Preencher um formulário PDF leva tempo. Digitando detalhes em cada campo, verificando as informações, certificando-se de que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos. Clique em Salvar, feche o arquivo, confiante de que os dados estão armazenados. Abrindo-o mais tarde para encontrar todos os campos vazios, como se os últimos 20 minutos de digitação nunca tivessem acontecido. O formulário foi preenchido. Os dados não foram salvos.
A maioria dos visualizadores de PDF não são aplicativos de salvamento de formulários. Eles permitem que você preencha. Eles não deixam você ficar.
Entender por que Formulários PDF perdem dados após o preenchimento requer saber a diferença entre um formulário preenchível e um formulário salvável, e quais visualizadores de PDF suportam o salvamento de dados de formulário. As ferramentas Edit PDF de WukongPDF podem ajudar no preenchimento de formulários, e a explicação abaixo cobre por que os dados desapareceram e como evitá-lo.
A diferença entre preencher e salvar um formulário PDF
Preencher significa digitar dados nos campos do formulário exibidos pelo visualizador. Os dados existem na memória, mas não foram gravados no arquivo PDF no disco. Salvar significa gravar esses dados da memória no PDF para que persistam após o visualizador fechar. Nem todos os visualizadores podem salvar dados de formulário. Adobe Acrobat Reader pode. A maioria dos visualizadores baseados em navegador não consegue. A visualização da Apple pode. Muitos aplicativos móveis de PDF não conseguem.
A capacidade de salvar depende se o visualizador inclui bibliotecas de salvamento de formulários licenciadas pela Adobe ou uma implementação equivalente. Os visualizadores gratuitos geralmente incluem o preenchimento de formulários para tornar o produto útil, mas restringem o salvamento para incentivar a atualização. O formulário é preenchido. Os dados parecem permanentes. Ele desaparece quando o visualizador fecha porque a operação de salvamento nunca aconteceu.
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Quais visualizadores de PDF podem salvar dados de formulário
Adobe Acrobat Reader DC, a versão gratuita, salva os formulários preenchidos como expectativa básica. O Adobe Acrobat Pro salva formulários e também pode editar os próprios campos do formulário. O Apple Preview no macOS salva formulários preenchidos para a maioria dos tipos de campos de formulário padrão. Foxit Reader e PDF-XChange Editor salvam formulários preenchidos em suas versões gratuitas.
Os visualizadores baseados em navegador, Chrome, Edge, Firefox, Safari, geralmente não conseguem salvar dados de formulário. Eles podem preencher formulários e imprimir a versão preenchida, capturando os dados no papel, mas não no arquivo. Os visualizadores móveis variam. PDF Expert no iOS pode salvar formulários. Muitos aplicativos PDF móveis gratuitos não podem. A matriz de capacidade é fragmentada e descobrir que seu visualizador não pode salvar após preencher o formulário é uma experiência comum e frustrante do usuário.
Imprimir em PDF como solução alternativa quando salvar não estiver disponível
Quando um visualizador puder preencher, mas não salvar, imprima o formulário preenchido em um novo PDF. A saída impressa captura campos de formulário e seu conteúdo como conteúdo de página estática. O novo PDF não pode ser preenchido, os campos são achatados na página, mas os dados são preservados permanentemente. Isso produz um registro somente leitura do formulário preenchido, suficiente para a maioria dos propósitos de envio.
A limitação: o novo PDF não pode ser editado como formulário. Descobrir um erro após a impressão significa retornar ao formulário original, preenchê-lo novamente e imprimir novamente. Preencha e verifique todos os campos antes de imprimir. O PDF impresso é a resposta final. Não há como voltar atrás para editar campos individuais.
| Visualizador | Pode preencher? | Pode salvar? | Solução alternativa se não salvar |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader DC (gratuito) | Sim | Sim | Nenhum necessário |
| Visualização da Apple (macOS) | Sim | Sim (a maioria dos formulários) | Imprimir em PDF para formulários que não podem ser salvos |
| Visualizador integrado do Chrome/Edge/Firefox | Sim | Não | Imprima em PDF ou abra no Acrobat Reader |
| Aplicativos PDF móveis (varia) | Alguns | Alguns (PDF Expert, Xodo) | Imprima em PDF ou abra em um aplicativo que possa salvar |
| Adobe Acrobat Pro | Sim | Sim | Nenhum necessário |
Formulários estendidos e habilitação do leitor
Alguns formulários PDF usam recursos estendidos que exigem o Adobe Acrobat para serem salvos. Esses formulários foram criados no Acrobat Pro com extensões do Reader habilitadas, concedendo aos usuários do Acrobat Reader direitos adicionais, como salvar dados do formulário e adicionar assinaturas. Sem extensões do Reader, mesmo o Acrobat Reader pode não conseguir salvar. O criador do formulário controla se o formulário pode ser salvo fora do Acrobat Pro.
A habilitação do leitor é responsabilidade do criador do formulário, não do preenchedor do formulário. Se você receber um formulário que não pode ser salvo em nenhum visualizador, entre em contato com o remetente e solicite uma versão com leitor habilitado. Se o remetente não puder fornecer um, use a solução alternativa de impressão em PDF. O formulário preenchido será preservado mesmo se os campos preenchíveis forem perdidos.
Preenchimento de formulários em dispositivos móveis
O preenchimento de formulários móveis adiciona outra camada de complexidade. Um formulário salvo corretamente em um visualizador de PDF para desktop pode não ser salvo na versão móvel do mesmo visualizador porque o aplicativo móvel usa um mecanismo de renderização diferente com recursos diferentes. Teste um formulário no dispositivo e aplicativo específico que você usará antes de dedicar tempo para preenchê-lo.
O preenchimento de formulários entre dispositivos, começando em um telefone e terminando em um laptop, requer um visualizador que sincronize os dados do formulário por meio de armazenamento em nuvem. A sincronização na nuvem do Adobe Acrobat preserva os dados do formulário entre dispositivos quando ambos estão conectados à mesma conta da Adobe. Sem a sincronização na nuvem, os dados do formulário preenchidos em um dispositivo permanecem nesse dispositivo e não são transferidos para outro.
Prevenção de perda de dados em formulários futuros
Antes de investir tempo preenchendo qualquer formulário PDF, teste se o seu visualizador consegue salvá-lo. Digite um caractere de teste em um campo, salve, feche e reabra. Se o personagem permanecer, o visualizador poderá salvar e você poderá prosseguir. Se o campo estiver vazio, o visualizador não poderá salvar. Mude para um visualizador com capacidade de salvamento ou planeje usar a solução alternativa de impressão em PDF após o preenchimento.
Este teste de 10 segundos evita a frustração de perder 20 minutos de dados. Execute-o no primeiro formulário de cada nova fonte. Formulários de diferentes organizações usam diferentes ferramentas de criação com diferentes capacidades. Um visualizador que salva um formulário não pode salvar outro.
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