Zeskanowany dokument zawiera odręczne notatki na marginesach. Komentarze dodane podczas spotkania, pytania dopisane obok akapitów, strzałki łączące powiązane punkty. Dokument jest przygotowywany do dystrybucji, a odręczne notatki zawierają wewnętrzną dyskusję, którą nie należy udostępniać. Redagowanie odręcznych notatek ze zeskanowanego pliku PDF zasadniczo różni się od redagowania tekstu pisanego na maszynie. Wpisany tekst jest przechowywany jako znaki w strukturze pliku PDF. Usunięcie go jest operacją cyfrową. Odręczne notatki są częścią obrazu strony. Usunięcie ich jest operacją edycji obrazu. Tekst nie istnieje jako dane. Istnieje tylko jako piksele.
Redagowanie odręcznych notatek wymaga cyfrowego zamalowania notatek na zeskanowanym obrazie lub fizycznej redakcji oryginalnego dokumentu i ponownego jego zeskanowania. Podejście cyfrowe jest szybsze. Podejście fizyczne jest bardziej niezawodne i stanowi jedyną metodę, która pozwala uzyskać zweryfikowane, zredagowane dane wyjściowe, odpowiednie do celów prawnych lub związanych ze zgodnością.
redakcja PDF treści pisanych odręcznie jest zadaniem manipulacji obrazem. To nie jest zadanie usuwania tekstu. Narzędzia i techniki różnią się od standardowej redakcji plików PDF.
Redakcja cyfrowa: malowanie odręcznych notatek
Otwórz zeskanowany plik PDF w edytorze PDF obsługującym rysowanie nieprzezroczystych kształtów. Wybierz narzędzie do rysowania prostokątnego lub dowolnego kształtu. Ustaw kolor wypełnienia na czarny lub jednolity kolor pasujący do tła strony. Narysuj każdą odręczną notatkę, całkowicie ją zakrywając. Notatka jest teraz ukryta pod nieprzezroczystym kształtem. Ta metoda jest szybka i działa w przypadku każdej treści pisanej odręcznie. Ma to jednak krytyczne ograniczenie: oryginalne piksele notatki nadal istnieją w danych obrazu pod kształtem. Osoba posiadająca umiejętności edycji obrazu może potencjalnie odzyskać ukrytą zawartość, usuwając nakładkę.
Bezpieczeństwo PDF Problem związany z malowaniem cyfrowym polega na tym, że jest to wizualna przykrywka, a nie prawdziwa redakcja. Jest to dopuszczalne w przypadku dokumentów wewnętrznych i treści o niskiej wrażliwości. Nie jest to dopuszczalne w przypadku dokumentów prawnych, zgodnych z przepisami lub o wysokim poziomie bezpieczeństwa. W takich przypadkach wymagana jest fizyczna redakcja, a następnie ponowne skanowanie.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Redakcja fizyczna: niezawodna metoda
Wydrukuj dokument. Użyj czarnego markera lub nieprzezroczystej taśmy, aby fizycznie zakryć odręczne notatki na wydrukowanych stronach. Sprawdź, czy notatki są całkowicie zasłonięte i nie można ich odczytać przez okładkę. Zeskanuj zredagowane strony z powrotem do pliku PDF. Wynikowy skan pokazuje tylko niezredagowaną treść, a zredagowane obszary są wyświetlane jako jednolite czarne bloki. Nie ma żadnych ukrytych danych, ponieważ oryginalne notatki nigdy nie zostały zdigitalizowane w zredagowanej wersji. Ta metoda pozwala uzyskać prawdziwą, weryfikowalną redakcję. Jest to standard dotyczący dokumentów prawnych i rządowych zawierających odręczne notatki, które należy zredagować.
Metoda fizyczna redakcja PDF jest wolniejsza niż malowanie cyfrowe, ale pozwala uzyskać wydruk, który można potwierdzić jako prawidłowo zredagowany. W przypadku dokumentów, w przypadku których błąd w redakcji miałby konsekwencje prawne lub związane ze zgodnością, właściwym wyborem jest metoda fizyczna.
