Преобразование Excel в PDF встроено в сам Excel, но для получения четкого результата — такого, в котором электронная таблица правильно помещается на странице, печатается на нужном количестве страниц и не обрезается столбцы — требуется несколько настроек параметров, которые многие люди пропускают. Экспорт по умолчанию часто создает PDF, в котором электронная таблица занимает больше страниц, чем ожидалось, или столбцы обрезаются по краям.
Настройка области печати перед экспортом
Перед экспортом определите область печати, чтобы точно контролировать, что будет преобразовано в PDF. Выберите ячейки, которые вы хотите включить, перейдите в «Макет страницы» → «Область печати» → «Задать область печати». Это говорит Excel экспортировать только этот выбор, а не все на листе, включая пустые ячейки. Без этого шага Excel часто экспортирует большую пустую область справа или под данными, создавая PDF со множеством пустых страниц.
Если электронная таблица слишком широка и не помещается на одной странице, перейдите в «Макет страницы» → «Масштабировать по размеру» и измените настройку ширины на «1 страница». Это масштабирует содержимое по горизонтали, чтобы оно уместилось в пределах ширины одной страницы, сохраняя при этом столько строк на странице, сколько требуется данным. Для широких финансовых моделей с множеством столбцов именно в этом часто заключается разница между читаемым PDF и тем, в котором отсутствует половина данных.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Экспорт из Excel
В Excel для Windows: Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS. В результате получается правильный PDF с векторным текстом и встроенными шрифтами. Альтернативно: Файл → Печать → измените принтер на Microsoft Print на PDF. Оба работают, но маршрут «Экспорт» обеспечивает немного лучший результат для документов с диаграммами и графикой, поскольку он обрабатывает векторное содержимое более аккуратно, чем путь печати.
В Excel для Mac: Файл → Сохранить как → PDF или Файл → Экспорт → PDF. Версия для Mac также поддерживает команду Command+P → Сохранить как PDF через диалоговое окно печати. Для книг с несколькими листами проверьте, хотите ли вы экспортировать только активный лист или все листы — Excel по умолчанию использует активный лист, поэтому, если вы хотите, чтобы все листы были в одном PDF, измените выбор в диалоговом окне экспорта.
Экспорт из Google Таблиц
Google Таблицы экспортируются через Файл → Загрузить → Документ PDF. Диалоговое окно экспорта имеет больше параметров макета, чем думает большинство людей: размер бумаги, ориентация, масштаб (по ширине, по высоте или настраиваемый процент), поля, а также включать ли линии сетки и заголовки строк/столбцов. Потратив минуту на настройку этих параметров перед загрузкой, вы получите гораздо более удобный PDF, чем принятие значений по умолчанию.
Для больших таблиц альбомная ориентация часто работает лучше, чем книжная, и функция «По ширине» позволяет выбрать более подходящую. масштабирование предотвращает перенос столбцов. Если на листе есть замороженные строки заголовка, включение параметра «Повторять замороженные строки»; в параметрах экспорта эти заголовки переносятся на каждую страницу, что значительно упрощает чтение многостраничных данных.
Обработка размера выходного файла
Файлы Excel PDF со множеством диаграмм, условным форматированием или встроенными изображениями могут оказаться на удивление большими. Книга размером 2 МБ в виде файла .xlsx может создать PDF размером более 15 МБ, если она содержит много диаграмм с высоким разрешением. Запуск экспортированного PDF с помощью инструмента PDF Compression значительно снижает эту проблему — диаграммы и встроенная графика хорошо сжимаются, а текстовое содержимое в ячейках остается четким. Для PDF-файлов, отправляемых по электронной почте или загружаемых на портал с ограничением размера, сжатие стоит дополнительных усилий.
Если получателям необходимо извлечь данные, а не просто просмотреть их, подумайте, действительно ли PDF является правильным форматом. PDF электронной таблицы — это фиксированное визуальное представление: числа есть, но их нельзя связать формулой, отфильтровать или отсортировать. Для получателей, которым необходимо работать с данными, а не просто читать отчет, лучше поделиться файлом .xlsx напрямую или ссылкой на Google Таблицы, чем конвертировать его в PDF.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.