Odpowiedź zależy od tego, czym jest dokument i czego klient ma z nim zrobić. Propozycja, którą klient musi przejrzeć i zatwierdzić, ma inne wymagania niż umowa, którą musi podpisać, która ma inne wymagania niż dokument, który archiwizuje. Właściwe wykonanie tego oznacza mniej wiadomości e-mail dotyczących problemów z plikami i bardziej profesjonalne wrażenie.
W przypadku propozycji i raportów: czytelne, skompresowane, chronione
Dokumenty przeznaczone do czytania dla klienta — propozycje, raporty, prezentacje, studia przypadków — powinny otwierać się szybko, wyglądać dokładnie tak, jak zostały zaprojektowane i nie być niepotrzebnie duże. Priorytety to: osadzone wszystkie czcionki, aby układ renderował się poprawnie, rozmiar pliku skompresowany na tyle, aby można go było łatwo otworzyć i wysłać e-mailem, oraz opcjonalnie ustawione ograniczenia edycji, aby klient nie mógł przypadkowo zmodyfikować zawartości.
W przypadku tych dokumentów właściwym formatem jest standardowy plik PDF z osadzonymi czcionkami, skompresowany przy użyciu kompresji PDF do rozmiaru poniżej 5 MB. Nie chroń ich hasłem, chyba że istnieje konkretny powód — zmuszanie klienta do wprowadzenia hasła w celu otwarcia oferty powoduje konflikty, zanim jeszcze przeczyta pierwszą linijkę.
Spróbuj skompresować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Dla umów i porozumień: czyste, do podpisania, zamknięte po podpisaniu
Umowy muszą być jasnymi dokumentami, w których nie ma dwuznaczności co do wersji, na którą uzgodniono. Wyślij umowę w formacie standardowym PDF — do otwarcia nie jest wymagane hasło, ale najlepiej z ograniczeniami edycji, aby klient nie mógł zmieniać warunków. Upewnij się, że dokument zawiera autentyczny, możliwy do zaznaczenia tekst (nie skan), aby klient mógł go łatwo odczytać i aby służył długoterminowo.
Po podpisaniu przez obie strony w pełni wykonaną wersję należy wysłać z zastosowanymi ograniczeniami edycyjnymi — lub po prostu zaznaczyć w e-mailu, że jest to ostateczna podpisana wersja. Niektóre firmy stosują hasło do podpisanej wersji, aby zapobiec dalszym modyfikacjom; inne opierają się na konwencji i sygnaturze czasowej wiadomości e-mail jako rekordu.
Faktury: proste, spójne, łatwe do archiwizacji
Faktury są wystawiane przez zespół ds. rozliczeń klienta i muszą być łatwe do przeszukiwania. Mały plik PDF o przejrzystej nazwie z możliwością wyboru tekstu ułatwia ich wypełnianie i zmniejsza ryzyko opóźnienia płatności spowodowanego tym, że ktoś nie mógł znaleźć lub przetworzyć Twojej faktury. Przechowuj faktury o rozmiarze mniejszym niż 500 KB, używaj spójnego formatu nazewnictwa i upewnij się, że tekst jest prawdziwy (nie jest to skan ani obraz).
Systemy księgowe niektórych klientów wymagają określonych ustawień PDF — brak ochrony hasłem, brak ograniczeń dotyczących drukowania, należy wybrać tekst. Jeśli klient kiedykolwiek wspomni o problemach z przetwarzaniem faktur, należy to sprawdzić w pierwszej kolejności.
Dostawy i końcowe produkty pracy: Jakość archiwalna
Produkt pracy dostarczony do klienta – raporty końcowe, pliki projektowe wyeksportowane w formacie PDF, kompletna dokumentacja – powinny być w formacie najwyższej jakości, odpowiedniej do treści. W przypadku dokumentów, które klient będzie przechowywać długoterminowo lub udostępniać wewnętrznie, warto rozważyć PDF/A: jest on samowystarczalny, gwarantuje czytelność bez zewnętrznych zależności i jest akceptowany przez większość systemów archiwizacji.
W przypadku projektów wymagających dużej ilości projektów, gdzie liczy się jakość wizualna, nie należy kompresować agresywnie. Klient płaci za produkt pracy — dostarczaj go w pełnej jakości i pozwól mu skompresować, jeśli potrzebuje mniejszej wersji do konkretnego celu.
Uniwersalne najlepsze praktyki niezależnie od typu dokumentu
- Osadź wszystkie czcionki, aby dokument był poprawnie renderowany niezależnie od czcionek zainstalowanych przez klienta
- Używaj prawdziwego tekstu, a nie zeskanowanych obrazów — klient powinien mieć możliwość wyszukiwania i zaznaczania tekstu w dowolnym wysyłanym dokumencie
- Nazwij pliki profesjonalnie: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- W przypadku dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną rozmiar pliku nie powinien przekraczać 10 MB; użyj łącza do udostępniania plików w przypadku większych plików
- Przed wysłaniem przetestuj plik i sprawdź, czy wygląda prawidłowo i niczego nie brakuje
Plik PDF, który otwiera się czysto, wygląda dokładnie tak, jak powinien i jest łatwy do złożenia, to niewielki, ale spójny sygnał profesjonalnej jakości. To ten rodzaj rzeczy, której klienci nie zauważają, kiedy coś jest dobre, ale zdecydowanie zauważają, kiedy jest źle.
Spróbuj skompresować PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.