Клиентский портал — это безопасный веб-сайт, на котором клиенты получают доступ к своим документам. Вы входите в систему с учетными данными. Вы переходите в папку вашего клиента. Вы загружаете документы на рассмотрение клиенту. Портал использует для соединения HTTPS-шифрование. Ваша загрузка защищена во время передачи. Но как только файл оказывается на сервере портала, его защита зависит от инфраструктуры портала. Шифрование PDF-файла перед загрузкой добавляет уровень защиты, независимый от портала. Файл зашифрован при хранении на сервере портала. Даже если портал взломан, зашифрованный PDF-файл останется нечитаемым без пароля.
Инструменты шифрования PDF-файлов на основе браузера могут применять пароль пользователя к PDF-файлу перед его загрузкой на клиентский портал. Шифрование применяется к самому файлу. Портал хранит и обслуживает зашифрованный файл. Клиент получает пароль по отдельному каналу и открывает файл.
PDF Encryption для загрузки портала сочетает в себе транспортную безопасность портала с шифрованием на уровне файла. Портал защищает соединение. Пароль защищает файл.
Модель двухуровневой безопасности
Безопасность портала защищает соединение между вашим браузером и сервером портала. Шифрование файлов защищает сам документ, где бы он ни хранился. Эти два слоя независимы. Портал может быть скомпрометирован, а файл останется зашифрованным. Пароль может быть перехвачен, и портал все равно будет требовать аутентификацию для доступа к файлу. Злоумышленнику необходим как доступ к порталу, так и пароль для чтения документа. Каждый слой скрывает другую слабость.
Двухуровневый подход PDF Security применим к любой платформе размещения документов, а не только к клиентским порталам. Облачное хранилище, вложения электронной почты и общие диски — все они получают преимущества от шифрования на уровне файлов в дополнение к безопасности платформы.
Передача пароля клиенту
Пароль должен дойти до клиента по независимому от портала каналу. Если на портале есть функция обмена сообщениями, используйте ее для отправки пароля только в том случае, если этот обмен сообщениями отделен от хранилища документов. Если портал уведомляет клиента по электронной почте о загрузке документа, это электронное письмо является неправильным каналом для пароля, поскольку оно подтверждает существование документа и предоставляет ссылку. Отправьте пароль текстовым сообщением, телефонным звонком или в другой ветке электронной почты, отличной от уведомления портала.
WukongPDF применяет шифрование пароля пользователя к PDF-файлам. Пароль PDF следует сообщать отдельно от уведомления портала. Разделение доставки файлов и доставки паролей является основой двухуровневой модели безопасности.
Выбор между паролями пользователя и владельца для загрузки на портал
Пароль пользователя предотвращает открытие файла без пароля. Это подходит для документов, которые должны видеть только определенные получатели. Пароль владельца разрешает открытие, но ограничивает такие действия, как печать и копирование. Это подходит для документов, которые должны быть доступны для просмотра, но не могут быть извлечены. Выберите тип пароля в зависимости от того, что клиенту нужно делать с документом.
Тип PDF Password должен соответствовать варианту использования клиента. Документ, который необходимо распечатать клиенту, не должен иметь ограничений на печать. Документ, который клиент должен просматривать только в Интернете, не должен требовать пароля пользователя.
Установка срока действия пароля для ограниченного по времени доступа
Для документов, которые должны быть доступны только в течение ограниченного времени, объедините зашифрованный PDF-файл со ссылкой для общего доступа, срок действия которой истекает. Пароль защищает файл. Ссылка с истекающим сроком действия контролирует доступ к файлу. По истечении срока действия ссылки файл больше нельзя будет загрузить с портала. Пароль по-прежнему защищает все копии, загруженные клиентом до истечения срока его действия.
PDF Encryption в сочетании со ссылками доступа с истекающим сроком действия обеспечивает как постоянную защиту файлов, так и ограниченный по времени доступ.
Проверка шифрования перед загрузкой
Перед загрузкой на портал откройте зашифрованный файл и убедитесь, что он требует пароль. Введите пароль и убедитесь, что содержимое отображается правильно. Закройте файл и снова откройте его, чтобы убедиться, что запрос пароля отображается последовательно. Файл, который открывается без запроса пароля, не был должным образом зашифрован.
Проверка PDF Encryption выявляет ошибки конфигурации до того, как файл достигнет портала. Незашифрованный файл, загруженный на портал, не может быть защищен задним числом.
Управление зашифрованными документами на нескольких клиентских порталах
Если вы загружаете зашифрованные PDF-файлы на несколько клиентских порталов, ведите журнал того, какой пароль использовался для какого документа и на каком портале. Журнал предотвращает путаницу, связанную с отправкой неправильного пароля клиенту или невозможностью сообщить клиенту его пароль, поскольку вы не можете определить, какой пароль применим.
Журнал паролей PDF Security для загрузки на несколько порталов представляет собой простой справочник. В каждой записи записан портал, документ, пароль и дата.
Установка разрешений для документов наряду с шифрованием
Шифрование предотвращает несанкционированное открытие. Настройки разрешений не позволяют авторизованным пользователям печатать, копировать или редактировать после открытия. Применяйте оба для глубокоэшелонированной защиты. Клиент, которому необходимо распечатать документ, должен получить версию, в которой разрешена печать. Клиент, которому следует только просматривать документ, должен получить версию с ограничениями.
PDF Encryption и настройки разрешений являются взаимодополняющими элементами управления. Шифрование контролирует доступ. Разрешения контролируют использование. Применяйте оба варианта, если этого требует конфиденциальность документа.
Аудит загрузки портала на соответствие требованиям
Регулируемые отрасли могут потребовать аудита документов, загружаемых на клиентские порталы. Записывайте каждую загрузку: имя документа, примененное шифрование, клиент и дату. Журнал аудита демонстрирует соблюдение требований по защите данных.
Журнал аудита загрузки PDF Security представляет собой запись соответствия. Каждая запись занимает несколько секунд и свидетельствует о правильном обращении с документом.