Uma pasta de trabalho do Excel contém uma dúzia de planilhas. Cada planilha possui tabelas de dados brutos e um ou dois gráficos que resumem os dados visualmente. Você precisa enviar os gráficos ao seu gerente como um PDF limpo, sem os dados subjacentes, sem as outras planilhas, sem as linhas de grade e os números das linhas que pertencem a uma planilha, mas não a uma apresentação. Exportar apenas os gráficos evita que seu gerente percorra dados irrelevantes e apresenta as informações em sua forma mais clara.
A capacidade de exportar Excel para PDF com saída somente de gráfico está incorporada no Excel, mas os controles são distribuídos em várias configurações que são fáceis de perder. Uma vez configurado corretamente, o processo produz um PDF de várias páginas onde cada página é um gráfico, formatado de forma limpa e pronto para compartilhamento.
Selecionando gráficos para uma exportação de PDF somente gráfico
A primeira etapa é isolar os gráficos que deseja exportar. O Excel pode exportar uma planilha inteira como PDF, incluindo todos os gráficos dessa planilha e todas as células de dados. Para exportar apenas gráficos, você pode mover os gráficos para planilhas de gráfico dedicadas, que são guias especiais de planilha que contêm um único gráfico sem células de dados, ou selecionar apenas os objetos do gráfico antes de exportar.
Mover gráficos para planilhas de gráficos é a abordagem mais limpa para exportações recorrentes. Clique com o botão direito em um gráfico e selecione Mover gráfico. Escolha Nova Planilha e dê à planilha um nome descritivo, como Gráfico de Vendas ou Tendência de Receita. Repita para cada gráfico. Quando todos os gráficos estiverem em planilhas de gráfico dedicadas, selecione em grupo essas guias de planilha e exporte. O PDF resultante contém uma página por planilha de gráfico, com cada gráfico preenchendo a página.
Para exportações ad hoc nas quais você não deseja reorganizar a pasta de trabalho, selecione todos os gráficos em uma planilha mantendo pressionada a tecla Ctrl e clicando em cada gráfico. Com os gráficos selecionados, utilize a função Exportar ou Salvar como e escolha PDF. O Excel solicita que você escolha entre exportar a pasta de trabalho inteira, a planilha ativa ou a seleção. Escolha Seleção. Somente os gráficos selecionados serão exportados.
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Definindo configurações de exportação para saída de gráfico limpo
Antes de exportar, verifique a configuração da página de cada planilha de gráfico ou da planilha que contém os gráficos selecionados. Defina a orientação da página para corresponder à proporção do gráfico. Um gráfico amplo se beneficia da orientação paisagem. Um gráfico alto se beneficia do retrato. Na guia Layout da página, defina as margens como Estreitas para maximizar o tamanho do gráfico na página.
Remova elementos estranhos que aparecem na página impressa. Na guia Layout de página, desmarque as opções para imprimir linhas de grade e títulos. Essas configurações afetam a saída impressa e em PDF. As linhas de grade ao redor das células vazias e os números das linhas e letras das colunas que identificam as posições das células são úteis em uma planilha, mas desorganizam um gráfico PDF.
Para Gráficos PDF que serão inseridos em outros documentos, defina o fundo da planilha de gráfico como branco e remova quaisquer guias da planilha, barras de fórmulas ou barras de status da visualização antes de exportar. A página PDF exportada deve conter apenas o gráfico em um fundo branco, sem elementos visíveis da interface da planilha. Isso produz o resultado mais limpo quando o PDF é compartilhado ou incorporado.
Lidando com vários gráficos em planilhas diferentes
Quando os gráficos estão espalhados por diversas planilhas, a abordagem de planilha de gráfico descrita acima é a maneira mais confiável de coletá-los para exportação. Mova cada gráfico para sua própria planilha de gráfico e agrupe as guias da planilha de gráfico clicando em cada uma delas com a tecla Ctrl pressionada. Com as planilhas do gráfico agrupadas, exporte para PDF. O arquivo resultante tem uma página por gráfico na ordem em que as planilhas do gráfico aparecem na pasta de trabalho.
Se mover gráficos não for prático, crie uma nova planilha que sirva como uma página de coleção de gráficos. Copie cada gráfico e cole-o como uma imagem vinculada na página da coleção. Organize as imagens vinculadas verticalmente. Exporte a página da coleção como uma única página PDF. A limitação é que todos os gráficos aparecem em uma página, o que pode torná-los muito pequenos se houver muitos gráficos.
WukongPDF pode processar o arquivo PDF Export exportado após a criação, dividindo uma página de vários gráficos em páginas individuais ou cortando cada gráfico para remover o excesso de espaço em branco. As ferramentas baseadas em navegador permitem ajustar a saída sem retornar ao Excel e reexportar.
Quando incluir dados e quando exportar apenas gráficos
PDFs somente gráficos são apropriados para apresentação e comunicação. O gestor que analisa os resultados trimestrais precisa ver as linhas de tendência, e não os 5.000 pontos de dados por trás delas. O cliente que analisa uma proposta precisa ver o gráfico de crescimento projetado, e não a planilha de premissas subjacentes. A remoção dos dados do documento compartilhado concentra a atenção no resumo visual, que é a finalidade de um gráfico.
