дополнительной сложности.