Quando você deve ou não remover uma senha de PDF
Um PDF protegido por senha tem um propósito. Impede que pessoas não autorizadas abram o documento ou restringe o que podem fazer com ele após a abertura. Remover a senha de um PDF é apropriado quando você é o proprietário autorizado do documento, conhece a senha e não precisa mais da proteção. Talvez o documento tenha sido protegido por senha para uma transferência de e-mail específica e agora precise ser armazenado em uma pasta compartilhada onde a senha impediria o acesso de colegas. Talvez você tenha criado o documento com uma senha e tenha decidido que o conteúdo não precisa realmente de proteção.
Remover uma senha de um PDF que você já pode abrir é uma operação simples, disponível na maioria das ferramentas de edição de PDF.
Armazenar a senha em um gerenciador de senhas ao receber o documento pela primeira vez evita problemas futuros de acesso.
Remover uma senha de um PDF que você não possui ou ao qual não tem autorização para acessar é uma questão totalmente diferente. Existe proteção por senha para impor as decisões de controle de acesso do proprietário do documento. Ignorá-lo sem autorização pode violar os direitos do proprietário, as políticas de uso aceitável da sua organização ou as leis aplicáveis. As instruções neste artigo pressupõem que você tenha acesso legítimo, o que significa que você conhece a senha atual e tem o direito de modificar as configurações de segurança do documento.
O processo Unlock PDF descrito aqui remove a proteção por senha de um documento que você já pode abrir. Se você tiver um PDF que não consegue abrir porque não possui a senha, a remoção da senha não é a abordagem apropriada. Entre em contato com o proprietário ou remetente do documento e solicite a senha. Se a senha for esquecida, algumas ferramentas de PDF oferecem recursos de recuperação de senha que tentam encontrá-la por meio de vários métodos, mas são ferramentas de recuperação, não de remoção. Eles tentam descobrir qual é a senha, e não ignorar a proteção sem ela.
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Removendo a senha de abertura de um PDF no Windows e Mac
No Windows, abra o PDF protegido por senha em um editor de PDF que suporte modificação de segurança. Digite a senha quando solicitado para abrir o documento. Vá para o menu Arquivo, selecione Propriedades ou Propriedades do Documento e encontre a guia Segurança. A guia Segurança mostra as configurações de segurança atuais, incluindo se uma senha de abertura ou de permissão está definida. Procure Alterar configurações, Remover segurança ou opção semelhante. Selecione-o e, quando solicitado a definir uma nova senha, deixe os campos de senha em branco. Salve o documento. A proteção por senha é removida e o PDF é aberto sem solicitar uma senha a partir desse momento.
No Mac, o aplicativo Preview integrado não pode remover senhas de PDF, mas várias ferramentas gratuitas de PDF para Mac podem. PDF Expert e PDFpen suportam remoção de segurança de documentos para os quais você tem senha para abrir. Abra o PDF na ferramenta, digite a senha e procure uma opção de segurança ou permissões de documento no menu Arquivo ou nas configurações do documento. Selecione a opção para remover a segurança e salvar o documento.
A ferramenta de remoção PDF Password de WukongPDF funciona em qualquer navegador e em qualquer sistema operacional. Carregue o PDF protegido por senha, digite a senha atual quando solicitado e a ferramenta produzirá uma versão sem senha para download. A abordagem baseada em navegador elimina a necessidade de instalar ou atualizar software PDF especificamente para remoção de senha.
Após retirar a senha, verifique se a operação foi bem-sucedida fechando e reabrindo o PDF. Ele deve abrir diretamente sem solicitar uma senha. Se ainda for solicitado, a remoção da senha não teve efeito e precisa ser tentada novamente, possivelmente com uma ferramenta diferente ou com a verificação de que a senha correta foi inserida durante o processo de remoção.
Remover restrições de edição e impressão enquanto mantém o documento aberto
Alguns PDFs possuem duas senhas separadas: uma senha de abertura que controla o acesso ao documento e uma senha de permissão que controla o que pode ser feito com ele. Um documento que abre sem senha, mas restringe impressão, cópia ou edição, tem apenas uma senha de permissão definida. A remoção dessas restrições requer a senha de permissões, que pode ser diferente de qualquer senha aberta.
O processo para remover restrições de permissões é semelhante à remoção de uma senha aberta. Abra o documento em um editor de PDF, acesse as configurações de segurança e selecione a opção para alterar ou remover a segurança. Quando a senha atual for solicitada, digite a senha de permissão, não a senha de abertura. Se você não tiver a senha de permissão, não poderá remover legitimamente as restrições por meio das configurações de segurança do documento.