Weryfikacja redakcji
Po dokonaniu redakcji, cyfrowej lub fizycznej, należy zweryfikować redakcję. Otwórz zredagowany plik PDF i przejrzyj każdą stronę. Upewnij się, że wszystkie odręczne notatki są całkowicie zasłonięte. Przytrzymaj stronę blisko źródła światła, jeśli używasz redakcji fizycznej, lub powiększ przy dużym powiększeniu, jeśli używasz redakcji cyfrowej. Jeżeli widoczna jest jakakolwiek część notatki, redakcja jest niekompletna. Zredaguj ponownie i zweryfikuj ponownie. Redakcja, która pozostawia treść czytelną, to redakcja, która się nie powiodła.
Zeskanowany plik PDF z odręcznymi notatkami stanowi najcięższe wyzwanie redakcyjne. Treść jest fizycznie częścią strony. Usunięcie go wymaga zakrycia go lub fizycznej zmiany oryginału. Wybierz metodę, która odpowiada wrażliwości treści i wymaganiom kontekstu dystrybucji.
Tworzenie dziennika redakcji do celów audytu
Redagując odręczne notatki ze względów prawnych lub związanych ze zgodnością, utwórz dziennik redakcji. W dzienniku zapisuje się każdą redakcję: numer strony, opis tego, co zostało zredagowane, powód i zastosowaną metodę. Dziennik zapewnia ścieżkę audytu wykazującą, że redakcji dokonano celowo i z udokumentowanych powodów.
Dziennik redakcji należy przechowywać razem z redagowanym dokumentem. Jeżeli korekty zostaną później zakwestionowane, dziennik przedstawia uzasadnienie. Wpis w dzienniku może brzmieć: Strona 3, odręczna notatka na marginesie omawiająca wewnętrzną strategię cenową, zredagowana jako poufna informacja biznesowa przy użyciu fizycznej redakcji i ponownego skanowania. Ścieżka audytu redakcja PDF jest równie ważna jak sama redakcja.
Redakcja cyfrowa a redakcja fizyczna: wybór właściwej metody
Redakcja cyfrowa, czyli zamalowywanie notatek o nieprzezroczystym kształcie, jest szybka i odwracalna, jeśli zachowasz oryginał. Jest odpowiedni do dokumentów wewnętrznych, wersji roboczych i treści o niskiej poufności. Redakcja fizyczna, obejmująca wydrukowany dokument i ponowne skanowanie, jest wolniejsza, ale daje zweryfikowane, zredagowane dane wyjściowe, bez ukrytych danych. Jest on wymagany w przypadku wniosków prawnych, wniosków regulacyjnych i wszelkich dokumentów, w przypadku których brak redakcji miałby poważne konsekwencje.
Wybór metody zależy od dwóch czynników: wrażliwości redagowanej treści oraz wymagań kontekstu dystrybucji. Wewnętrzne dokumenty robocze ze zredagowanymi komentarzami wewnętrznymi mogą podlegać redakcji cyfrowej. W pismach sądowych zawierających zredagowane dane osobowe należy zastosować redakcję fizyczną. Metodę redakcja PDF należy wybrać świadomie, a nie domyślnie.
Skanowanie fizycznie zredagowanego dokumentu w celu uzyskania najlepszych wyników
Po fizycznej redakcji wydrukowanego dokumentu zeskanuj go z powrotem do formatu PDF w rozdzielczości 300 DPI w skali szarości lub w czerni i bieli. Zredagowane obszary będą wyświetlane jako jednolite czarne prostokąty. Sprawdź skan, otwierając go i sprawdzając, czy wszystkie zredagowane obszary są całkowicie czarne i nie prześwituje żadna widoczna treść. Aby potwierdzić, przytrzymaj zeskanowane strony przy źródle światła lub powiększ je do dużego powiększenia.
Jakość ponownego skanowania wpływa na ostateczną użyteczność dokumentu. Czysty skan fizycznie zredagowanego dokumentu w rozdzielczości 300 DPI tworzy plik PDF, który jest ostry, czytelny i odpowiednio zredagowany. Wynik Skanowany plik PDF z redakcji fizycznej jest ostateczną, zredagowaną wersją. Przechowuj go obok dziennika redakcji, aby uzyskać pełną ścieżkę audytu.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.