A conversão do Excel para PDF está integrada no próprio Excel, mas obter um resultado limpo – aquele em que a planilha se ajusta à página corretamente, é impressa no número certo de páginas e não corta colunas – requer alguns ajustes de configurações que muitas pessoas ignoram. A exportação padrão geralmente produz um PDF onde a planilha se espalha por mais páginas do que o esperado ou as colunas são cortadas nas bordas.
Configurando a área de impressão antes de exportar
Antes de exportar, defina a área de impressão para controlar exatamente o que será incluído no PDF. Selecione as células que deseja incluir, vá para Layout de página → Área de impressão → Definir área de impressão. Isso diz ao Excel para exportar apenas essa seleção, em vez de tudo na planilha, incluindo células vazias. Sem esta etapa, o Excel geralmente exporta uma grande região em branco à direita ou abaixo dos dados, produzindo um PDF com muitas páginas vazias.
Se a planilha for muito larga para caber em uma única página, vá para Layout da página → Dimensionar para caber e altere a configuração de largura para "1 página." Isso dimensiona o conteúdo horizontalmente para caber na largura de uma página, mantendo quantas linhas por página os dados exigirem. Para modelos financeiros amplos com muitas colunas, esta é muitas vezes a diferença entre um PDF legível e um onde falta metade dos dados.
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Exportando do Excel
No Excel para Windows: Arquivo → Exportar → Criar PDF/XPS. Isso produz um PDF adequado com texto vetorial e fontes incorporadas. Alternativamente, Arquivo → Imprimir → altere a impressora para Microsoft Print para PDF. Ambos funcionam, mas a rota Exportar produz uma saída um pouco melhor para documentos com tabelas e gráficos porque lida com o conteúdo vetorial de forma mais limpa do que o caminho de impressão.
No Excel para Mac: Arquivo → Salvar como → PDF ou Arquivo → Exportar → PDF. A versão Mac também aceita Command+P → Salvar como PDF através da caixa de diálogo de impressão. Para pastas de trabalho com várias planilhas, verifique se deseja exportar apenas a planilha ativa ou todas as planilhas - o padrão do Excel é a planilha ativa, portanto, se desejar todas as planilhas em um único PDF, altere a seleção na caixa de diálogo de exportação.
Exportando do Planilhas Google
Exportações do Planilhas Google via Arquivo → Download → Documento PDF. A caixa de diálogo de exportação tem mais opções de layout do que a maioria das pessoas imagina: tamanho do papel, orientação, escala (ajustar à largura, ajustar à altura ou uma porcentagem personalizada), margens e se devem incluir linhas de grade e cabeçalhos de linha/coluna. Dedicar um minuto para definir essas configurações antes de fazer o download produz um PDF muito mais utilizável do que aceitar os padrões.
Para planilhas grandes, a orientação paisagem geralmente funciona melhor que o retrato, e "Ajustar à largura" o dimensionamento evita que as colunas sejam agrupadas. Se a planilha contiver linhas de cabeçalho congeladas, a ativação de "Repetir linhas congeladas" nas opções de exportação carrega esses cabeçalhos para todas as páginas, o que torna os dados de várias páginas muito mais fáceis de ler.
Tratando o tamanho do arquivo de saída
PDFs do Excel com muitos gráficos, formatação condicional ou imagens incorporadas podem ser surpreendentemente grandes. Uma pasta de trabalho com 2 MB como um arquivo .xlsx pode produzir um PDF de mais de 15 MB se contiver muitos gráficos de alta resolução. Executar o PDF exportado por meio de uma ferramenta PDF Compression reduz isso significativamente – gráficos e gráficos incorporados são bem compactados e o conteúdo do texto nas células permanece nítido. Para PDFs enviados por e-mail ou carregados em um portal com limite de tamanho, a compactação vale a etapa extra.
Se os destinatários precisarem extrair os dados em vez de apenas visualizá-los, considere se um PDF é realmente o formato correto. Um PDF de uma planilha é uma representação visual fixa – os números estão lá, mas não podem ser vinculados a fórmulas, filtrados ou classificados. Para destinatários que precisam trabalhar com os dados em vez de apenas ler um relatório, compartilhar o .xlsx diretamente ou um link do Planilhas Google é melhor do que converter para PDF.
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