Вы хотите поделиться документом только для просмотра на экране. Получатели должны иметь возможность читать документ, выполнять поиск по тексту и добавлять аннотации, но они не должны иметь возможность его распечатать. Модель разрешений PDF PDF Security поддерживает эту комбинацию ограничений, но различие между печатью и другими действиями обеспечивается программой просмотра PDF-файлов, и не все программы просмотра соблюдают ее.
Возможность разрешить чтение и запретить печать предназначена для распространенного случая использования: распространения копий для проверки, когда вам нужна обратная связь, но не физического распространения. Пароль разрешений PDF может отключить печать, оставив при этом все остальные действия, такие как просмотр, поиск, копирование текста и аннотирование.
Как разрешения PDF управляют конкретными действиями
Пароль разрешений PDF, также называемый паролем владельца, управляет набором независимых флагов. Каждый флаг включает или отключает определенное действие: печать, копирование текста, редактирование контента, добавление аннотаций, заполнение полей формы и извлечение страниц. Флаги независимы, поэтому вы можете разрешить аннотацию, блокируя печать.
Разрешения PDF Annotation отличаются от разрешений на печать. Установка для флага печати значения «Не разрешено» не влияет на флаг аннотации. Получатели могут добавлять комментарии, выделения и заметки, не имея при этом возможности создать печатную копию документа.
Разрешения применяются программой просмотра PDF при открытии файла. Программа просмотра PDF-файлов, которая соблюдает эти разрешения, будет неактивна для параметра «Печать», сохраняя при этом инструменты аннотаций активными. WukongPDF предоставляет инструменты настройки разрешений через браузер.
Настройка разрешений для просмотра только на экране
Установите пароль разрешений в настройках безопасности PDF. Включите следующее: копирование контента для чтения с экрана и поиска, аннотации для комментариев к обзору и заполнение форм, если документ содержит формы. Отключите печать и редактирование документов. Распространяйте документ без пароля разрешений, чтобы получатели не могли изменить эти настройки.
Ограничения ограничений на основе разрешений
Разрешения PDF применяются программой просмотра, а не самим форматом файла. Зритель, который решит не применять ограничения, разрешит печать. Большинство основных программ просмотра PDF соблюдают разрешения. Некоторые сторонние инструменты этого не делают. Разрешения являются сдерживающим фактором, а не абсолютным барьером.
Ограничение PDF Printing не препятствует захвату экрана. Получатель может сделать скриншоты каждой страницы и распечатать их. Ограничение печати препятствует удобной печати через программу просмотра PDF-файлов, но не препятствует четкому воспроизведению.
Когда использовать разрешения и другие методы защиты
Разрешения подходят для случайной защиты, когда вы хотите указать, что документ предназначен только для просмотра на экране. Для документов, печать которых должна быть полностью запрещена, защищенный портал документов, который передает документ для просмотра без предоставления загружаемого файла, обеспечивает более надежную защиту.
Проверка разрешений перед распространением
Прежде чем отправлять получателям PDF-файл с ограниченными разрешениями, протестируйте его в средствах просмотра PDF-файлов, которые они, скорее всего, будут использовать. Откройте файл в Adobe Acrobat, в средстве просмотра в браузере и на мобильном устройстве. Попытайтесь выполнить печать с каждого. Убедитесь, что ограничение печати работает должным образом.
Некоторые программы просмотра PDF-файлов отображают баннер или информационную панель, указывающую, что документ имеет ограниченные разрешения. Это уведомление информирует получателя о том, что невозможность печати является преднамеренной, а не технической проблемой программного обеспечения или принтера.
Получатели, использующие более старые версии программы просмотра PDF, могут не столкнуться с ограничением печати, поскольку в более старых версиях не всегда были установлены флаги разрешений. Если ваши получатели используют различные программы просмотра PDF-файлов, подход с разрешениями может не обеспечить единую защиту.
Сочетание разрешений с другими мерами защиты
Разрешения можно сочетать с видимым уведомлением на первой странице о том, что документ предназначен только для просмотра на экране и не подлежит распечатке. Техническое ограничение и видимое уведомление усиливают друг друга. Уведомление сообщает о намерении. Ограничение усиливает это.
Для документов, для которых ограничение печати является существенным, рассмотрите возможность добавления водяного знака для получателя, который будет отображаться на каждой странице. Водяной знак не препятствует печати, но обеспечивает возможность отслеживания в случае обнаружения распечатанной копии. В сочетании с ограничением печати это создает многоуровневую защиту.
Распространение документов через защищенный портал с доступом только для просмотра обеспечивает более надежную защиту, чем только разрешения PDF. Портал контролирует доступ, предотвращает загрузку и регистрирует активность просмотра. Разрешения PDF становятся вторичным уровнем защиты, а не основным.
Сценарий разрешения чтения и аннотирования при блокировке печати распространен при проверке юридических документов, академической экспертной оценке и конфиденциальной оценке бизнес-предложений. В каждом случае рецензенту необходимо взаимодействовать с контентом и предоставлять обратную связь, но владелец документа хочет контролировать физическое распространение.
