Você adiciona comentários a um PDF e o envia a um colega para revisão. Eles abrem o arquivo e veem que cada comentário é atribuído ao usuário, ou ao nome de um computador anterior que você possuía há três anos, ou a alguém que nunca abriu este documento. As anotações estão corretas, mas o nome do autor anexado a elas está errado e você não consegue descobrir de onde o PDF está obtendo essas informações. O nome do autor PDF Annotation é obtido de uma configuração oculta nas preferências do visualizador de PDF, não de sua conta de usuário ou dos metadados do documento.
As ferramentas de anotação de PDF armazenam o nome do autor nas preferências do visualizador quando são instaladas pela primeira vez. Esse nome é então anexado a cada comentário, destaque e nota adesiva que você criar, independentemente do documento em que você está trabalhando ou da conta em que está conectado. O nome persiste até que alguém o altere manualmente nas preferências, o que a maioria dos usuários nunca faz porque não sabe que a configuração existe.
Onde os leitores de PDF obtêm o nome do autor da anotação
Cada leitor de PDF armazena o nome do autor da anotação em suas próprias preferências. Adobe Acrobat armazena-o em Editar, Preferências, Identidade. O nome neste campo se torna o autor de cada anotação criada. Se você instalou o Acrobat em um computador que foi usado anteriormente por outra pessoa ou se sua organização usou uma imagem de sistema genérica para configurar seu computador, o campo de identidade poderá conter um nome que não seja o seu.
Os visualizadores de PDF baseados em navegador lidam com os nomes dos autores de maneira diferente. Alguns usam o nome do perfil do navegador. Outros usam um identificador gerado aleatoriamente que aparece como uma sequência de caracteres. Outros ainda usam um nome padrão como Convidado ou Usuário. A inconsistência entre visualizadores significa que um comentário criado em um visualizador pode mostrar um nome de autor diferente de um comentário criado em outro visualizador no mesmo documento.
Os Metadados PDF no próprio documento não controlam o nome do autor da anotação. Os campos de metadados do documento, como Autor e Criador, descrevem quem criou o documento, não quem o está anotando. A alteração dos metadados do documento não altera o nome do autor que aparece nas novas anotações. Os dois são armazenados em locais completamente separados.
Experimente Editar PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.
Como o nome do autor errado é anexado aos seus comentários
O cenário mais comum é a instalação de um novo computador ou de um novo visualizador de PDF. O processo de instalação configura o campo de identidade com um valor padrão. Em alguns sistemas, o padrão deriva do nome de usuário do sistema operacional. Em outros, é uma string genérica como Usuário ou Revisor. Se a instalação não solicitar que você defina sua identidade, você poderá criar anotações por meses ou anos sem perceber que o nome do autor está errado.
Outro cenário ocorre em ambientes compartilhados. Um computador em uma sala de conferência ou espaço de trabalho compartilhado possui um visualizador de PDF com o campo de identidade definido para um nome de usuário anterior. Qualquer pessoa que use esse computador para fazer anotações em um PDF obtém o nome de usuário anterior em suas anotações. As anotações parecem ter sido escritas por alguém que nunca esteve na sala.
Um terceiro cenário envolve a migração do PDF Editor. Ao atualizar de uma versão de um editor de PDF para outra ou alternar de um editor para outro, as configurações de identidade podem não ser transferidas. O novo editor começa com sua própria identidade padrão e todas as anotações subsequentes usam essa identidade.
Como corrigir o nome do autor da anotação
No Adobe Acrobat, vá em Editar, Preferências, Identidade e atualize o campo Nome. Feche e reabra todos os PDFs abertos. Novas anotações usarão o nome atualizado. As anotações existentes mantêm o nome do autor original. A alteração da identidade não atualiza retroativamente as anotações já existentes no documento.
Em ferramentas PDF baseadas em navegador, a configuração de identidade pode estar nas configurações da ferramenta ou no perfil da conta. Algumas ferramentas usam seu nome de login automaticamente e não expõem uma configuração de identidade. Se a ferramenta baseada em navegador usar um identificador gerado, verifique se as configurações incluem uma opção para personalizar o nome de exibição.
WukongPDF processa anotações de PDF através do navegador, com identificação do autor com base nas configurações de perfil definidas. Verificar essas configurações antes de iniciar uma sessão de revisão garante que suas anotações contenham sua identidade correta.
Corrigindo o nome do autor em anotações existentes
A alteração do nome do autor nas anotações existentes requer a edição das propriedades da anotação. Na maioria dos editores de PDF, clique com o botão direito em uma anotação e selecione Propriedades. O nome do autor aparece como um campo na caixa de diálogo de propriedades. Alterá-lo atualiza essa anotação. Para alterar o nome do autor em múltiplas anotações, selecione todas elas, abra as propriedades e atualize o campo do autor.
Se você já distribuiu um PDF com nomes de autores de anotações incorretos, você tem duas opções. Você pode enviar uma versão corrigida com os nomes dos autores atualizados. Ou você pode enviar uma nota explicando que as anotações atribuídas a um determinado nome foram na verdade escritas por você, com uma descrição das anotações com as quais você contribuiu. A segunda opção é menos formal, mas pode ser suficiente para revisões internas em que os participantes confiam uns nos outros.
