Загрузка незашифрованного PDF-файла в облачное хранилище аналогична отправке письма в прозрачном конверте. Любой, у кого есть доступ к хранилищу, может прочитать содержимое. Шифрование PDF перед загрузкой добавляет уровень защиты, который передается вместе с файлом. Даже если облачная учетная запись скомпрометирована или поставщик хранилища подвергся взлому, зашифрованный PDF-файл останется нечитаемым без пароля для расшифровки.
Шифрование PDF-файла — это не то же самое, что использование встроенного шифрования облачного сервиса. Поставщики облачных услуг шифруют данные, хранящиеся на своих серверах, но сохраняют ключи шифрования. PDF-файл, зашифрованный перед загрузкой, использует ключи, которыми управляете только вы и предполагаемые получатели. Поставщик хранит зашифрованные данные, которые он не может расшифровать, что является самой надежной моделью безопасности, доступной для документов, хранящихся в облаке.
Инструменты PDF Security WukongPDF шифруют PDF-файлы перед загрузкой, гарантируя, что хранящиеся в облаке документы останутся доступными для чтения только авторизованным получателям.
Выбор правильной стойкости шифрования
Шифрование PDF использует алгоритм AES с размером ключа 128 или 256 бит. Оба считаются защищенными от атак методом грубой силы с использованием современных технологий. 256-битный AES обеспечивает теоретический запас безопасности против будущих достижений квантовых вычислений. 128-битный AES немного быстрее шифрует и дешифрует и совместим с более широким спектром старых программ чтения PDF. Для большинства деловых документов достаточно любой прочности.
Более важным фактором безопасности является сам пароль. PDF-файл с 256-битным шифрованием AES и паролем 1234 практически не обеспечивает никакой защиты. Используйте пароль длиной не менее 12 символов, сочетая прописные и строчные буквы, цифры и символы. Алгоритм шифрования защищает от прямых атак на зашифрованные данные. Пароль защищает от атак на ключ дешифрования. Слабый пароль подрывает самое надежное шифрование.
Пароль и шифрование на основе сертификатов
При шифровании пароля используется общий секрет: любой, кто знает пароль, может расшифровать PDF-файл. Это просто настроить и работает, если вы можете сообщить пароль получателю по отдельному каналу. Шифрование на основе сертификатов использует инфраструктуру открытых ключей: вы шифруете PDF-файл с помощью открытого сертификата получателя, и только владелец соответствующего закрытого ключа может его расшифровать. Общий пароль не требуется.
Шифрование сертификата более безопасно при регулярном совместном использовании одними и теми же получателями, поскольку каждый получатель использует свой собственный сертификат. Скомпрометированный пароль затрагивает только одного пользователя. Шифрование пароля проще при одноразовом обмене с новыми получателями, поскольку оно не требует предварительного обмена сертификатами. Выбирайте в зависимости от вашего шаблона обмена: сертификат для повторяющихся доверенных получателей, пароль для специального обмена.
Шифрование в Adobe Acrobat Pro
Откройте PDF-файл в Acrobat Pro и выберите «Файл», затем «Свойства». Откройте вкладку «Безопасность». В раскрывающемся списке «Метод безопасности» выберите «Защита паролем». Установите флажок Требовать пароль для открытия документа и введите надежный пароль. Для 256-битного AES выберите Acrobat X и более поздние версии в раскрывающемся списке «Совместимость». Нажмите «ОК», подтвердите пароль и сохраните файл.
На практике зашифрованный PDF-файл сохраняет тот же внешний вид, но теперь для открытия требуется пароль. Проверьте, открыв сохраненный файл в программе чтения PDF. Читатель должен запросить пароль. Введите правильный пароль, чтобы подтвердить открытие файла. Попробуйте открыть без пароля, чтобы подтвердить, что доступ запрещен. Тест подтверждает, что шифрование было применено правильно, прежде чем файл выйдет из-под вашего контроля.
Шифрование без установленного программного обеспечения
Инструменты шифрования PDF на основе браузера применяют то же шифрование AES через веб-интерфейс. Загрузите PDF-файл, установите пароль и загрузите зашифрованную версию. Полученный файл шифруется с использованием стандартных методов шифрования спецификации PDF, идентичных тем, которые создает Acrobat Pro. Из соображений безопасности незашифрованный PDF-файл загружается на удаленный сервер для обработки. Выбирайте сервис с четкой политикой конфиденциальности, в которой указано, что загруженные файлы удаляются после обработки.
| Метод шифрования | Сила | Наилучший вариант для |
|---|---|---|
| 256-битный пароль AES | Надежный, основанный на пароле | Большинство деловых документов, индивидуальный обмен |
| На основе сертификатов | Сильный, основанный на идентичности | Корпоративные, повторяющиеся группы получателей |
| 128-битный пароль AES | Адекватный, широко совместимый | Документы, которыми поделились старые программы чтения PDF-файлов |
После загрузки: управление зашифрованными PDF-файлами в облаке
После загрузки зашифрованного PDF-файла в облачное хранилище файл остается защищенным. Однако если вы просматриваете PDF-файл через веб-предварительный просмотр облачной службы, служба временно расшифровывает файл для визуализации предварительного просмотра, в результате чего содержимое предоставляется серверам облачного провайдера. Для максимальной безопасности загрузите зашифрованный PDF-файл и откройте его локально, а не просматривайте через предварительный просмотр в облаке.
