Конфиденциальный документ хранится в корпоративной системе документооборота. Команда по обеспечению соответствия должна знать, кто его просматривал и распечатывал ли кто-нибудь. Сам PDF-файл не может это отследить. Система управления документами может это сделать, регистрируя каждое событие доступа и связывая его с аутентифицированным пользователем.
PDF Security Отслеживание — это возможность уровня системы, а не уровня файла. Формат PDF не имеет встроенного механизма для звонка домой при открытии или распечатке. Для отслеживания требуется, чтобы доступ к PDF-файлу осуществлялся через систему, регистрирующую события доступа.
Как системы управления документами отслеживают доступ к PDF-файлам
Когда пользователь открывает PDF-файл через DMS, система записывает событие: личность пользователя, идентификатор документа, действие, просмотр или печать, метку времени и IP-адрес. Запись журнала создается DMS, а не PDF-файлом. PDF-файл не знает, что его отслеживают.
PDF Workflow Отслеживание наиболее эффективно, когда DMS является единственным способом доступа к документу. Если пользователи могут загрузить PDF-файл и открыть его локально, локальный доступ не отслеживается. Отслеживание охватывает только доступ через интерфейс DMS.
Что отслеживание может и не может вам сказать
Отслеживание может сказать вам, кто и когда имел доступ к какому документу. Он может различать просмотр и печать. Он не может сказать вам, что пользователь сделал с информацией после доступа к ней: делал ли он заметки, поделился ли контентом устно или запомнил ключевые детали.
PDF Archive журналы доступа обеспечивают контрольный журнал для проверки соответствия и расследования. В случае утечки документа журнал доступа определяет, кто имел к нему доступ, что сужает объем расследования.
WukongPDF обеспечивает обработку документов через браузер. Для отслеживания интеграция системы управления документами предоставляет возможности аудита.
Настройка отслеживания DMS для PDF-документов
Большинство систем управления документами по умолчанию отслеживают доступ к PDF-файлам в рамках журнала аудита. Убедитесь, что события, связанные с PDF-файлом, такие как печать и загрузка, включены в конфигурацию журнала аудита.
Соображения конфиденциальности при отслеживании документов
Отслеживание доступа к документам собирает личную информацию о поведении пользователей. Убедитесь, что отслеживание соответствует применимым правилам конфиденциальности и политикам мониторинга сотрудников.
Системы управления документами по умолчанию отслеживают доступ к PDF-файлам на уровне файлов. Отслеживание на уровне страницы требует дополнительной настройки или специальных функций DMS. Большинство систем фиксируют, что пользователь открыл документ, а не какие страницы он просмотрел.
Некоторые платформы DMS поддерживают аналитику на уровне страниц с помощью специального средства просмотра PDF-файлов, которое сообщает, какие страницы отображались и как долго. Программа просмотра является компонентом DMS, а не стандартной программой просмотра PDF-файлов. Отслеживание зависит от доступа пользователя к документу через программу просмотра DMS.
Отслеживание печати в DMS обычно фиксирует факт подачи команды печати, а не успешное завершение задания печати или количество изготовленных копий. Очередь принтера и физический вывод находятся за пределами отслеживания DMS.
Журнал аудита доступа к документам должен храниться в течение периода, соответствующего политике хранения документов организации и любым применимым нормативным требованиям. Журналы доступа к финансовым документам, возможно, придется хранить в течение семи и более лет.
Отчеты о доступе к документам могут быть созданы на основе журналов аудита DMS, чтобы предоставить хронологическую историю того, кто обращался к документу, когда и какие действия они выполняли. Эти отчеты поддерживают аудит соответствия, расследования безопасности и проверки управления информацией.
Администратор DMS может настроить оповещения для определенных шаблонов доступа, например, когда пользователь получает доступ к необычно большому количеству документов за короткий период или получает доступ к документам в нерабочее время. Эти оповещения поддерживают обнаружение внутренних угроз.
Для очень конфиденциальных документов DMS может потребовать обоснование доступа, которое пользователь должен предоставить перед открытием документа. Обоснование записывается в журнал аудита вместе с событием доступа, обеспечивая контекст того, почему произошел каждый доступ.
Нанесение водяных знаков на каждую страницу с указанием идентификатора доступа и временной метки доступа во время просмотра обеспечивает видимый сдерживающий фактор, дополняющий контрольный журнал DMS. Водяной знак появляется на экране и на любом печатном документе, связывая физическую копию с событием доступа.
Сам PDF-файл может включать JavaScript, который сообщает о событиях доступа на сервер, когда документ открывается в средстве просмотра с поддержкой JavaScript. Этот подход работает независимо от DMS, но менее надежен, поскольку зависит от поддержки JavaScript средства просмотра.
Возможности удаленного стирания на некоторых платформах DMS с защитой DRM позволяют владельцу документа отозвать доступ к документу даже после его загрузки на устройство-получатель. При следующем открытии документа программа просмотра проверяет статус доступа и блокирует доступ в случае его отзыва.
Противоречие между отслеживанием документов в целях безопасности и конфиденциальностью сотрудников должно регулироваться в соответствии с применимыми законами и политиками организации. Сотрудники должны быть проинформированы о том, какое отслеживание доступа к документам осуществляется и как используются данные.
Для обмена внешними документами DMS может предоставить безопасный портал, на котором внешние стороны аутентифицируют документы и получают доступ к ним в отслеживаемых условиях. Портал обеспечивает тот же уровень отслеживания доступа для внешних пользователей, что и для внутренних пользователей.
Журналы доступа к DMS сами по себе являются конфиденциальными документами, которые следует защищать от несанкционированного доступа и изменения. Инцидент безопасности, связанный с доступом к документам, усугубляется, если журналы, которые идентифицируют инцидент, были подделаны.
Регулярная проверка журналов доступа к DMS группами информационной безопасности или соответствия требованиям выявляет необычные модели доступа, которые могут указывать на нарушения политики или инциденты безопасности, требующие расследования.
Отслеживание в DMS обеспечивает учет и безопасность конфиденциальных документов, распространяемых внутри организации.
Журнал аудита, созданный с помощью отслеживания DMS, служит доказательной записью в случае инцидента безопасности или расследования соответствия.
Отслеживание на уровне страниц обеспечивает детальную информацию о том, какие разделы документа получили наибольшее внимание рецензентов.
Возможности отслеживания DMS должны быть настроены во время внедрения системы, чтобы обеспечить необходимый уровень детализации без чрезмерного ведения журнала.
Отчеты о доступе, созданные на основе данных отслеживания DMS, поддерживают управление информацией путем идентификации документов, к которым часто обращаются или к которым никогда не обращаются.
Сочетание отслеживания DMS и разрешений PDF создает многоуровневый подход к безопасности, при котором доступ контролируется и контролируется.