Цифровая подпись в PDF-файле обеспечивает две вещи, которых не может обеспечить изображение рукописной подписи: криптографическое подтверждение того, кто подписал, и криптографическое доказательство того, что документ не изменился с момента подписания. Вам не нужно рисовать свою подпись, загружать скан или использовать сенсорный экран. Цифровая подпись на основе сертификата использует цифровой сертификат, выданный доверенным центром сертификации, для создания защищенной от несанкционированного доступа печати, которая математически привязана как к вашей личности, так и к содержимому документа.
Возможность Digital Signature в PDF является частью спецификации начиная с версии 1.2, выпущенной в 1996 году. Несмотря на то, что ей уже почти тридцать лет, она по-прежнему используется недостаточно, поскольку процесс получения и использования цифрового сертификата более сложен, чем ввод имени или загрузка изображения подписи. Понимание процесса делает его доступным.
Что на самом деле доказывает цифровая подпись на основе сертификата
Цифровая подпись на основе сертификата доказывает три вещи. Во-первых, он подтверждает личность подписавшего, поскольку сертификат был выдан центром сертификации, который проверял личность подписавшего перед выдачей сертификата. Во-вторых, это доказывает целостность документа, поскольку подпись включает в себя криптографический хеш содержимого документа на момент подписания, и любое последующее изменение документа делает этот хэш недействительным. В-третьих, это подтверждает время подписи, поскольку подпись может включать метку времени с доверенного сервера времени.
Вместе эти три доказательства делают подпись на основе сертификата Sign PDF самой надежной формой электронной подписи, доступной в формате PDF. Типизированное имя не обеспечивает ни одного из этих доказательств. Нарисованное изображение подписи не содержит ни одного из них. Подпись на основе сертификата обеспечивает все три.
Получение цифрового сертификата для подписи PDF-файлов
Цифровые сертификаты для подписи PDF-файлов можно получить в центрах сертификации, выдающих личные или организационные сертификаты. Это те же центры сертификации, которые выдают SSL-сертификаты для веб-сайтов. Центр сертификации проверяет вашу личность, обычно путем проверки удостоверения личности, выданного правительством, или записей организации, и выдает файл сертификата, который вы устанавливаете на свой компьютер.
Многие организации выдают цифровые сертификаты своим сотрудникам через внутренний центр сертификации. Если ваша организация использует смарт-карты или аппаратные токены для создания доступа или входа в сеть, те же учетные данные часто можно использовать для подписи PDF-файлов. Узнайте в своем ИТ-отделе, есть ли у вас уже цифровой сертификат, который можно использовать для подписи документов.
Некоторые облачные платформы подписи выдают сертификаты по требованию. Вы подтверждаете свою личность один раз через платформу, и она выдает сертификат, действительный для одного сеанса подписи или ограниченного периода времени. Такой подход устраняет сложность установки и управления сертификатами локально, сохраняя при этом надежность подписи на основе сертификата.
Применение подписи на основе сертификата к PDF-файлу
В Adobe Acrobat откройте документ и выберите «Инструменты», «Сертификаты», а затем «Цифровая подпись». Нарисуйте прямоугольник там, где должна появиться подпись. Acrobat предложит вам выбрать, какой сертификат использовать, и настроить внешний вид подписи. Внешний вид может включать ваше имя, дату, сведения о сертификате и фоновое изображение, например корпоративный логотип.
WukongPDF предоставляет функции PDF Security через браузер для добавления подписей к документам. Платформа поддерживает различные методы подписи, включая подпись на основе сертификатов, где это возможно.
После подписания сохраните документ под новым именем файла. Подписанную версию следует хранить как достоверную копию, а неподписанную версию следует заархивировать или удалить, чтобы избежать путаницы относительно того, какая версия на самом деле подписана.
Проверка подписи на основе сертификата
Когда получатель открывает PDF-файл, подписанный сертификатом, его программа чтения PDF-файлов автоматически проверяет подпись. Синяя лента или зеленая галочка указывают на действительную подпись с доверенным сертификатом. Желтый предупреждающий треугольник указывает на подпись, которая технически действительна, но использует сертификат из ненадежного источника. Красный крестик указывает на недействительную подпись, что означает, что документ был изменен после подписания или срок действия сертификата истек или он был отозван.
В процессе проверки проверяется цепочка доверия сертификатов. Ваш сертификат был выдан центром сертификации, сертификат которого был выдан корневым центром сертификации. Программа чтения PDF проверяет каждое звено в этой цепочке. Если какая-либо ссылка не работает, срок ее действия истек или отозвана, подпись отображается как недействительная, даже если математическая подпись в документе верна.
Долгосрочная проверка подписи является актуальной проблемой для документов, которые должны оставаться проверяемыми спустя годы или десятилетия после подписания. Срок действия сертификатов истекает. Центры сертификации прекращают свою деятельность. Подпись, которая была действительна десять лет назад, сегодня может оказаться недействительной, поскольку цепочку сертификатов больше невозможно проверить. Добавление отметки времени с доверенного сервера времени во время подписания свидетельствует о том, что подпись была действительна при ее применении, даже если срок действия сертификата уже истек.
Подписи на основе сертификатов можно комбинировать с видимым внешним видом подписи для документов, которым требуется как криптографическая безопасность, так и традиционный внешний вид подписи. Сертификат обеспечивает криптографическое доказательство. На слое внешнего вида отображается изображение рукописной подписи, напечатанное имя или корпоративная печать. Эти два слоя независимы.