Prevenindo futuros problemas com nomes de autores
Verifique as configurações de identidade do visualizador de PDF como parte da rotina de configuração do seu novo computador ou novo software. A verificação leva trinta segundos e evita meses de anotações atribuídas incorretamente. Faça desta verificação um item padrão em sua lista de verificação de configuração, além de definir sua assinatura de e-mail e configurar sua impressora padrão.
Ao revisar documentos de forma colaborativa, estabeleça uma convenção para identificar os revisores no texto da anotação. Adicionar suas iniciais ou nome no início de cada comentário, como JS: esta seção precisa ser atualizada, fornece uma identificação redundante que funciona mesmo se o nome do autor da anotação estiver incorreto ou inconsistente entre os revisores.
As plataformas colaborativas de revisão de PDF adicionam outra camada de gerenciamento de nomes de autores. Essas plataformas normalmente usam a identidade de login como autor da anotação, substituindo quaisquer configurações locais de identidade do visualizador de PDF. Um revisor que faz login na plataforma com sua conta corporativa obtém sua identidade corporativa nas anotações. O mesmo revisor que abre o PDF diretamente no visualizador de PDF local obtém qualquer identidade configurada localmente. Essa discrepância pode fazer com que anotações da mesma pessoa apareçam com nomes diferentes, dependendo da ferramenta usada.
Ao exportar anotações de um PDF para um relatório resumido, os nomes dos autores são incluídos na exportação. Um resumo que mostra comentários com cinco nomes diferentes é mais difícil de interpretar do que aquele que mostra comentários de cinco revisores reais, porque alguns revisores podem ter criado comentários sob múltiplas identidades. Reconciliar os nomes dos autores das anotações antes de exportar o resumo produz um registro de revisão mais limpo.
Em fluxos de trabalho de revisão legal e regulatória, a identidade do autor da anotação tem importância probatória. Um comentário atribuído a um advogado ou responsável pela conformidade específico tem peso diferente de um comentário anônimo. As organizações com processos formais de revisão devem configurar as identidades dos revisores como parte da configuração da revisão, e não como uma reflexão tardia quando a revisão for concluída e as anotações estiverem sendo arquivadas.
A especificação PDF permite que as anotações contenham uma data de criação e uma data de modificação. Se uma anotação for editada após a criação, a data de modificação será atualizada, mas o nome do autor normalmente não. Uma anotação criada por um revisor e editada por outro mostrará o nome do autor original com o conteúdo atualizado. Isso pode causar confusão quando o conteúdo da anotação editada contradiz a posição original conhecida do revisor.
Para organizações que desejam padronizar identidades de anotação em suas equipes, a política de grupo ou a configuração gerenciada podem definir a identidade do visualizador de PDF durante a implantação do software. Definir a identidade para o e-mail corporativo do usuário ou login de rede garante consistência em todos os documentos. Essa configuração normalmente requer acesso de administrador de TI e é mais comum em organizações com práticas maduras de gerenciamento de documentos.
Quando vários revisores anotam o mesmo PDF usando dispositivos ou plataformas diferentes, os nomes dos autores das anotações podem se tornar uma mistura confusa de identidades corretas e incorretas. Antes de distribuir um documento para revisão, peça a todos os revisores que verifiquem as configurações de identidade do visualizador de PDF. Uma verificação de trinta segundos por cada revisor antes de começar evita horas de confusão quando o documento anotado é devolvido.
Os nomes dos autores das anotações em PDF são um pequeno detalhe que tem consequências enormes em fluxos de trabalho colaborativos. Um comentário atribuído incorretamente em uma revisão jurídica pode fazer com que uma sugestão de associado júnior seja tratada como orientação do parceiro. Uma anotação atribuída incorretamente em uma revisão de projeto pode enviar uma solicitação de revisão à pessoa errada. Reservar um tempo para verificar as identidades das anotações antes de iniciar uma revisão evita essas interrupções no fluxo de trabalho e a confusão que se segue.
O nome do autor da anotação pode parecer um pequeno detalhe de configuração, mas na revisão colaborativa de documentos, saber quem disse o que é essencial para avaliar o feedback. Uma verificação de identidade de trinta segundos antes de iniciar uma sessão de revisão evita a confusão de comentários atribuídos incorretamente e preserva o valor da contribuição de cada revisor.
Uma pequena configuração nas preferências do visualizador de PDF controla a identidade anexada a cada anotação que você cria, e verificar essa configuração antes de iniciar uma sessão de revisão evita horas de trabalho de limpeza posteriormente.
Verificar a configuração de identidade antes de começar garante que cada comentário tenha a atribuição correta.
Uma verificação rápida evita horas de limpeza.
| Visualizador | Onde alterar o nome do autor | Valor padrão |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat | Editar > Preferências > Identidade | Nome de usuário do sistema operacional ou usuário |
| Ferramentas baseadas em navegador | Configurações da ferramenta ou perfil da conta | Usuário genérico ou ID aleatório |
| Leitor Foxit | Arquivo > Preferências > Identidade | Nome de usuário do sistema operacional |
| Pré-visualização (macOS) | Não configurável; usa o nome do sistema | nome da conta macOS |
Experimente Editar PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.