A criação de um PDF preenchível – onde os destinatários podem clicar nos campos e digitar diretamente em vez de imprimir e escrever à mão – costumava exigir o Acrobat Pro. Isso não é mais verdade. Existem ferramentas gratuitas que adicionam campos de formulário interativos a um PDF existente e algumas que permitem criar um do zero.
O que é realmente um PDF preenchível
Um PDF preenchível possui campos de formulário interativos – caixas de texto, caixas de seleção, menus suspensos, botões de opção – incorporados ao documento. Quando alguém o abre em qualquer visualizador de PDF, pode clicar nesses campos e digitar ou selecionar valores. As informações preenchidas são salvas quando eles salvam o arquivo. Isso é diferente de apenas adicionar sobreposições de texto após o fato; os campos fazem parte da estrutura PDF e funcionam de forma consistente entre os visualizadores.
Vale a pena saber que sobreposições de texto simples — onde alguém abre o PDF e coloca uma caixa de texto onde precisa digitar — podem obter um resultado semelhante sem nenhum campo de formulário. Para um formulário que será usado internamente por pessoas familiarizadas com as ferramentas PDF, essa abordagem costuma ser mais rápida do que criar campos de formulário adequados. Campos preenchíveis adequados são mais importantes quando o formulário será enviado para pessoas que não se sentem confortáveis em colocar elementos de texto manualmente.
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Criação de formulário baseado em navegador
O editor PDF de WukongPDF permite adicionar campos de texto, caixas de seleção e outros elementos de formulário a um PDF existente no navegador. Carregue o documento, mude para o modo de campo de formulário e clique onde deseja colocar cada campo. Você pode definir nomes de campos, valores padrão e se um campo é obrigatório. Baixe o resultado e será um PDF preenchível totalmente funcional que funciona no Adobe Reader, Preview e na maioria dos outros visualizadores.
Para um formulário simples – alguns campos de texto, talvez algumas caixas de seleção – isso leva cerca de dez minutos. Formulários mais complexos com muitos campos, lógica condicional (mostre esta seção apenas se esta caixa de seleção estiver marcada) ou campos calculados precisam de um software dedicado de criação de formulários, mas esses requisitos são incomuns para formulários comerciais diários.
PDF-XChange Editor: nível gratuito forte no Windows
O nível gratuito do PDF-XChange Editor inclui ferramentas de criação de campos de formulário que são mais capazes do que a maioria das opções baseadas em navegador. Você obtém campos de texto, caixas de seleção, botões de opção, listas suspensas, caixas de listagem e campos de assinatura. Abra o PDF, vá até a barra de ferramentas Formulários, selecione o tipo de campo desejado e desenhe-o na página. Cada campo pode ser configurado com um nome, dica de ferramenta, valor padrão e formatação. A versão gratuita adiciona uma marca d'água às páginas onde você usou determinados recursos pagos, mas os campos do formulário em si não acionam isso.
Começando a partir de um documento do Word
Se você estiver criando um formulário do zero, em vez de tornar um PDF existente preenchível, começar no Word e usar os controles de formulário integrados do Word (na guia Desenvolvedor) proporcionará uma melhor experiência de design. Você pode construir o layout visual usando as ferramentas de formatação do Word, adicionar campos de formulário e exportar para PDF. Os campos interativos são transferidos para o PDF na exportação e você acaba com um documento que parece sofisticado porque foi projetado em um processador de texto adequado, em vez de clicar em um PDF existente.
Para mostrar a guia Desenvolvedor no Word: Arquivo → Opções → Personalizar faixa de opções → marque Desenvolvedor. Os controles do formulário estão na faixa do desenvolvedor em Controles. Use controles de conteúdo para campos que funcionarão no Word e PDF e teste o PDF exportado no Adobe Reader para confirmar se os campos se comportam conforme o esperado.
Testando antes de enviar
Sempre teste um PDF preenchível em pelo menos dois visualizadores diferentes antes de distribuí-lo. Os campos que funcionam na ferramenta do navegador usada para criá-los às vezes se comportam de maneira diferente no Adobe Reader, no Preview ou nos visualizadores móveis. Problemas comuns: campos de texto muito pequenos para o tamanho da fonte, caixas de seleção que não salvam seu estado e campos que aparecem na tela, mas não aparecem na impressão. Um rápido teste em seu próprio dispositivo antes de enviar detecta esses problemas antes que se tornem um problema do destinatário.
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