Облачные службы цифровой подписи упростили процесс управления сертификатами. Такие службы, как DocuSign, Adobe Sign и другие, управляют сертификатами от имени пользователей. Пользователь проходит проверку подлинности в службе, которая применяет подпись на основе сертификата. Пользователю не нужно устанавливать какие-либо сертификаты или управлять ими локально.
В организациях, которые подписывают большие объемы PDF-файлов, рабочие процессы автоматического подписания используют централизованно управляемый сертификат для программного применения подписей. Система генерации счетов подписывает каждый счет по мере его создания. Система распространения отчетов подписывает каждый отчет перед отправкой его по электронной почте. Сертификат управляется ИТ-специалистом и используется в автоматизированном рабочем процессе.
Если подписанный PDF-файл должен быть проверен спустя годы после истечения срока действия сертификата, информация о долгосрочной проверке, встроенная в подпись, предоставляет необходимые доказательства. Информация о проверке включает цепочку сертификатов, статус отзыва сертификата на момент подписания и доверенную метку времени. Эта информация позволяет будущему валидатору определить, что подпись была действительна при ее применении.
Регламент Европейского Союза eIDAS определяет квалифицированные электронные подписи, для которых требуется квалифицированный сертификат, выданный квалифицированным поставщиком доверенных услуг. Эти подписи имеют высшую юридическую силу. Если ваши документы должны соответствовать требованиям к подписи eIDAS, убедитесь, что ваш поставщик сертификатов находится в списке доверенных лиц ЕС.
Подписи на основе сертификатов можно применять к портфолио PDF и коллекциям документов, а не только к отдельным файлам. Портфолио, содержащее контракт и его экспонаты, может быть подписано как единое целое, причем подпись охватывает все документы в портфолио. Эта возможность полезна для транзакций, включающих несколько связанных документов.
К одному и тому же PDF-файлу можно последовательно применять несколько подписей, создавая цепочку подписей. Каждый подписавший подписывает документ так, как подписали предыдущие подписавшие. На панели подписей в программе чтения PDF-файлов отображается порядок подписи и статус проверки каждой подписи. Такое последовательное подписание часто встречается в рабочих процессах утверждения.
При подписании PDF-файла, который уже содержит поля формы, подпись можно настроить для блокировки всех полей формы после подписания, предотвращая дальнейшие изменения в заполненных данных формы. Такое поведение блокировки после подписания можно настроить в свойствах поля подписи.
Внешний вид подписи на основе сертификата может включать цифровую версию вашей рукописной подписи, ваше имя, дату и время подписания, имя эмитента сертификата и корпоративный логотип. Внешний вид настраивается в настройках подписи.
Для документов, которые должны быть подписаны несколькими сторонами в разных местах, облачные платформы подписи координируют последовательность подписания. Каждая сторона по очереди получает документ, ставит свою подпись, и платформа передает его следующему подписывающему лицу. Заполненный документ содержит все подписи с полной информацией для проверки.
Для документов, которые должны быть проверены через десятилетия, включите в подпись информацию о долгосрочной проверке (LTV). LTV включает полную цепочку сертификатов, статус отзыва сертификата и доверенную метку времени.
Если подписанный PDF-файл изменяется после подписания, даже путем добавления пустой страницы, подпись становится недействительной. Аннулирование является намеренным. Если вам нужно добавить контент в подписанный PDF-файл, добавляйте его до подписания, а не после.
Подписи на основе сертификатов принимаются государственными учреждениями для многих типов электронных документов. Конкретные требования к сертификату различаются в зависимости от агентства. Прежде чем готовить заявку, ознакомьтесь с рекомендациями агентства по электронной подаче заявок на предмет принятых центров сертификации и форматов подписей.
При получении PDF-файла, подписанного сертификатом, от внешнего лица, проверьте подпись, прежде чем полагаться на документ. Действительная подпись подтверждает личность подписывающего лица и целостность документа. Недействительная подпись указывает на то, что документ мог быть изменен или сертификат не заслуживает доверия.
Цифровые подписи на основе сертификатов обеспечивают самую надежную форму аутентификации электронных документов, доступную в формате PDF, сочетая проверку личности с защитой от несанкционированного доступа в рамках одной криптографической операции.
Цифровые подписи на основе сертификатов представляют собой высочайший стандарт аутентификации электронных документов, обеспечивая математическое доказательство идентичности и целостности, с которым не могут совпадать напечатанные имена и изображения подписей.
Организации, которые используют цифровые подписи на основе сертификатов для своих рабочих процессов PDF, получают самую надежную защиту от подделки документов и подделки подписывающего лица, одновременно оптимизируя процесс подписания как внутренних, так и внешних документов.
Криптографическая надежность, обеспечиваемая цифровой подписью на основе сертификата, превосходит надежность любого метода визуальной подписи, что делает ее предпочтительным выбором для документов, подлинность и целостность которых важны для юридических или деловых целей документа.
| Метод подписи | Подтверждение личности | Доказательства несанкционированного доступа | Юридический вес |
|---|---|---|---|
| Напечатанное имя | Нет (самоутверждается) | Никто | Базовый; принимается для большинства бизнес-документов |
| Нарисованное/загруженное изображение | Нет (только визуально) | Никто | Базовый; визуальное знакомство |
| Цифровой на основе сертификатов | Центр сертификации проверен | Криптографический; любое обнаруженное изменение | Высший; квалифицированные подписи несут юридическую презумпцию |
| Сервис облачных подписей | Личность, подтвержденная платформой | Криптографическое доказательство, управляемое платформой | Высокий; платформа обеспечивает контрольный журнал |