Uma caixa preta sobre o texto redigido é o símbolo universal de informações ocultas. Diz ao leitor que algo foi removido. Às vezes essa é a mensagem certa. Outras vezes, uma caixa preta é confusa ou alarmante. Uma demonstração financeira com retângulos pretos aleatórios sugere escândalo. Um documento legal com seções ocultas levanta suspeitas sobre o que está sendo escondido. Um formulário divulgado ao público com caixas pretas parece um documento governamental censurado.
Substituir o texto redigido por rótulos personalizados em vez de caixas pretas altera a mensagem de "algo está escondido aqui" para "esta informação foi removida por um motivo específico." O rótulo comunica a categoria da informação redigida, que muitas vezes é exatamente o que o leitor precisa saber.
Por que os rótulos de redação personalizados são importantes
Os rótulos de redação personalizados atendem a três propósitos. Eles informam ao leitor que tipo de informação foi removida, como "[Número do Seguro Social]" ou "[Número da conta]." Eles explicam por que, como "[Redigido para privacidade]" ou "[Confidencial - Produto de Trabalho de Advogado]." E fornecem um tratamento visual consistente que parece intencional e não suspeito. Um documento onde cada redação é rotulada como "[Informações Pessoais]" comunica que a redação foi realizada de forma sistemática para cumprimento da privacidade, e não seletivamente para ocultar fatos prejudiciais.
As etiquetas personalizadas são particularmente importantes para documentos divulgados sob leis de liberdade de informação ou compartilhados durante a descoberta durante litígios. A parte receptora precisa saber quais categorias de informações foram retidas e não apenas que algo foi retido. Uma redação denominada "[Privilégio Advogado-Cliente]" comunica a base legal para a retenção. Uma caixa preta não comunica nada, exceto que a parte produtora não quer que você leia o que está por baixo.
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Como aplicar rótulos de redação personalizados
A ferramenta de redação de WukongPDF inclui uma opção para definir texto de sobreposição personalizado. Em vez de selecionar uma caixa preta como marca de redação, selecione Texto personalizado. Digite o rótulo que deseja que apareça, como "[REDIGIDO]" ou "[SSN]." A ferramenta remove permanentemente o conteúdo subjacente e coloca o texto do rótulo em uma caixa sobre a área editada.
Escolha um formato de etiqueta que seja consistente em todo o documento. Escolha uma combinação de cor de texto e cor de fundo. O texto preto sobre um fundo cinza claro é legível sem ser áspero. O texto branco sobre fundo preto é tradicional, mas nítido. Texto em vermelho escuro sobre fundo branco com borda fina sinaliza redação legal. Seja qual for a combinação que você escolher, use-a de forma consistente. Estilos de redação mistos em um único documento parecem desleixados e prejudicam a mensagem de tratamento sistemático e cuidadoso das informações.
Projetando rótulos de redação eficazes
A etiqueta deve ser curta o suficiente para caber na caixa de redação sem ser cortada. Um rótulo como "[Informações de identificação pessoal redigidas de acordo com a política de privacidade]" não caberá em uma caixa de redação estreita sobre um único nome. Use abreviações ou códigos curtos para redações restritas e rótulos mais longos para redações mais amplas. Uma lista de códigos de abreviatura padrão no início do documento ajuda o leitor a decodificar os rótulos: SSN é igual ao Número do Seguro Social, ACN é igual ao Número da Conta, DOB é igual à Data de Nascimento.
O tamanho da fonte do texto do rótulo deve ser pequeno o suficiente para caber, mas grande o suficiente para ser lido. Texto de seis a oito pontos funciona para redações restritas. Nove a dez pontos funcionam para redações mais amplas. O rótulo deve ser centralizado na caixa de redação. Os rótulos alinhados à esquerda parecem desalinhados quando as caixas de redação variam em largura. A ferramenta PDF Redaction deve fazer a centralização automaticamente, mas verifique o resultado antes de finalizar.
