Документы Microsoft Word могут содержать интерактивные элементы, такие как элементы управления содержимым, поля устаревших форм и элементы управления ActiveX, которые ведут себя по-разному при преобразовании документа в PDF. Раскрывающийся список, который работает в Word, может стать статической текстовой меткой в PDF-файле. Элемент управления выбором даты может полностью исчезнуть. Преобразование Word в PDF с сохранением этих интерактивных элементов требует определенных настроек, которые по умолчанию не включены в большинстве рабочих процессов экспорта. Правильная установка этих настроек гарантирует, что формы, шаблоны и структурированные документы останутся функциональными после преобразования.
Основные выводы
Элементы управления содержимым Word, включая поля форматированного текста, раскрывающиеся списки, средства выбора даты и флажки, можно сохранить как поля интерактивной формы PDF во время преобразования, но только в том случае, если выбран правильный параметр экспорта. Устаревшие поля форм из старых документов Word требуют другой обработки, чем современные элементы управления содержимым. Настройки преобразования, сохраняющие интерактивные элементы, спрятаны на один уровень глубже, чем стандартная опция «Сохранить как PDF», и многие пользователи не знают об их существовании.
Разница между элементами управления содержимым и устаревшими полями формы
Элементы управления содержимым появились в Word 2007 и представляют собой современный способ добавления в документы структурированных интерактивных элементов. Они включают поля с форматированным текстом, поля с простым текстом, раскрывающиеся списки, средства выбора дат, флажки и повторяющиеся разделы. Каждый элемент управления содержимым имеет свойства, которые определяют его поведение, например, можно ли его удалить, блокируется ли он после редактирования и какой текст-заполнитель он отображает. При преобразовании в PDF элементы управления содержимым можно сопоставить с эквивалентными полями формы PDF, сохраняя их интерактивное поведение.
Устаревшие поля формы — это более старая технология Word 2003 и более ранних версий. Они включают в себя текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки, но им не хватает свойств и параметров стиля элементов управления содержимым. Word по-прежнему поддерживает устаревшие поля форм для обратной совместимости, и многие шаблоны, созданные много лет назад, до сих пор используют их. При преобразовании документа с устаревшими полями в PDF необходимо включить другой набор параметров преобразования, чем для элементов управления содержимым. Документ, в котором смешаны поля обоих типов, требует включения обоих наборов параметров.
Включение интерактивного сохранения полей во время преобразования
В некоторых шаблонах Word используются элементы управления содержимым, связанные с пользовательскими данными XML, хранящимися в документе. Когда эти связанные элементы управления преобразуются в PDF, соединение с данными XML разрывается, поскольку формы PDF не поддерживают привязку внешних данных. Поля становятся статическими полями формы с встроенными текущими значениями. Если ваш рабочий процесс основан на элементах управления содержимым, связанных с XML, вам потребуется либо принять значения статических полей в PDF-файле, либо перепроектировать форму, чтобы использовать стандартные, несвязанные элементы управления содержимым перед преобразованием.
Стандартная команда «Сохранить как PDF» в Word создает статический PDF-файл, в котором все интерактивные элементы сводятся к их текущему виду. В раскрывающемся списке будет показано любое значение, выбранное при сохранении документа, и читатель не сможет его изменить. Чтобы создать PDF-файл с полями рабочей формы, используйте «Файл», «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся списке форматов, но прежде чем нажать «Сохранить», нажмите кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как». На панели «Параметры» в разделе «Включить непечатаемую информацию» в разделе «Создать закладки с помощью заголовков» установите флажок «Создавать закладки с использованием заголовков». и, что особенно важно, проверьте «Теги структуры документа на предмет доступности». Затем в разделе «Параметры PDF» выберите «Лучше всего для печати». и убедитесь, что «Растровый текст, если шрифты не могут быть встроены»; не отмечен.
В частности, для элементов управления содержимым существует дополнительный параметр, которого нет в диалоговом окне «Параметры». Перед сохранением перейдите в меню «Файл», «Параметры», «Дополнительно» и прокрутите до пункта «Сохранить точность при совместном использовании этого документа». раздел. Установите флажок «Сохранить данные формы как текстовый файл с разделителями». чтобы гарантировать, что данные, введенные в элементы управления содержимым, сохраняются в структуре данных PDF. Этот параметр определяет разницу между PDF-файлом, в котором поля формы выглядят интерактивными, но теряют свои данные при сохранении, и PDF-файлом, в котором заполненные значения постоянно сохраняются в документе. Инструмент преобразования PDF Forms WukongPDF автоматически обнаруживает элементы управления содержимым Word и устаревшие поля во время загрузки и сохраняет их как рабочие элементы формы PDF, не требуя ручной настройки параметров.
Что происходит с каждым типом управления контентом
Элементы управления содержимым форматированного и обычного текста становятся редактируемыми текстовыми полями в PDF-файле. Размер поля в PDF-файле соответствует размеру элемента управления в Word. Текст-заполнитель из элемента управления Word становится всплывающей подсказкой поля в PDF-файле. Элементы управления раскрывающимся списком становятся раскрывающимися полями PDF с теми же элементами списка. Элементы управления выбора даты становятся текстовыми полями в PDF-файле. Интерфейс календаря выбора даты не переносится в PDF, поскольку поля формы PDF не имеют встроенного виджета выбора даты. Элементы управления флажками становятся полями флажков PDF. Элементы управления содержимым изображений становятся статическими изображениями в PDF-файле и не являются интерактивными. Элементы управления повторяющимися разделами не поддерживаются в формах PDF и либо сглаживаются, либо разбиваются на отдельные поля.
