PDFs não são bloqueados por clientes de e-mail com a mesma frequência que arquivos executáveis, mas isso acontece – e quando isso acontece, a mensagem de erro geralmente não é muito clara sobre o motivo. As causas se dividem em duas categorias: o arquivo é genuinamente suspeito ou o servidor ou cliente possui uma política de segurança incomum que detectou um arquivo normal. Cada um tem uma correção diferente.
Limites de tamanho de anexo
O motivo mais comum pelo qual um e-mail não é entregue com um anexo PDF não é a segurança – é o tamanho. O Gmail limita os anexos a 25 MB. Muitos servidores de e-mail corporativos estabelecem limites de 10 MB ou até menos. Quando o e-mail é devolvido ou o anexo é removido, a mensagem de erro às vezes diz "anexo bloqueado" mesmo quando o verdadeiro problema é o tamanho do arquivo.
Verifique o tamanho do arquivo antes de assumir um problema de segurança. Se tiver mais de 10 MB, a compactação é o primeiro passo. A ferramenta PDF Compression de WukongPDF normalmente reduz o tamanho dos arquivos em 50-80% sem perda visível de qualidade. Um PDF de 25 MB compactado para 4 MB eliminará o limite de tamanho de quase todos os servidores de e-mail.
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O PDF contém executáveis incorporados ou JavaScript
PDFs podem tecnicamente conter JavaScript incorporado, anexos executáveis e outros conteúdos ativos. Esses recursos são legítimos em alguns contextos (formulários interativos, entrega de conteúdo incorporado), mas também são usados em ataques de phishing e distribuição de malware. Os sistemas corporativos de segurança de e-mail e os filtros de spam verificam os anexos PDF em busca desses elementos e bloqueiam os arquivos que os contêm.
Se o seu PDF foi criado a partir de uma ferramenta de design complexa, exportado de um aplicativo da web ou contém recursos interativos, ele pode incluir JavaScript que aciona filtros de segurança mesmo que o arquivo seja legítimo. A execução do PDF por meio de uma ferramenta de compactação ou otimização elimina muitos desses elementos de conteúdo ativo, geralmente produzindo um arquivo mais limpo que passa na verificação de segurança.
Políticas de segurança de e-mail corporativo
Alguns ambientes de correio corporativo usam plataformas de segurança de e-mail que verificam todos os anexos e colocam em quarentena qualquer coisa que corresponda a determinados padrões – não apenas malware, mas arquivos de fontes específicas, arquivos com um determinado tamanho, arquivos com metadados específicos ou arquivos enviados de domínios que não estão em uma lista aprovada. Essas políticas variam amplamente entre as organizações.
Se um destinatário disser que seu PDF foi bloqueado, mas outros anexos foram recebidos, pergunte ao departamento de TI qual é a política. Às vezes, a solução é tão simples quanto colocar seu domínio de e-mail na lista de permissões. Outras vezes, o destinatário pode acessar o arquivo por meio da interface de revisão de quarentena da plataforma de segurança.
PDFs protegidos por senha e scanners de segurança
Ironicamente, proteger um PDF com senha pode fazer com que ele seja bloqueado por alguns sistemas de segurança de e-mail. O verificador não consegue abrir e inspecionar o conteúdo criptografado, por isso trata o arquivo como potencialmente suspeito e o coloca em quarentena. Algumas políticas de segurança corporativa bloqueiam explicitamente anexos criptografados por esse motivo.
Se o seu PDF protegido por senha estiver sendo bloqueado, compartilhe-o por meio de um link de armazenamento em nuvem – Google Drive, Dropbox ou OneDrive – e envie o link por e-mail. O link em si não é um anexo e ignora a verificação de anexos. Compartilhe a senha por meio de um canal separado.
Soluções alternativas quando o e-mail continua bloqueando o arquivo
Quando a entrega de anexos de e-mail falha consistentemente para um destinatário ou organização específica, um link de compartilhamento de arquivos é a alternativa mais confiável. Faça upload para o Google Drive ou Dropbox e compartilhe um link. O destinatário baixa diretamente do serviço em nuvem; o e-mail é apenas o veículo para o link, não o arquivo em si.
Para grandes volumes de PDFs bloqueados indo para a mesma organização, vale a pena conversar diretamente com sua equipe de TI para entender sua política específica. Uma entrada na lista de permissões para o seu domínio ou uma exceção para padrões de arquivo específicos resolve o problema permanentemente, em vez de exigir sempre uma solução alternativa.
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