PDFs com gráficos e dados são apropriados para verificação e auditoria. O analista que verifica os números precisa ver tanto o gráfico quanto os dados que o produziram. O regulador que analisa uma submissão precisa verificar se o gráfico representa com precisão os dados de origem. Nestes casos, exporte a planilha com a tabela de dados e o gráfico, claramente identificados para que a relação entre eles seja óbvia.
Automatizando exportações regulares de PDF de gráficos
Se você exportar o mesmo conjunto de gráficos em uma programação recorrente, automatize o processo. O Excel oferece suporte a macros VBA que podem selecionar planilhas de gráficos específicas, configurar a configuração da página e exportar para PDF com um único clique. Grave uma macro das etapas de exportação uma vez e execute a macro para cada exportação subsequente. O tempo economizado aumenta com cada ciclo de relatório.
Ao exportar gráficos para PDF, a formatação do gráfico conforme aparece na tela é exatamente a que aparecerá no PDF. Antes de exportar, revise cada gráfico com zoom de 100% e verifique se há rótulos de eixo truncados, rótulos de dados sobrepostos ou entradas de legenda que se estendem além da área do gráfico. Esses problemas de formatação são fáceis de perder na visualização da planilha, mas tornam-se óbvios na saída do PDF.
Os modelos de gráficos do Excel podem padronizar a aparência de vários gráficos antes da exportação para PDF. Crie um modelo de gráfico com cores, fontes e layout de sua preferência. Aplique o modelo a cada gráfico antes de exportar. O PDF resultante tem um estilo visual consistente em todos os gráficos, que parece mais profissional do que gráficos com formatação variada exportados sem padronização.
Para gráficos que serão inseridos em outros documentos, considere exportar cada gráfico como um arquivo PDF individual e depois inserir os PDFs no documento de destino. Os gráficos PDF inseridos no Word ou PowerPoint mantêm sua qualidade vetorial e são dimensionados de forma limpa para qualquer tamanho. Essa abordagem produz melhores resultados do que copiar e colar gráficos diretamente entre aplicativos do Office.
O tamanho da página do PDF exportado é determinado pela configuração da folha de gráfico ou da página da planilha. Se o gráfico parecer muito pequeno na página PDF, aumente as margens da página para os valores mínimos e configure o gráfico para preencher a área imprimível. Para planilhas de gráfico, o gráfico é dimensionado automaticamente para preencher a página. Para gráficos incorporados em planilhas normais, pode ser necessário redimensionar o gráfico manualmente antes de exportá-lo.
Gráficos dinâmicos que são atualizados a partir de fontes de dados variáveis são exportados como imagens estáticas do estado atual. O PDF captura um instantâneo dos dados tal como existem no momento da exportação. Se os dados de origem mudarem amanhã, o gráfico PDF permanecerá congelado no estado de exportação. Para relatórios atualizados regularmente, o processo de exportação deve ser a etapa final no fluxo de trabalho do relatório, realizado somente após todos os dados terem sido verificados e finalizados.
PDFs acessíveis exportados do Excel devem incluir texto alternativo para cada gráfico. O Excel permite que você adicione texto alternativo aos gráficos por meio da caixa de diálogo Formatar área do gráfico na seção Texto alternativo. Descreva a finalidade do gráfico e a principal tendência ou comparação que ele ilustra. Os leitores de tela anunciam esse texto alternativo quando encontram o gráfico no PDF, tornando o conteúdo do gráfico acessível para usuários que não conseguem visualizá-lo.
Excel para Microsoft 365 inclui um recurso Exportar em Arquivo, Exportar, Criar PDF que fornece mais controle sobre a saída do que a opção básica Salvar como PDF. O recurso Exportar permite especificar quais partes da pasta de trabalho incluir, definir a orientação da página por planilha e escolher se deseja incluir propriedades do documento e tags de acessibilidade na saída final do PDF.
Gráficos que exigem atualização e reexportação frequentes, considere vincular a exportação de PDF a uma macro ou a um fluxo do Power Automate. Automatizar a exportação garante a consistência entre os ciclos de relatórios e elimina o risco de erros manuais de exportação, como incluir planilhas erradas, esquecer de atualizar um gráfico antes de exportar ou aplicar configurações de configuração de página inconsistentes.
Os gráficos que usam formatação condicional ou escalas de cores dinâmicas baseadas em valores de células podem aparecer de maneira diferente no PDF e no Excel. O PDF captura a aparência do gráfico no momento da exportação, incluindo o estado atual da formatação condicional. Se os dados subjacentes mudarem e a formatação condicional for ajustada, o gráfico PDF não refletirá esses ajustes, a menos que seja reexportado.
Um processo de exportação de gráficos em PDF bem organizado transforma horas de extração manual de gráficos em um fluxo de trabalho repetível que produz resultados consistentes e profissionais em cada ciclo de relatório, sem o risco de erro humano.
| Abordagem de exportação | Saída | Melhor para | Limitação |
|---|---|---|---|
| Mover gráficos para planilhas de gráficos | Um gráfico por página PDF | Exportações recorrentes; saída mais limpa | Requer modificação da pasta de trabalho |
| Selecionar gráficos + seleção de exportação | Somente gráficos selecionados | Exportações únicas | Os gráficos devem estar na mesma planilha |
| Página de coleção de gráficos | Todos os gráficos em uma página | Visão geral rápida | Os gráficos podem ser muito pequenos |
| Automação macro VBA | PDF consistente de várias páginas | Exportações recorrentes programadas | Requer configuração de macro |
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