Раскрывающееся меню, также называемое полем со списком или списком выбора, является одним из наиболее полезных интерактивных элементов, которые вы можете добавить в заполняемую форму PDF. Вместо того, чтобы просить пользователей ввести ответ вручную, в раскрывающемся списке представлен заранее определенный список вариантов. Это уменьшает количество ошибок при вводе, ускоряет заполнение форм и обеспечивает единообразие собранных данных во всех отправленных формах. Независимо от того, создаете ли вы заявление о приеме на работу, форму заказа или документ о приеме пациентов, раскрывающиеся поля помогают вам точно контролировать, какие значения попадают в данные вашей формы.
Большинство редакторов PDF поддерживают создание раскрывающихся списков, но точные шаги зависят от платформы. Adobe Acrobat Pro предлагает самый обширный набор инструментов для создания форм. Онлайн-редакторы PDF Forms представляют собой более простую альтернативу на основе браузера. Выбор метода зависит от имеющегося у вас программного обеспечения, вашего бюджета и от того, нужны ли вам расширенные функции, такие как списки с множественным выбором, автоматически заполняемые варианты или проверка JavaScript. В этом руководстве рассматриваются три метода работы и рассматриваются параметры настройки, которые наиболее важны для реального дизайна форм.
Чтобы освоиться с раскрывающейся конфигурацией, достаточно одного практического занятия. Как только вы поймете панель свойств выбранного вами инструмента, вы сможете добавлять раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и текстовые поля в любой комбинации, которую требует ваша форма.
Если вам нужен быстрый способ создания интерактивных форм без установки программного обеспечения для настольного компьютера, WukongPDF позволяет добавлять раскрывающиеся меню, текстовые поля и флажки непосредственно в браузере. Редактор Fillable PDF сохраняет вашу работу в режиме реального времени и создает формы, которые правильно открываются в любой стандартной программе чтения PDF-файлов.
Что делает раскрывающееся меню в форме PDF?
Каждое поле раскрывающегося списка хранит список вариантов и позволяет пользователю выбрать одно значение или несколько значений, если включен множественный выбор, из этого списка. Выбранное значение сохраняется вместе с данными формы и может быть экспортировано как часть записи CSV, XML или базы данных. Выпадающие списки идеальны, когда заранее известен набор допустимых ответов: выбор штата из списка из 50, выбор названия отдела, выбор SKU продукта или указание размера футболки.
По сравнению с переключателями, раскрывающиеся списки занимают гораздо меньше визуального пространства. Одно поле раскрывающегося списка может содержать десятки опций, не загромождая макет страницы. В формах с большим количеством вопросов использование раскрывающихся списков вместо больших групп переключателей позволяет сделать документ компактным и упростить его сканирование. По данным Nielsen Norman Group, компактные макеты форм уменьшают вероятность отказа от использования, поскольку форма кажется пользователю короче (Nielsen Norman Group, Исследование юзабилити форм веб-сайта, 2024).
В раскрывающихся списках также можно настроить значение экспорта, отличное от отображаемого текста. Например, пользователь может видеть Калифорнию, но в экспортированных данных записан CA. Эта функция полезна, когда форма передается в базу данных, которая ожидает сокращенные коды. Большинство профессиональных инструментов PDF отображают этот параметр в диалоговом окне свойств поля на вкладке «Параметры».
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Метод 1: добавление раскрывающегося списка с помощью Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro включает наиболее полный набор инструментов для создания форм и является стандартным выбором для создания сложных форм Interactive PDF в профессиональных средах. Режим подготовки формы автоматически определяет места, где могут находиться поля формы, и позволяет вручную добавлять раскрывающиеся списки, списки, текстовые поля и блоки подписей.
Откройте PDF-файл в Acrobat Pro и выберите «Инструменты», затем «Подготовить форму». Если документ уже содержит заполнители полей формы, Acrobat попытается их обнаружить. В противном случае щелкните значок раскрывающегося списка на панели инструментов, который выглядит как небольшой прямоугольник со стрелкой вниз, и нарисуйте поле на странице. Перетащите углы, чтобы установить желаемую ширину и расположить поле именно там, где вы хотите.
