Um documento confidencial é armazenado no sistema de gerenciamento de documentos corporativos. A equipe de conformidade precisa saber quem o visualizou e se alguém o imprimiu. O próprio PDF não pode rastrear isso. O sistema de gerenciamento de documentos pode, registrando cada evento de acesso e associando-o ao usuário autenticado.
PDF Security o rastreamento é um recurso em nível de sistema, não em nível de arquivo. O formato PDF não possui mecanismo integrado para ligar para casa quando aberto ou impresso. O rastreamento exige que o PDF seja acessado por meio de um sistema que registre eventos de acesso.
Como os sistemas de gerenciamento de documentos rastreiam o acesso ao PDF
Quando um usuário abre um PDF por meio de um DMS, o sistema registra o evento: identidade do usuário, identificador do documento, ação, visualização ou impressão, carimbo de data/hora e endereço IP. A entrada de log é criada pelo DMS, não pelo PDF. O PDF não sabe que está sendo rastreado.
Fluxo de trabalho PDF O rastreamento é mais eficaz quando o DMS é a única forma de acessar o documento. Se os usuários puderem baixar o PDF e abri-lo localmente, o acesso local não será rastreado. O rastreamento cobre apenas o acesso através da interface DMS.
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O que o rastreamento pode ou não dizer a você
O rastreamento pode informar quem acessou qual documento e quando. Ele pode distinguir entre visualização e impressão. Ele não pode dizer o que o usuário fez com as informações após acessá-las, se fez anotações, compartilhou o conteúdo verbalmente ou se lembrou de detalhes importantes.
Os registros de acesso Arquivo PDF fornecem uma trilha de auditoria para conformidade e investigação. Se um documento vazar, o log de acesso identifica quem teve acesso a ele, estreitando o escopo da investigação.
WukongPDF fornece processamento de documentos através do navegador. Para rastreamento, a integração do sistema de gerenciamento de documentos fornece recursos de auditoria.
Configurando o rastreamento DMS para documentos PDF
A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos rastreia o acesso ao PDF por padrão como parte do registro de auditoria. Verifique se os eventos específicos do PDF, como impressão e download, estão incluídos na configuração do log de auditoria.
Considerações de privacidade para rastreamento de documentos
O rastreamento de acesso a documentos coleta informações de identificação pessoal sobre o comportamento do usuário. Certifique-se de que o rastreamento esteja em conformidade com os regulamentos de privacidade aplicáveis e as políticas de monitoramento de funcionários.
Os sistemas de gerenciamento de documentos rastreiam o acesso ao PDF no nível do arquivo por padrão. O rastreamento em nível de página requer configuração adicional ou recursos DMS especializados. A maioria dos sistemas registra que um usuário abriu um documento, e não quais páginas ele visualizou nele.
Algumas plataformas DMS suportam análises em nível de página por meio de um visualizador de PDF personalizado que informa quais páginas foram exibidas e por quanto tempo. O visualizador é um componente do DMS, não um visualizador de PDF padrão. O rastreamento depende do acesso do usuário ao documento através do visualizador DMS.
O rastreamento de impressão em um DMS normalmente registra que um comando de impressão foi emitido, e não se o trabalho de impressão foi concluído com êxito ou quantas cópias foram produzidas. A fila da impressora e a saída física estão fora do escopo de rastreamento do DMS.
A trilha de auditoria para acesso a documentos deve ser mantida por um período consistente com a política de retenção de documentos da organização e com quaisquer requisitos regulamentares aplicáveis. Os registos de acesso a documentos financeiros poderão ter de ser conservados durante sete anos ou mais.
Os relatórios de acesso a documentos podem ser gerados a partir dos registros de auditoria do DMS para fornecer um histórico cronológico de quem acessou um documento, quando e quais ações foram executadas. Esses relatórios apoiam auditorias de conformidade, investigações de segurança e análises de governança de informações.
O administrador do DMS pode configurar alertas para padrões de acesso específicos, como um usuário acessando um número incomumente grande de documentos em um curto período ou acessando documentos fora do horário normal de trabalho. Esses alertas oferecem suporte à detecção de ameaças internas.
Para documentos altamente confidenciais, o DMS pode exigir uma justificativa de acesso que o usuário deve fornecer antes de o documento ser aberto. A justificativa é registrada no log de auditoria junto com o evento de acesso, fornecendo contexto para a ocorrência de cada acesso.
Colocar uma marca d'água em cada página com a identidade do acessador e o carimbo de data e hora de acesso no momento da visualização fornece um impedimento visível que complementa a trilha de auditoria do DMS. A marca d'água aparece na tela e em qualquer saída impressa, vinculando a cópia física ao evento de acesso.
O próprio PDF pode incluir JavaScript que relata eventos de acesso a um servidor quando o documento é aberto em um visualizador habilitado para JavaScript. Essa abordagem funciona independentemente do DMS, mas é menos confiável porque depende do suporte JavaScript do visualizador.
Os recursos de limpeza remota em algumas plataformas DMS protegidas por DRM permitem que o proprietário do documento revogue o acesso a um documento mesmo depois de ele ter sido baixado para um dispositivo destinatário. Na próxima vez que o documento for aberto, o visualizador verifica o status do acesso e bloqueia o acesso se for revogado.
A tensão entre o rastreamento de documentos para segurança e a privacidade dos funcionários deve ser gerenciada de acordo com as leis e políticas organizacionais aplicáveis. Os funcionários devem ser informados sobre qual rastreamento de acesso a documentos está em vigor e como os dados são usados.
Para compartilhamento externo de documentos, o DMS pode fornecer um portal seguro onde partes externas autenticam e acessam documentos sob condições rastreadas. O portal fornece o mesmo nível de rastreamento de acesso para usuários externos e internos.
Os logs de acesso do DMS são documentos confidenciais que devem ser protegidos contra acesso e modificação não autorizados. Um incidente de segurança envolvendo acesso a documentos é agravado se os logs que identificariam o incidente tiverem sido adulterados.
A revisão regular dos registros de acesso do DMS pelas equipes de segurança da informação ou conformidade identifica padrões de acesso incomuns que podem indicar violações de políticas ou incidentes de segurança que exigem investigação.
O rastreamento em um DMS fornece responsabilidade e segurança para documentos confidenciais distribuídos dentro de uma organização.
A trilha de auditoria criada pelo rastreamento DMS serve como registro probatório no caso de um incidente de segurança ou investigação de conformidade.
O rastreamento no nível da página fornece visibilidade granular sobre quais seções de um documento receberam mais atenção dos revisores.
Os recursos de rastreamento do DMS devem ser configurados durante a implementação do sistema para capturar o nível de detalhe necessário sem registro excessivo.
Os relatórios de acesso gerados a partir de dados de rastreamento do DMS apoiam a governança de informações, identificando documentos que são acessados com frequência ou nunca acessados.
A combinação de rastreamento DMS e permissões de PDF cria uma abordagem de segurança em camadas onde o acesso é controlado e monitorado.
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