Поделитесь паролем для расшифровки через канал, отдельный от ссылки для обмена в облаке. Отправьте ссылку для загрузки облака по электронной почте, а пароль — в текстовом сообщении или по телефону. Если и ссылка, и пароль находятся в одном электронном письме, злоумышленник, скомпрометировавший это электронное письмо, имеет все необходимое для доступа к документу. Подход с использованием отдельных каналов добавляет небольшой шаг связи, но значительно увеличивает сложность несанкционированного доступа.
Шифрование PDF-файлов перед загрузкой в облако добавляет уровень безопасности, который защищает ваши документы, даже если облачная инфраструктура находится вне вашего контроля. Шифрование передается вместе с файлом, где бы он ни находился: на облачном сервере, при передаче или при загрузке на устройство получателя.
Что делать, если пароль шифрования утерян
Если пароль шифрования утерян и резервной копии не существует, содержимое документа фактически недоступно. В шифровании PDF используются надежные алгоритмы без бэкдора. Единственный путь восстановления — попробовать каждый пароль, который вы могли использовать, или восстановить незашифрованный оригинал из резервной копии или исходного документа.
Вот почему управление паролями имеет решающее значение. Сохраните пароль в менеджере паролей сразу после шифрования. Прежде чем удалять незашифрованные копии, убедитесь, что вы можете открыть зашифрованный файл. Утерянный пароль означает постоянную недоступность контента.
Прежде чем загружать зашифрованные PDF-файлы в облачное хранилище, убедитесь, что облачная служба не пытается создать предварительный просмотр зашифрованных файлов. Некоторые службы пытаются выполнить предварительный просмотр, открывая файлы, что не удается для зашифрованных PDF-файлов и может привести к появлению предупреждений службы поддержки.
Для совместных рабочих процессов, когда нескольким людям требуется доступ к зашифрованным PDF-файлам, хранящимся в облаке, используйте менеджер паролей с общими хранилищами. Каждое уполномоченное лицо имеет доступ к паролю через общее хранилище, и доступ может быть отозван индивидуально.
На практике сочетание локального шифрования и облачного хранилища обеспечивает лучшее из обоих миров: доступность облака и удобство совместного использования с локально контролируемой безопасностью шифрования. Поставщик облачных услуг хранит байты, которые они не могут прочитать.
Шифрование перед загрузкой — это привычка безопасности, которая сокращает рабочий процесс совместного использования минимального времени. Шаг шифрования занимает секунды. Преимущество безопасности сохраняется в течение всего времени, пока документ находится в облачном хранилище.
Селектор уровня шифрования в инструментах PDF по умолчанию настроен на 128-битный AES для максимальной совместимости со старыми устройствами чтения. Для документов, которые будут открываться только современными читателями, выберите 256-битный AES для более высокого уровня безопасности.
При шифровании PDF-файлов для архивного хранения сохраните пароль шифрования в безопасном месте отдельно от архивных файлов. Заархивированный зашифрованный PDF-файл с утерянным паролем так же недоступен, как и поврежденный файл.
Некоторые программы чтения PDF применяют другие правила шифрования, чем другие. PDF-файл, зашифрованный с помощью 256-битного AES, который правильно открывается в Acrobat Reader, может не открыться в более старой или менее функциональной программе чтения. Протестируйте с помощью целевого программного обеспечения для чтения.
Цифровые подписи и шифрование являются дополнительными, но независимыми средствами защиты. Шифрование предотвращает несанкционированный просмотр. Цифровые подписи предотвращают несанкционированное изменение. Документ может иметь либо одно, либо оба, либо ни одного.
В большинстве инструментов размер зашифрованного PDF-файла практически идентичен незашифрованному оригиналу. Шифрование добавляет минимальные накладные расходы, поскольку оно работает с потоками контента без существенного изменения структуры файла.
Для пакетного шифрования нескольких PDF-файлов, отправляемых в облачное хранилище, Acrobat Pro Action Wizard может применить одни и те же настройки шифрования к папке с файлами. Каждый файл получает одинаковую защиту без ручной настройки каждого файла.
Обычно пароль шифрования не следует получать из содержимого или метаданных документа. Пароль, основанный на названии документа или дате создания, можно угадать. Используйте генератор случайных паролей для документов, нуждающихся в надежной защите.
После шифрования PDF-файла незашифрованный оригинал все еще существует и требует безопасного обращения. Удалите незашифрованный оригинал или сохраните его в зашифрованном контейнере. Шифрование PDF-файла защищает только эту конкретную копию.
Облачное хранилище без шифрования на стороне клиента — это модель общей ответственности, в которой поставщик защищает инфраструктуру, а пользователь — данные. Добавление шифрования PDF перед загрузкой выполняет эту ответственность со стороны пользователя. Зашифрованный PDF-файл защищен от нарушений со стороны поставщиков, внутренних угроз и случайного раскрытия из-за неправильно настроенных разрешений на общий доступ.
Шифрование PDF-файлов перед загрузкой в облако — это метод обеспечения безопасности, который не требует постоянного обслуживания, кроме управления паролями. Шифрование остается с файлом, где бы он ни находился. Пароль остается у авторизованных получателей. Поставщик облачных услуг хранит байты, которые они не могут интерпретировать.