Элементы управления ActiveX представляют собой особый случай. Эти элементы управления, включающие переключатели, кнопки прокрутки и полосы прокрутки, не являются стандартными элементами формы и не преобразуются в поля формы PDF. Они либо отображаются как статические изображения своего текущего состояния, либо полностью исключаются из PDF-файла, в зависимости от настроек преобразования. Если ваш документ использует элементы управления ActiveX для обеспечения интерактивности, вам необходимо будет перепроектировать форму, используя элементы управления содержимым, перед преобразованием или согласиться с тем, что эти элементы не будут работать в версии PDF.
Тестирование конвертированного PDF перед распространением
Если форма содержит вычисляемые поля, например итоговое значение, суммирующее значения других полей, проверьте расчет в PDF-файле после преобразования. Не все сценарии расчета полей формы PDF выдерживают преобразование Word в PDF. Простая арифметика обычно выполняется правильно. Сложные формулы с условной логикой, возможно, потребуется заново создать в редакторе PDF после преобразования.
Последний шаг проверки, позволяющий выявить тонкие проблемы, — это полное заполнение PDF-формы тестовыми данными в каждом поле, сохранение ее, закрытие и повторное открытие на другом устройстве или в другой программе чтения PDF-файлов. Данные формы, которые сохраняются и отображаются правильно в одном средстве чтения, но не в другом, указывают на проблему совместимости с форматом поля формы PDF. Исправить это до того, как форма будет передана сотням получателей, гораздо дешевле, чем иметь дело с утерянными данными формы постфактум.
Если форма PDF будет заполняться получателями на мобильных устройствах, перед ее распространением протестируйте форму как на iPhone, так и на устройстве Android. Мобильные программы чтения PDF-файлов различаются по поддержке полей интерактивных форм. Раскрывающийся список, который отлично работает в Adobe Acrobat Reader на настольном компьютере, может не реагировать на нажатия на мобильном устройстве. Если важна совместимость с мобильными устройствами, упростите форму, по возможности заменяя раскрывающиеся списки текстовыми полями, поскольку текстовые поля имеют самую широкую совместимость на разных платформах.
После конвертации откройте PDF-файл как минимум в двух разных программах чтения и проверьте каждое интерактивное поле. Щелкните каждое текстовое поле и введите значение. Выберите каждый вариант раскрывающегося списка. Установите и снимите каждый флажок. Сохраните заполненную форму, закройте ее и откройте снова, чтобы подтвердить сохранение данных. Обратите особое внимание на поля возле разрывов страниц. Элемент управления содержимым, который находится между разрывом страницы в Word, может разделиться в PDF-файле на два нефункциональных фрагмента. Если вы обнаружите разделенные поля, отрегулируйте положение разрыва страницы в документе Word и повторите преобразование.
Если поле в PDF-файле не работает, самый быстрый способ исправить это — обычно удалить элемент управления содержимым в Word и создать его заново, а затем снова преобразовать. Элементы управления содержимым могут накапливать артефакты форматирования, особенно в документах, которые редактировались несколькими людьми в течение длительного периода. Только что созданный элемент управления содержимым преобразуется без проблем. Старый документ, который многократно копировался, вставлялся и переформатировался, может содержать скрытое форматирование, мешающее преобразованию PDF.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я добавить новые поля формы в PDF-файл после преобразования из Word? Да, большинство инструментов редактирования PDF-файлов позволяют добавлять текстовые поля, флажки, раскрывающиеся списки и поля подписи в существующий PDF-файл. Это полезно, когда документ Word содержит текстовые метки, которые должны быть полями формы, но не были настроены в качестве элементов управления содержимым перед преобразованием. Добавление полей непосредственно в редакторе PDF часто происходит быстрее, чем возврат в Word, преобразование меток в элементы управления содержимым и повторный экспорт.
Почему поля формы Word в PDF-файле выглядят по-другому?
Поля форм PDF используют встроенную функцию рендеринга полей средства просмотра PDF, которая не полностью повторяет форматирование Word. Размер шрифта, стиль границы поля и цвет фона могут незначительно измениться. Это нормально и не может быть полностью устранено. Данные полей, значения раскрывающихся списков и состояния флажков сохраняются правильно даже при изменении визуального стиля.
Можно ли преобразовать документ Word, защищенный паролем, в интерактивный PDF-файл?
Да, но перед преобразованием необходимо ввести пароль, чтобы открыть документ в Word. Полученный PDF-файл не унаследует защиту паролем документа Word. Если вам также необходимо защитить PDF-файл, примените настройки безопасности PDF-файла после преобразования с помощью отдельного инструмента защиты.
Какой формат документа Word лучше всего конвертируется в интерактивный PDF-файл?
Используйте формат DOCX, а не старый формат DOC. DOCX хранит элементы управления содержимым и их свойства в структурированном формате XML, который более надежно преобразуется в поля формы PDF. Если у вас есть устаревший файл DOC с полями формы, сначала сохраните его как DOCX, убедитесь, что все поля по-прежнему работают, а затем преобразуйте его в PDF.