Независимый контроль флагов разрешений PDF дает владельцам документов детальный контроль над тем, что могут делать получатели. Помимо флагов печати и аннотирования, владельцы могут контролировать копирование текста и извлечение страниц.
Разрешение на копирование текста разрешено важно для доступности. Программы чтения с экрана извлекают текст из PDF-файла, чтобы прочитать его вслух. Отключение копирования текста делает документ недоступным для пользователей программ чтения с экрана.
Настройки разрешений хранятся в зашифрованной части PDF-файла и разблокируются паролем разрешений. Без этого пароля получатель не сможет изменить настройки.
Если разрешения ограничивают печать, в диалоговом окне «Печать» средства просмотра PDF-файлов кнопка «Печать» обычно отображается серым цветом или отображается сообщение о том, что печать не разрешена. Некоторые программы просмотра позволяют печатать в файл, даже если физическая печать ограничена.
Ограничения на основе разрешений подходят, когда владелец документа доверяет получателю, но хочет установить четкие границы использования. Консультант, предоставляющий клиенту проект отчета, доверяет клиенту, но хочет предотвратить случайную печать.
Для внутренних корпоративных документов разрешения могут усилить политику компании в отношении обработки документов. Финансовый отчет, распространяемый с ограничениями на печать, поддерживает политику, согласно которой конфиденциальные финансовые данные не следует оставлять на принтерах.
Разрешительный подход к контролю документов наиболее эффективен в сочетании с культурой безопасности документов. Получатели, которые понимают и уважают причины ограничений, с большей вероятностью будут их соблюдать.
При настройке разрешений для просмотра только на экране также рассмотрите возможность открытия документа в определенном режиме просмотра. Полноэкранный режим или режим по размеру страницы оптимально представляют документ для чтения на экране.
Разрешения на аннотации позволяют получателям добавлять в документ комментарии, выделения и рисунки. Эти аннотации хранятся в PDF-файле и могут быть просмотрены владельцем документа при возврате файла.
После окончания периода проверки владелец документа может снять ограничения разрешений и распространить окончательную версию для печати, отражающую жизненный цикл документа от черновика до публикации.
| Флаг разрешения | Настройка просмотра экрана | Эффект при отключении |
|---|---|---|
| Печать | Не разрешено | Кнопка «Печать» неактивна в средстве просмотра |
| Копирование контента | Допустимый | Включает доступ к программе чтения с экрана и текстовый поиск. |
| Аннотации | Допустимый | Получатели могут добавлять комментарии и выделять |
| Редактирование документов | Не разрешено | Предотвращает изменение контента |
| Извлечение страницы | Не разрешено | Предотвращает разделение документа |
Модель разрешений в PDF была разработана для мира, где документы передавались доверенным лицам, которым требовались рекомендации по правильному использованию, а не принуждение к действиям злоумышленников. Модель отражает эту философию дизайна: она сигнализирует о намерении, а не обеспечивает абсолютную защиту.
PDF-файл с ограничениями на печать открывается в средстве просмотра, которое применяет разрешения. Команда «Печать» может полностью отсутствовать в меню, быть неактивной или присутствовать, но при нажатии на нее будет отображаться ошибка. Конкретное поведение зависит от реализации средства просмотра. Adobe Acrobat выделяет опцию «Печать» серым цветом. Некоторые программы просмотра браузеров просто не включают кнопку «Печать».
Пароль разрешений должен отличаться от открытого пароля. Использование одного и того же пароля для обоих подрывает модель безопасности, поскольку любой, кто может открыть документ, также может изменить разрешения. Открытый пароль контролирует доступ. Пароль разрешений контролирует использование. Разные пароли для разных целей.
Для документов, распространяемых через систему управления обучением или защищенный клиентский портал, платформа может применять собственные средства контроля доступа, которые переопределяют или дополняют разрешения PDF. Документу на портале только для просмотра не требуются ограничительные разрешения PDF, поскольку портал предотвращает загрузку. Разрешения становятся второстепенным уровнем.
Тестирование конфигурации разрешений должно включать попытку печати из средства просмотра PDF-файлов, попытку печати из браузера, если PDF-файл открывается в браузере, а также попытку использования сочетаний клавиш, таких как Ctrl+P, которые могут обойти ограничения меню средства просмотра. Тест показывает, применяются ли разрешения последовательно на всех путях печати.
После настройки разрешений убедитесь, что инструменты аннотаций остаются доступными. Откройте PDF-файл и убедитесь, что инструменты комментариев, выделения и рисования активны. Неверно настроенный набор разрешений, который случайно отключает аннотации, лишает смысла возможность просмотра экрана с обратной связью.
Получателям, которым необходимо распечатать документ, несмотря на ограничения, например рецензенту с нарушением зрения, которому для доступности требуется печатная копия, должна быть предоставлена отдельная версия для печати. Ограниченная версия предназначена для широкой аудитории. Версия для печати предоставляется по запросу с объяснением необходимости доступа.
Ограничение печати в сочетании с разрешениями на аннотации создает документ, который поддерживает совместное рассмотрение с соблюдением предпочтений владельца по распространению.