Verificando redações personalizadas
Depois de aplicar redações de rótulos personalizados, verifique se o conteúdo original realmente desapareceu. O rótulo deve aparecer no lugar do texto original. Selecione e copie a área ao redor da redação. Cole-o em um editor de texto. O texto colado deve conter o rótulo de redação, e não o texto oculto original. Se o texto original aparecer na saída copiada, a redação não foi aplicada corretamente. O rótulo foi colocado como uma anotação e não como uma substituição permanente de conteúdo.
Pesquise no documento os termos redigidos. Uma pesquisa por um número de Seguro Social não deve retornar resultados. Se a pesquisa encontrar o texto editado, a redação perdeu essa instância. Isso geralmente acontece quando o texto aparece em um formato inesperado, como travessões ou espaços diferentes do padrão de pesquisa. Uma verificação sistemática de segurança do PDF, pesquisando cada termo redigido um por um, detecta esses descuidos antes que o documento saia do seu controle.
Um sistema prático de rotulagem de redação para organizações que divulgam regularmente documentos publicamente: crie códigos de redação padrão. As agências governamentais usam códigos como (b)(4) para segredos comerciais e (b)(6) para privacidade pessoal. A adoção de um sistema de código semelhante demonstra transparência porque o leitor sabe que o mesmo código carrega o mesmo significado em todo o documento e em várias versões.
Ao redigir dados semelhantes a planilhas em que uma coluna contém o mesmo tipo de informação em muitas linhas, um único rótulo para toda a coluna, como "[Número da conta]" é mais limpo do que rotular cada célula individualmente. Desenhe um amplo retângulo de redação cobrindo toda a coluna, aplique o rótulo uma vez e o leitor verá uma marca limpa e unificada em vez de quarenta pequenos rótulos aglomerados que são difíceis de ler e parecem desordenados.
Um fluxo de trabalho prático para documentos que serão editados diversas vezes para diferentes públicos: mantenha o arquivo original não editado como mestre e crie versões editadas específicas para o público a partir dele. O conselho de administração recebe uma versão com detalhes financeiros visíveis, mas informações pessoais ocultadas. O público recebe uma versão com informações financeiras e pessoais editadas. A equipe de auditoria interna recebe o original totalmente não editado. Cada versão é produzida aplicando um conjunto diferente de marcas de redação ao arquivo mestre e salvando uma cópia. O arquivo mestre permanece limpo. As versões específicas do público são rastreáveis até uma única fonte confiável. Esta abordagem é uma prática padrão para empresas de capital aberto que preparam divulgações de resultados, onde diferentes partes interessadas têm diferentes direitos de acesso à informação.
Os rótulos de redação personalizados também desempenham uma importante função de acessibilidade. Um leitor de tela que encontra uma caixa preta anuncia "gráfico" ou não diz nada, deixando o usuário sem saber que a informação foi removida. Uma redação rotulada diz em voz alta como "Redigido: Número do Seguro Social" ou "Removidos: informações pessoais" dando ao usuário do leitor de tela o mesmo contexto que um leitor com visão obtém ao ler o rótulo. Este é um detalhe que separa a conformidade básica da preparação de documentos genuinamente inclusiva. Ao criar documentos editados para distribuição pública, verifique os rótulos com um leitor de tela para confirmar se estão anunciados corretamente.
Uma consideração final para rótulos de redação em contextos legais e regulatórios: o próprio rótulo pode estar sujeito a contestação. Uma parte contrária no litígio pode argumentar que um rótulo como "Privilégio Advogado-Cliente" exagera a proteção e exige que um juiz analise o documento subjacente. Antes de aplicar rótulos de privilégio, confirme com o advogado se o material editado se qualifica genuinamente para a proteção reivindicada. Uma redação rotulada incorretamente pode ser pior do que nenhuma etiqueta, pois faz uma representação sobre o conteúdo oculto que mais tarde pode ser provada falsa. Em caso de dúvida, use rótulos neutros como "Redigido" ou "Informações retidas" que não fazem nenhuma afirmação sobre o motivo pelo qual o conteúdo foi removido.
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