Табель учета рабочего времени или счет-фактура поступают в формате PDF. Отработанные часы, даты, коды проектов — все зафиксировано в формате, который невозможно суммировать, сортировать или анализировать. Ввод данных вручную в электронную таблицу подходит для нескольких записей, но превращается в полноценную работу по вводу данных для месячных табелей учета рабочего времени. Извлечение данных автоматически превращает PDF-файл из тупикового документа в источник, питающий электронную таблицу.
Каждый час, введенный вручную, не оплачивается. Автоматическое извлечение превращает данные, хранящиеся в PDF-файлах, в оплачиваемое время.
Для извлечения часов и дат из табеля учета рабочего времени или счета PDF в Excel требуется инструмент преобразования, сохраняющий структуру таблицы, с последующей очисткой для стандартизации форматов даты и времени. OCR PDF и инструменты преобразования WukongPDF выполняют извлечение, а приведенный ниже рабочий процесс превращает стопку PDF-файлов с табелями учета рабочего времени в единую таблицу счетов.
Преобразование PDF-файла расписания в структурированную электронную таблицу
Табели учета рабочего времени и счета-фактуры по своей сути представляют собой таблицы. Каждая строка представляет собой запись времени с датой, часами, кодом проекта и описанием. Инструмент преобразования с определением структуры таблицы сопоставляет эти строки и столбцы непосредственно с ячейками электронной таблицы. Преобразование сохраняет сетку, что является самой сложной частью. Очистка стандартизирует данные, что является механической частью.
Запустите преобразование и откройте вывод. Убедитесь, что каждая строка PDF отображается как строка электронной таблицы. Убедитесь, что даты, часы и коды проектов занимают отдельные столбцы. Объединенные или разделенные столбцы означают, что в этом макете не удалось обнаружить таблицу, и для этих конкретных ячеек необходим другой инструмент или ручная настройка.
Стандартизация форматов даты после преобразования
Даты в PDF-файлах и даты в электронных таблицах редко совпадают по формату. В преобразованных электронных таблицах даты могут храниться в виде текстовых строк, даты в формате ДД/ММ/ГГГГ, которые Excel неправильно считывается как ММ/ДД/ГГГГ, или даты полностью отсутствуют, поскольку при преобразовании столбец даты обрабатывается как обычный текст. Сначала зафиксируйте даты, поскольку каждый последующий анализ зависит от правильных дат.
Мастер Excel по преобразованию текста в столбцы преобразует текстовые даты в реальные даты за одну операцию. Выберите столбец даты, откройте «Текст по столбцам», выберите «С разделителями», а на третьем шаге выберите «Дата в исходном формате». Excel переинтерпретирует весь столбец. Если формат строк несовместим, используйте формулу, которая анализирует каждую дату индивидуально на основе того, какие позиции содержат значения больше 12.
Преобразование часов и минут в десятичное время
В табелях учета рабочего времени часто указываются часы в формате ЧЧ:ММ, где 7:30 означает семь часов тридцать минут. Для вычислений в электронных таблицах требуются десятичные часы: 7,5 означает семь с половиной. Преобразуйте ЧЧ:ММ в десятичное число, умножив значение времени на 24. Ячейка, содержащая 7:30, умноженная на 24, равна 7,5.
Для расписаний, в которых указано время начала и окончания, а не продолжительность, вычтите начало из конца. Если результат отображается в виде времени, отформатируйте его как число и умножьте на 24 для десятичных часов. Смена с 09:00 до 17:30 составляет 8,5 часов. Вычисление выполняет преобразование автоматически, как только ячейки будут отформатированы правильно.
| Тип данных | Общая проблема преобразования | Исправить в Excel |
|---|---|---|
| Дата (ДД/ММ/ГГГГ) | Интерпретируется как ММ/ДД/ГГГГ с заменой месяца и дня. | Текст в столбцы с правильным исходным форматом |
| Время (ЧЧ:ММ) | Сохраняется как текст, не распознается как время | Используйте функцию TIMEVALUE() для преобразования текста во время. |
| Продолжительность часов (7:30) | Для вычислений требуется десятичная дробь (7.5) | Умножьте значение времени на 24, отформатируйте как число. |
| Код проекта | Ведущие нули удалены (001 становится 1) | Перед вставкой отформатируйте столбец как текст или используйте собственный формат «000». |
| Суммы валюты | Символ валюты хранится в ячейке, что предотвращает математические операции. | Найдите и замените символ полосы, затем преобразуйте в число. |
Объединение нескольких PDF-файлов табелей учета рабочего времени в одну электронную таблицу
Каждый PDF-табель преобразуется в отдельную таблицу. Чтобы объединить табели учета рабочего времени за месяц, импортируйте все преобразованные электронные таблицы в основную книгу. Power Query в Excel автоматически импортирует данные из всех файлов в папке. Поместите все преобразованные таблицы в одну папку, загрузите их с помощью Power Query и добавьте в одну таблицу. Консолидация выполняется за считанные секунды независимо от количества файлов.
Добавьте столбец с именем исходного файла, чтобы каждая строка возвращалась к исходному PDF-файлу расписания. Power Query автоматически включает имя исходного файла при загрузке из папки. Эта прослеживаемость имеет значение для споров, связанных с выставлением счетов. Клиент, задающийся вопросом об общем количестве часов, должен знать, из какого расписания оно взято и когда оно было отправлено.
Обработка сверхурочной работы и различных ставок оплаты
Табель учета рабочего времени с несколькими ставками оплаты, обычным временем, сверхурочной работой, ставками выходного дня требует расчета часов с учетом ставок. Разделите преобразованные данные на столбцы по типам ставок. Примените правильную почасовую ставку к каждому столбцу. Суммируйте общую сумму к оплате внутри каждой категории тарифов, а затем по категориям. Таблица поиска, сопоставляющая коды проектов или типы дней с множителями ставок, автоматизирует назначение ставок.
Создайте логику ставок один раз и примените ее к каждому последующему расписанию. Этапы преобразования и очистки позволяют получить стандартизированные данные. Формулы расчета ставок одинаково обрабатывают стандартизированные данные в каждом периоде. Ошибки при поиске ставок вручную, связанные с применением неправильного множителя к праздничной смене, исчезают, поскольку формула каждый раз последовательно применяет правила.
Автоматизация рабочего процесса ежемесячного расписания
Ежемесячный поток следует повторяемой схеме: сбор PDF-файлов, преобразование в электронные таблицы, консолидация, стандартизация дат и часов, создание отчета о выставлении счетов. Каждый шаг автоматизирован. Power Query обеспечивает консолидацию и стандартизацию. Шаблоны Excel обрабатывают отчет о платежах. Единственный ручной шаг — это сбор PDF-файлов, а папка отслеживания, запускающая преобразование новых файлов, может автоматизировать даже это.
Задокументируйте рабочий процесс для того, кто будет его выполнять в следующем месяце, или для себя, если вы забудете шаги. Контрольный список на одну страницу с последовательностью, инструментами и настройками для каждого шага превращает ежемесячную суету в ежемесячную рутину. Документация — это разница между рабочим процессом, который зависит от того, что его запомнит один человек, и тем, который выдерживает смену персонала и провалы в памяти.