Algumas ferramentas PDF Security podem remover restrições de permissões sem a senha de permissões, processando o documento por meio de um caminho de reexportação ou recriação que produz um novo PDF sem as restrições do original. Essa abordagem não quebra a senha nem ignora a criptografia. Ele cria um novo documento a partir do conteúdo renderizado do original, semelhante à impressão do documento em um novo PDF. O novo documento não é restrito, mas quaisquer recursos que dependam da estrutura interna do documento original, como campos de formulário, assinaturas digitais e metadados incorporados, poderão não sobreviver ao processo de recriação.
O que fazer após remover a senha
Após remover a proteção por senha, considere se o documento precisa de alguma segurança em seu novo contexto. A senha serviu a um propósito quando o documento foi criado. Se esse propósito não se aplicar mais, um PDF desprotegido será apropriado. Se o documento ainda contiver informações confidenciais, mas precisar ser acessível sem senha em um local específico, considere proteger o local em vez do arquivo. Uma pasta compartilhada com acesso limitado a usuários autorizados fornece segurança em nível de documento sem senhas por arquivo.
Renomeie a versão desprotegida do PDF para diferenciá-la do original protegido por senha. Acrescentar -Unprotected ou -NoPassword ao nome do arquivo deixa claro qual versão é qual e evita a confusão de ter dois arquivos com o mesmo nome, mas com propriedades de segurança diferentes. Armazene o original protegido por senha em um local separado e use a versão desprotegida para acesso diário.
Para documentos que serão distribuídos após a remoção da senha, verifique se a remoção foi concluída testando o arquivo em um dispositivo diferente ou em um visualizador de PDF diferente. Um PDF que abre sem aviso no computador onde a senha foi removida ainda poderá ser exibido em um computador diferente se a remoção não tiver sido totalmente aplicada. O teste em um segundo dispositivo detecta a remoção incompleta da senha antes que o documento seja distribuído aos destinatários que seriam bloqueados pela proteção restante.
As ferramentas PDF Security de WukongPDF incluem recursos de gerenciamento de senha que lidam com a adição e remoção de proteção de PDFs. O processo de remoção preserva a qualidade e o conteúdo do documento, ao mesmo tempo que elimina a solicitação de senha, produzindo um PDF padrão que abre normalmente em qualquer visualizador.
Para organizações que gerenciam grandes coleções de PDFs protegidos por senha, manter um registro seguro de todas as senhas de documentos é tão importante quanto os próprios documentos. Um gerenciador de senhas projetado para uso em equipe pode armazenar senhas de PDF junto com os locais dos documentos, com controles de acesso que restringem quem pode recuperá-las. Quando um membro da equipe sai da organização, seu acesso ao gerenciador de senhas é revogado, mas as senhas permanecem acessíveis aos membros autorizados da equipe que precisam abrir ou modificar os documentos protegidos.
O tamanho do arquivo de um PDF pode diminuir ligeiramente após a remoção da senha porque a sobrecarga de criptografia é eliminada. A criptografia que protege o documento adiciona uma pequena quantidade de dados ao cabeçalho do arquivo e agrupa o conteúdo do documento em um contêiner criptografado. A remoção da proteção remove essa camada de criptografia, o que pode reduzir o tamanho do arquivo em alguns quilobytes a algumas centenas de quilobytes, dependendo do método de criptografia usado. Essa redução de tamanho geralmente é insignificante, mas é um resultado normal do processo de remoção de senha e não uma indicação de que o conteúdo do documento foi perdido ou alterado.
Após remover a proteção por senha, teste o documento minuciosamente antes de distribuí-lo. Abra-o em um dispositivo diferente ou em um visualizador de PDF diferente. Verifique se todas as páginas são exibidas corretamente. Confirme se o documento pode ser impresso. Verifique se o texto pode ser selecionado e copiado se essas operações foram restritas anteriormente. Um documento que passa em todos esses testes em um segundo dispositivo é confirmado como totalmente desprotegido e pronto para uso normal por qualquer pessoa que o receba.
Se você recebe regularmente PDFs protegidos por senha do mesmo remetente, como extratos bancários mensais ou relatórios recorrentes de clientes, pergunte ao remetente se ele pode fornecer uma versão desprotegida para seus registros após a confirmação da entrega segura inicial. Muitas organizações aplicam proteção por senha como padrão para todos os PDFs enviados, mas estão dispostas a acomodar destinatários que preferem documentos desprotegidos para uso interno. Essa conversa muitas vezes elimina a necessidade recorrente de remover senhas de documentos que não necessitam de proteção contínua.
A maneira mais simples de garantir que você nunca perca o acesso a um PDF protegido por senha é armazená-la imediatamente após receber ou criar o documento, antes de precisar abri-lo uma segunda vez. Os gerenciadores de senhas facilitam isso, oferecendo o salvamento de senhas quando você as digita. Se você receber um PDF protegido por senha e inserir a senha em seu leitor de PDF, reserve um momento extra para salvá-la em seu gerenciador de senhas. Meses depois, quando você precisar abrir o documento novamente ou remover a proteção, a senha estará exatamente onde você esperava.
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