Дважды щелкните новое раскрывающееся поле, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства». На вкладке «Общие» назначьте уникальное имя поля, например «Отдел» или «Категория продукта». Избегайте пробелов и специальных символов в именах полей, поскольку они могут вызвать проблемы при экспорте данных. На вкладке «Параметры» введите каждый элемент списка в поле «Элемент» и нажмите «Добавить» после каждой записи. Используйте стрелки вверх и вниз, чтобы изменить порядок элементов. Если вы хотите, чтобы первый элемент служил подсказкой, а не выбираемым значением, оставьте первый элемент пустым с описательной меткой, например — Выберите один —.
На вкладке «Параметры» также имеется флажок, позволяющий пользователю вводить собственный текст. Включите это только в том случае, если вы хотите, чтобы пользователь вводил значение, которого нет в предопределенном списке. Для большинства бизнес-форм отсутствие этого флажка обеспечивает согласованность данных. На вкладке «Действия» вы можете прикрепить JavaScript, который срабатывает при изменении выбора, например, показывает или скрывает другие поля в зависимости от выбранного значения. После установки всех свойств закройте диалоговое окно и сохраните PDF-файл. Проверьте раскрывающийся список, открыв файл в программе чтения PDF-файлов и щелкнув каждый вариант.
Метод 2: добавление раскрывающегося списка с помощью онлайн-редактора PDF
Онлайн-редакторы PDF стали практической альтернативой настольному программному обеспечению для добавления полей форм в PDF-файл. Они полностью запускаются в браузере, не требуют установки и работают на Windows, Mac и ChromeOS. Большинство онлайн-инструментов размещают элементы управления созданием форм на панели инструментов над видом документа, а добавление раскрывающегося списка выполняется с помощью простого рабочего процесса щелчка и перетаскивания, аналогичного Acrobat.
После загрузки PDF-файла в онлайн-редактор найдите раздел «Формы» или «Добавить поля» на панели инструментов. Выберите инструмент раскрывающегося списка или поля со списком, затем щелкните страницу, на которой вы хотите разместить элемент управления. Откроется панель свойств, обычно в правой части экрана. Введите имя поля и введите каждый параметр списка в предоставленную текстовую область, по одному элементу в строке. Большинство онлайн-редакторов автоматически сохраняют ваши изменения, но рекомендуется загрузить копию измененного PDF-файла сразу после завершения редактирования.
| Функция | Настольные редакторы | Онлайн-редакторы |
|---|---|---|
| Установка | Требует полной установки | Запускается в браузере |
| Поддержка раскрывающегося списка | Полный, с действиями JS | Основной список предметов |
| Экспортировать значения | Поддерживается | Зависит от инструмента |
| Оффлайн доступ | Да | Требуется Интернет |
Бесплатные онлайн-редакторы часто ограничивают количество полей формы, которые вы можете добавить в один документ или в день. Платные планы снимают эти ограничения. Для форм с более чем 10 полями обычно более практичным выбором является платный онлайн-сервис или настольное программное обеспечение. Прежде чем загружать конфиденциальные PDF-файлы в какой-либо онлайн-сервис, ознакомьтесь с его политикой конфиденциальности и условиями хранения данных, чтобы убедиться, что загруженные файлы удаляются с сервера после обработки.
Настройка поведения раскрывающегося списка: множественный выбор, значения по умолчанию и значения экспорта
Обычно раскрывающийся список становится гораздо более полезным после настройки нескольких ключевых свойств помимо основного списка элементов. Множественный выбор, который иногда обозначается как «Множественный выбор» в свойствах поля, позволяет пользователю выбрать более одного варианта, удерживая Ctrl или Cmd при нажатии. Это полезно для форм, которые спрашивают, какие услуги вас интересуют, где пользователь может выбрать несколько элементов из списка. Имейте в виду, что раскрывающиеся списки с множественным выбором отображают все выбранные значения в виде строки, разделенной запятыми, в экспортированных данных, что может потребовать последующей обработки в вашей электронной таблице или базе данных.
Установка значения по умолчанию предварительно выбирает один элемент при открытии формы. Если большинство ваших пользователей принадлежат к определенной категории, предварительный выбор этой опции сэкономит им клик и ускорит завершение. В Acrobat Pro вы устанавливаете значение по умолчанию на вкладке «Параметры», выбирая элемент и нажимая кнопку «По умолчанию». В онлайн-редакторах найдите флажок «По умолчанию» или «Выбрано по умолчанию» рядом с каждым элементом в редакторе списка.
