Co oznacza redakcja plików PDF i dlaczego jest to ważne w systemie Windows
Redakcja PDF polega na trwałym usunięciu poufnych informacji z pliku PDF. To nie to samo, co narysowanie czarnej ramki na tekście. Czarna ramka narysowana jako adnotacja wizualnie znajduje się nad tekstem, ale nie usuwa go z pliku.
Każdy może zaznaczyć tekst za ramką, skopiować go i przeczytać. Prawdziwa redakcja całkowicie usuwa poufną zawartość z pliku PDF. Po redakcji usuniętych informacji nie można odzyskać, przeszukać ani wyodrębnić z pliku.
Prawdziwa redakcja trwale usuwa zawartość pliku PDF, w przeciwieństwie do adnotacji, która jedynie wizualnie ją ukrywa.
Ostateczna recenzja przed zastosowaniem redakcji jest ostatnią linią obrony przed niepowodzeniem redakcji.
Różnica Bezpieczeństwo PDF pomiędzy adnotacją a redakcją wyrządziła prawdziwą krzywdę. Agencje rządowe opublikowały dokumenty z redakcjami opartymi na adnotacjach, które czytelnicy ominęli, kopiując i wklejając tekst. Kancelarie prawne złożyły dokumenty sądowe z adnotacjami z czarnej skrzynki, które przeciwnik natychmiast pobrał. Zrozumienie różnicy między ukrywaniem tekstu a usuwaniem tekstu jest niezbędne dla każdego, kto obsługuje poufne pliki PDF w systemie Windows.
Wymogi PDF Privacy w kontekście prawnym, medycznym, finansowym i rządowym wymagają prawdziwej redakcji, a nie kosmetycznego zakrycia. Przepisy, w tym ustawa HIPAA dotycząca dokumentacji medycznej, RODO dotycząca danych osobowych oraz postanowienia sądowe dotyczące złożonych dokumentów wymagają, aby informacje wrażliwe zostały trwale usunięte przed ujawnieniem. Korzystanie z odpowiednich narzędzi redakcyjnych w systemie Windows nie jest opcjonalne w celu zapewnienia zgodności z tymi wymaganiami.
Użytkownicy systemu Windows mają dostęp do kilku narzędzi redakcyjnych, od profesjonalnych aplikacji z kompleksowymi funkcjami redakcyjnymi po bezpłatne narzędzia odpowiednie do okazjonalnego użytku. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od tego, jak często redagujesz dokumenty i jakiego poziomu zabezpieczeń potrzebujesz.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak poprawnie zredagować plik PDF przy użyciu programu Adobe Acrobat Pro w systemie Windows
Adobe Acrobat Pro zawiera najbardziej kompletny zestaw narzędzi redakcyjnych dostępny w systemie Windows. Otwórz plik PDF i wybierz narzędzie Redaguj z menu Narzędzia. Pojawi się pasek narzędzi Redaguj z opcjami oznaczania tekstu i obrazów do redakcji oraz stosowania redakcji po zaznaczeniu.
Zaznacz tekst, który chcesz zredagować. Możesz zaznaczać tekst kursorem, rysować prostokąty na obszarach strony lub wyszukiwać określone słowa lub wzorce i zaznaczać wszystkie ich wystąpienia. Zaznaczone obszary zostaną wyświetlone z czerwonym konturem. Przejrzyj każdy zaznaczony obszar, aby upewnić się, że obejmuje on zamierzoną treść i nic więcej.
Po przejrzeniu wszystkich ocen kliknij Zastosuj, aby wprowadzić zmiany. Acrobat trwale usuwa zaznaczoną zawartość z pliku PDF i wypełnia obszary kolorem czarnym lub wybranym przez Ciebie kolorem. Zapisz zredagowany dokument pod nową nazwą pliku. Przechowuj oryginalny, niezredagowany plik w bezpiecznym miejscu i rozpowszechniaj tylko zredagowaną kopię.
Program Acrobat zawiera także funkcję Oczyść dokument, która usuwa ukryte dane z pliku PDF. Uruchom tę opcję po zastosowaniu redakcji w celu oczyszczenia metadanych, komentarzy, załączników plików i innej ukrytej zawartości, która może zawierać poufne informacje. W pełni oczyszczony plik PDF nie zawiera żadnych możliwych do odzyskania danych poza tymi widocznymi na stronach.
Narzędzia WukongPDF PDF Redakcja zapewniają redakcję opartą na przeglądarce, która trwale usuwa zawartość z plików PDF. Prześlij dokument, zaznacz obszary do redakcji i pobierz bezpiecznie zredagowany plik. Podejście oparte na przeglądarce jest wygodne w przypadku sporadycznych zadań redakcyjnych i działa w dowolnej wersji systemu Windows.
