PDF/A to wersja PDF stworzona do długoterminowej archiwizacji. „A” oznacza archiwalne. Jest to norma ISO ograniczająca zawartość pliku PDF, dzięki czemu dokument będzie można niezawodnie otwierać i renderować za kilka dekad, bez konieczności korzystania z zewnętrznego oprogramowania, czcionek lub systemów, które mogą już nie istnieć. Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś wymóg zgłoszenia określający „format PDF/A”, dlatego.
Co PDF/A ogranicza
Standard PDF jest elastyczny — może odwoływać się do zasobów zewnętrznych, osadzać kod wykonywalny, używać szyfrowania, przesyłać strumieniowo zawartość ze źródeł zewnętrznych i korzystać z zastrzeżonych rozszerzeń. Cała ta elastyczność wiąże się z odpowiedzialnością za archiwizację. Jeśli standardowy plik PDF zawiera łącze do zewnętrznego serwera czcionek, który zostanie wyłączony lub korzysta z funkcji JavaScript, której przyszłe oprogramowanie nie obsługuje, dokument może nie zostać poprawnie wyświetlony za 20 lat.
PDF/A eliminuje to ryzyko, blokując funkcje tworzące zależności zewnętrzne. W szczególności PDF/A wymaga, aby wszystkie czcionki były osadzone w pliku, zakazuje szyfrowania i ochrony hasłem, uniemożliwia obsługę JavaScript i treści wykonywalnych, zabrania osadzania audio i wideo oraz wymaga zdefiniowania kolorów przy użyciu przestrzeni kolorów niezależnych od urządzenia.
Rezultatem jest samodzielny dokument: wszystko, co potrzebne do jego dokładnego renderowania, znajduje się w samym pliku. Brak połączenia z Internetem, brak zainstalowanych czcionek, brak konieczności stosowania wtyczek innych firm.
Wypróbuj ochronę PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
PDF/A-1, PDF/A-2 i PDF/A-3: Jaka jest różnica?
Istnieje wiele wersji PDF/A, każda oparta na ostatniej. PDF/A-1 (2005) to najbardziej restrykcyjna i najszerzej akceptowana metoda archiwizacji prawnej i rządowej. PDF/A-2 (2011) dodał obsługę kompresji, przezroczystości i podpisów cyfrowych JPEG 2000. PDF/A-3 (2012) umożliwia osadzanie dowolnych załączników w pliku PDF — przydatne na przykład do dołączania źródłowych danych XML do faktury PDF.
Każda wersja ma również poziomy zgodności: /A (dostępny, wymaga tagowania w celu zapewnienia dostępności) i /B (podstawowy, nie jest wymagane tagowanie dostępności). PDF/A-1b to najczęstszy wymóg, z którym się spotykasz — jest to punkt odniesienia zwykle określany przez sądy, agencje rządowe i systemy dokumentacji przedsiębiorstw.
Kiedy potrzebujesz PDF/A a standard PDF
PDF/A jest wymagany lub zalecany w określonych kontekstach: zgłoszenia prawne w wielu systemach sądowych, zgłoszenia do rejestrów rządowych, dokumentacja branżowa podlegająca regulacjom (opieka zdrowotna, finanse) oraz w każdej sytuacji, w której dokument musi być niezawodnie dostępny przez ponad 10 lat. UE, wiele amerykańskich agencji federalnych i liczne archiwa krajowe przyjęły PDF/A jako oficjalny format archiwizacji.
Do codziennego użytku – wysyłania dokumentów do klientów, udostępniania raportów, dystrybucji materiałów marketingowych – standard PDF jest w porządku i wręcz preferowany. Ograniczenia PDF/A stają się niewygodne, jeśli nie potrzebujesz długoterminowej archiwizacji. Nie można zabezpieczyć hasłem pliku PDF/A, co stanowi problem w przypadku poufnych dokumentów. Nie można osadzać wideo, co ma znaczenie w przypadku prezentacji interaktywnych.
Jak utworzyć plik PDF/A
Większość profesjonalnych aplikacji eksportujących pliki PDF udostępnia opcję PDF/A. W programie Microsoft Word przejdź do Plik → Zapisz jako → PDF, następnie kliknij Opcje i poszukaj pola wyboru Zgodny z ISO 19005-1. W programie Adobe Acrobat można bezpośrednio zapisywać lub konwertować do formatu PDF/A. LibreOffice obsługuje także eksport PDF/A z okna dialogowego eksportu PDF.
Jeśli masz już standardowy plik PDF, który należy przekonwertować na format PDF/A, proces konwersji sprawdza, czy nie ma zabronionych funkcji i albo automatycznie je poprawia, albo oznacza do sprawdzenia. Czcionki są osadzane, odniesienia zewnętrzne rozwiązywane, a niekompatybilne funkcje usuwane. Wynikiem jest nowy plik zgodny z PDF/A.
Czy potrafisz stwierdzić, czy PDF to PDF/A?
Tak. Pliki PDF/A zawierają metadane, które je identyfikują. Po otwarciu pliku PDF/A w programie Adobe Acrobat u góry pojawia się niebieski pasek wskazujący, że plik jest w trybie PDF/A i że niektóre funkcje są wyłączone. Inni przeglądający mogą wyświetlić podobny wskaźnik lub odnotować go we właściwościach dokumentu.
Możesz także sprawdzić właściwości dokumentu ręcznie: w większości przeglądarek PDF przejdź do Plik → Właściwości → Opis i poszukaj pól metadanych, które identyfikują wersję PDF/A i poziom zgodności.
W przypadku większości osób plik PDF/A pojawia się tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretna instytucja. Kiedy tak się dzieje, wymaganie zwykle określa wymaganą wersję i poziom zgodności — PDF/A-1b jest bezpiecznym ustawieniem domyślnym, jeśli wymaganie jest niejednoznaczne. Poza tymi konkretnymi kontekstami, standardowe narzędzia PDF i standardowy format PDF obsługują wszystko, czego potrzebujesz.
Wypróbuj ochronę PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.