Удаленная работа усугубляет PDF организационные проблемы, с которыми можно было справиться в офисе. Без общего картотеки или кого-то, кто мог бы спросить, где находится документ, разбросанные файлы и непоследовательные имена создают трения, которые каждый день отнимают время. Чтобы сделать это правильно, необходимо принять несколько обдуманных решений один раз — после этого система запустится сама.
Проблема удаленной работы PDF
В офисе документы часто существуют в одном физическом месте — на общем диске, в картотеке, на письменном столе. Удаленная работа фрагментирует это: PDF-файлы приходят по электронной почте, загружаются на локальные рабочие столы, сохраняются в Slack, сохраняются в Dropbox, загружаются в инструменты управления проектами и упоминаются в ссылках на Документы Google. Один и тот же документ может существовать в четырех местах под четырьмя разными названиями, и никто не знает, какая версия является текущей.
Решение состоит в том, чтобы определить одно каноническое местоположение для каждого типа документов и взять за привычку сохранять его сразу же, а не сохранять локально и переносить позже.
Одна облачная платформа, а не несколько
Выберите одну платформу облачного хранения для всех документов команды и используйте ее. Google Drive, Dropbox или OneDrive — выбор имеет меньшее значение, чем последовательность. Использование всех трех одновременно означает, что никто не знает, где искать конкретный файл, и документы без необходимости дублируются на разных платформах.
Для индивидуальных удаленных сотрудников личное облачное хранилище в iCloud, Google Drive или Dropbox автоматически синхронизируется со всеми устройствами — ваш ноутбук, телефон и планшет видят одни и те же файлы. Это исключает ситуацию, когда нужный вам PDF находится только на одном устройстве.
Структура папок, действующая в разных часовых поясах
Удаленные команды часто находятся в разных часовых поясах, а это означает, что кому-то нужно найти документ, не имея возможности задать вопрос коллеге в режиме реального времени. Понятная структура папок позволяет любому члену команды находить документы без необходимости знать, где они хранятся.
Структура, подходящая для большинства удаленных команд: верхний уровень организован по клиентам или проектам, со стандартными подпапками внутри каждого (Контракты, Счета, Результаты, Внутренние, Архив). Каждый член команды знает, что нужно просмотреть контракт клиента в разделе [ClientName]/Contracts, независимо от того, кто его подписал и когда. Никаких институциональных знаний не требуется.
Соглашения об именах файлов, которые использует вся команда
Именование файлов — это то, в чем удаленные команды расходятся больше всего. «Окончательный контракт» одного человека; это чужой контракт "Contract_v3_reviewed_JM" и еще один «AcmeCorp_NDA_signed». Запишите один формат именования, поделитесь им с командой и применяйте его. Достаточно простого стандарта, такого как [ClientOrProject]_[DocumentType]_[ГГГГ-ММ-ДД].pdf — формат даты имеет значение, поскольку ГГГГ-ММ-ДД сортируется в хронологическом порядке в любом файловом браузере.
Включите это в документацию по адаптации вашей команды, чтобы новые удаленные сотрудники начинали с правильных привычек, а не разрабатывали свои собственные соглашения, которые затем должна учитывать команда.
Обработка PDF-файлов, поступающих по электронной почте
Электронная почта — основной источник хаоса в документах для удаленных сотрудников. PDF-файлы поступают в виде вложений, на них ссылаются в обсуждениях, а затем они попадают во входящие, а не сохраняются в файлах. Правило, которое предотвращает это: сохраните каждый важный PDF в нужную облачную папку в течение 24 часов с момента его получения, правильно переименуйте его и удалите или заархивируйте электронное письмо, если PDF является соответствующей записью.
Прибывшие PDF-файлы, требующие действий (подписание контракта, утверждение счета), немедленно обрабатывайте их в PDF Editor, а не открывайте их, решая обработать их позже, а затем теряя их из виду. Подписанный договор, возвращенный в течение часа, подтверждает профессиональную надежность; тот, который три дня лежит в папке «Загрузки», — нет.
Контроль версий для общих документов
Удаленное сотрудничество создает путаницу версий, чего редко случается при личной работе. Когда несколько человек редактируют PDF и сохраняют копии, в итоге получается папка, полная файлов «Final», «Final_v2», «Final_ACTUAL». файлы и нет явного победителя. Предотвратите это, сохраняя активные документы в виде общих ссылок в облачном хранилище, а не отправляя копии по электронной почте, и установив четкое правило относительно того, какие «окончательные» документы будут храниться в облачном хранилище. означает — только владелец документа переименовывает что-то в FINAL, и после применения этой метки дальнейшие версии не создаются.
История версий облачного хранилища — это подстраховка, если что-то пойдет не так — большинство сервисов хранят историю файлов за 30+ дней. Включите это на своей платформе хранения и убедитесь, что ваша команда знает о ее существовании. Он преобразует сообщение «Я случайно перезаписал документ»; из кризиса в двухминутное восстановление.