Параметр значения экспорта часто упускается из виду, но он становится критически важным, когда данные формы передаются в автоматизированный рабочий процесс. Если отображаемый текст — «Северо-восточный регион», но ваша CRM ожидает NE, установите значение экспорта NE в свойствах поля. Каждый элемент в списке может иметь собственную экспортную стоимость. Онлайн-редакторы могут не предоставлять эту функцию, поэтому, если ваш рабочий процесс зависит от значений экспорта, убедитесь, что выбранный вами инструмент поддерживает их, прежде чем тратить время на создание формы.
Проверка раскрывающегося списка перед распространением
Отправка формы с неработающим раскрывающимся списком отнимает у всех время. Перед распространением откройте готовый PDF-файл как минимум в двух разных программах чтения PDF-файлов. Adobe Acrobat Reader является наиболее распространенным, но его также можно протестировать в средстве просмотра на основе браузера, например, в встроенном средстве визуализации PDF в Chrome, а также в Preview на Mac. Щелкните каждый параметр в раскрывающемся списке, чтобы убедиться, что каждый элемент отображается так, как предполагалось. Если в раскрывающемся списке используется множественный выбор, проверьте выбор двух или трех значений и убедитесь, что все они отображаются в поле.
Убедитесь, что порядок табуляции перемещается по полям формы в логической последовательности. После выбора раскрывающегося списка и нажатия клавиши Tab фокус должен перейти к следующему полю в порядке чтения, а не перейти в случайное место. В Acrobat Pro порядок табуляции можно настроить, открыв панель «Поля», перетащив имена полей в правильной последовательности и сохранив документ. Хорошо организованный порядок вкладок важен для пользователей, использующих только клавиатуру, а также для обеспечения соответствия специальным требованиям в соответствии с рекомендациями WCAG 2.1.
Устранение распространенных проблем с раскрывающимся меню
Раскрывающийся список, в котором при нажатии отображается пустой список, обычно означает, что элементы были сохранены неправильно или свойства поля не сохранились после закрытия редактора. Снова откройте форму в инструменте редактирования, выберите раскрывающееся поле и убедитесь, что список элементов все еще заполнен. Если элементы отсутствуют, введите их повторно и сохраните PDF-файл под новым именем, чтобы избежать проблем с перезаписью. Некоторые онлайн-инструменты удаляют данные полей формы при сжатии выходного файла, поэтому отключите сжатие или используйте параметр «Сохранить как оптимизированный», если поведение загруженного PDF-файла отличается от предварительного просмотра в браузере.
Если значение раскрывающегося списка становится пустым после сохранения и повторного открытия формы, вероятно, в поле включено свойство «Не сохранять» или программа чтения PDF-файлов не сохраняет данные формы по умолчанию. В Acrobat Pro откройте свойства поля и убедитесь, что никакой JavaScript не очищает значение при сохранении. Попросите получателей использовать программу чтения PDF-файлов, которая поддерживает сохранение данных формы, и избегайте браузерных программ просмотра, которые отбрасывают ввод формы при закрытии вкладки.
Если размер шрифта раскрывающегося списка не соответствует окружающему тексту, отрегулируйте размер шрифта на вкладке «Внешний вид» свойств поля. Сопоставьте размер шрифта поля с основным текстом формы, обычно 10 или 11 пунктов. Раскрывающийся список, в котором используется семейство шрифтов, отличное от остальной части формы, также может выглядеть неуместно; установите шрифт поля так, чтобы он соответствовал шрифту тела документа, чтобы получить чистый и профессиональный результат.
Добавление раскрывающегося меню в заполняемый PDF-файл займет всего несколько минут, если вы знаете, где находятся элементы управления полями. Реальная ценность заключается в настройке значений экспорта, установке логических значений по умолчанию и тестировании готовой формы на разных программах чтения, чтобы выявить проблемы до того, как это сделают ваши пользователи. Хорошо построенный раскрывающийся список ускоряет сбор данных для получателей и повышает надежность для человека, обрабатывающего результаты.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.