Toda semana, em algum lugar do mundo, alguém imprime um formulário PDF, preenche-o à mão, digitaliza-o novamente e envia-o por e-mail. A sequência inteira leva quinze minutos e produz um resultado de qualidade inferior ao produzido apenas pela digitação no formulário. A razão pela qual isso continua acontecendo é uma suposição generalizada: que os formulários PDF devem ser impressos. Muitos deles não são – e os que são não precisam ser.
Os dois tipos de formulários PDF — e por que são importantes
Nem todos os formulários PDF são criados iguais. Entender com qual tipo você está lidando determina o que você pode fazer com ele.
Formulários PDF interativos possuem campos de formulário integrados - caixas de texto, caixas de seleção, menus suspensos, botões de opção. Clique em um campo e um cursor aparecerá. Digite sua resposta. Clique no próximo campo. Esses formulários foram projetados para serem preenchidos digitalmente. Eles salvam suas entradas, podem validar entradas e podem ser enviadas eletronicamente. Qualquer visualizador de PDF decente lida com eles.
Formulários PDF planos parecem formulários, mas não possuem campos interativos. As linhas e caixas são apenas elementos visuais – não há nada em que clicar. Normalmente, eles são criados digitalizando um formulário em papel ou projetando um layout de formulário no Word ou InDesign sem adicionar campos de formulário reais. Para preenchê-los digitalmente, você precisa de um PDF Editor que permite colocar texto em qualquer lugar da página.
Experimente Editar PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.
Por que o ciclo de impressão-digitalização persiste
O hábito de imprimir, digitalizar e-mail sobrevive por alguns motivos. Algumas pessoas simplesmente não sabem que o preenchimento de formulários digitais é possível. Outros tentaram clicar em um formulário PDF simples, descobriram que não funcionava e concluíram que o formulário não pode ser preenchido digitalmente – quando o verdadeiro problema era que o formulário não tinha campos interativos, não que o preenchimento digital fosse impossível.
Há também um fator de confiança. Assinar um documento impresso e digitalizá-lo parece mais oficial para algumas pessoas do que digitar um nome em um campo digital. Esta percepção está em grande parte desatualizada – nomes digitados em campos de assinatura PDF têm o mesmo peso legal que assinaturas manuscritas para a maioria dos documentos comerciais padrão na maioria das jurisdições – mas persiste.
O custo real do envio de formulários simples
Quando uma organização envia formulários PDF simples em vez de interativos, ela está transferindo um fardo para todos os destinatários. Alguém que recebe um formulário simples tem três opções: imprimir-preencher-digitalizar, usar um PDF Editor para digitar manualmente os campos do formulário ou devolver o formulário incompleto. Nada disso é isento de atrito.
Em escala, isso é importante. Uma empresa que envia formulários de admissão simples para cada novo cliente está adicionando minutos de atrito a cada integração. Um órgão governamental que publica formulários de inscrição simples cria uma barreira para qualquer pessoa que não tenha impressora. Um departamento de RH que circula internamente formulários simples está gerando uma sobrecarga de digitalização que não precisa existir.
A solução – converter formulários planos em interativos – é um investimento único que elimina o atrito recorrente. Formulários PDF interativos podem ser criados no Adobe Acrobat Pro ou por meio de diversas outras ferramentas. Depois de criados, eles não exigem nenhum esforço extra dos destinatários: abrir, clicar, digitar, salvar, enviar.
Como preencher um formulário simples sem imprimi-lo
Se você está recebendo um formulário simples e não deseja imprimi-lo, um editor PDF é a solução prática. Abra o formulário em uma ferramenta que permite adicionar texto em qualquer lugar da página – clique onde a resposta deve ir, digite-a e posicione-a sobre a linha ou caixa em branco. O editor PDF de WukongPDF em www.wukongpdf.com cuida disso: carregue o formulário simples, use a ferramenta de texto para preencher cada campo, baixe a versão completa.
O resultado parece mais limpo do que uma digitalização manuscrita: o texto digitado é mais fácil de ler, o arquivo permanece pequeno e não há etapa de digitalização. Para formulários que exigem assinatura, adicione-a digitalmente da mesma maneira. O PDF preenchido parece profissional e é mais fácil de ser processado pelo destinatário do que uma imagem digitalizada.
A única mudança que vale a pena fazer
Se você envia formulários para outras pessoas regularmente, converta-os em PDFs interativos. Se você recebe formulários simples regularmente, mantenha um editor PDF marcado e pule a impressora. De qualquer forma, o ciclo de impressão-digitalização-e-mail é um problema resolvido – basta saber que a solução existe.
Experimente Editar PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.