Korzystanie z bezpłatnych alternatyw do redagowania plików PDF w systemie Windows
Edytor PDF-XChange oferuje bezpłatną wersję z możliwością redakcji. Otwórz plik PDF, wybierz narzędzie Zaznacz do redakcji na karcie Chroń i zaznacz tekst lub obszary do redakcji. Zastosuj redakcje, aby trwale usunąć zaznaczoną treść. Wersja bezpłatna obsługuje najpopularniejsze scenariusze redakcyjne.
LibreOffice Draw, część bezpłatnego pakietu LibreOffice, umożliwia otwieranie plików PDF i edytowanie ich zawartości. Zaznacz i usuń wrażliwy tekst, zastępując go czarnym prostokątem narysowanym jako stała część strony. Ta metoda faktycznie usuwa tekst z pliku PDF, zamiast nakładać adnotację. Eksportuj edytowany dokument do formatu PDF, aby utworzyć zredagowaną wersję.
W przypadku redakcji dużych dokumentów z możliwością przeszukiwania tekstu niektóre bezpłatne narzędzia oferują wyszukiwanie i redagowanie w oparciu o wzorce.
Określ wzór dla numerów ubezpieczenia społecznego, numerów kart kredytowych, numerów telefonów lub adresów e-mail, a narzędzie znajdzie i zaznaczy wszystkie pasujące wystąpienia do redakcji. To zautomatyzowane podejście jest szybsze i dokładniejsze niż ręczne wyszukiwanie każdego wystąpienia.
Po użyciu dowolnego narzędzia do redakcji sprawdź, czy redakcja była skuteczna, próbując zaznaczyć tekst w zredagowanych obszarach. Nic nie powinno być wybieralne. Skopiuj cały tekst z dokumentu i wklej go do Notatnika lub innego edytora tekstu. Wklejony tekst nie powinien zawierać żadnych zredagowanych informacji. Przeszukaj dokument pod kątem słów kluczowych, które powinny zostać zredagowane. Wyszukiwanie nie powinno dać żadnych wyników.
Typowe błędy redakcyjne, których należy unikać w systemie Windows
Używanie narzędzia do rysowania adnotacji zamiast narzędzia do redagowania jest najczęstszym i niebezpiecznym błędem. Rysowanie czarnego prostokąta za pomocą narzędzi do adnotacji lub rysowania umieszcza wizualną osłonę nad tekstem, ale jej nie usuwa. Zawsze używaj narzędzia oznaczonego jako Redagowanie lub Redakcja. Jeśli nie masz pewności, czy narzędzie zapewnia prawdziwą redakcję, zastosuj je do dokumentu testowego i spróbuj odzyskać zredagowaną treść.
Redagowanie tylko widocznej zawartości strony przy jednoczesnym ignorowaniu metadanych dokumentu to kolejny częsty błąd. Pliki PDF zawierają właściwości dokumentu, w tym nazwisko autora, datę utworzenia i historię edycji. Te metadane mogą zawierać poufne informacje, które pozostaną po zredagowaniu widocznej treści. Po redakcji tekstu i obrazu wykonaj etap czyszczenia lub oczyszczania metadanych.
Zapominanie o zredagowaniu treści nagłówków, stopek i marginesów strony często naraża na ryzyko wrażliwe informacje. Nazwiska, numery kont i inne identyfikatory pojawiające się w nagłówku lub stopce każdej strony można łatwo przeoczyć, ponieważ uwaga czytelnika skupiona jest na treści. Przewiń każdą stronę zredagowanego dokumentu, a szczególnie sprawdź marginesy, nagłówki i stopki pod kątem niezredagowanych informacji.
Stosowanie redakcji bez uprzedniego przejrzenia ich dla każdej strony grozi redakcją za dużo lub za mało. Zaznacz wszystkie zmiany w całym dokumencie, a następnie przejrzyj każdą stronę osobno przed zastosowaniem. Ten dwuetapowy proces, zaznacz, sprawdź i zastosuj, wychwytuje błędy w znakowaniu, które po zastosowaniu byłyby nieodwracalne.
Po zredagowaniu pliku PDF otwórz zredagowany plik na innym komputerze lub w innej przeglądarce plików PDF, aby sprawdzić, czy redakcja została ukończona. Zredagowany plik PDF, który otwiera się poprawnie na komputerze, na którym został utworzony, może ujawnić zredagowaną treść po otwarciu w innym systemie, jeśli redakcja opierała się na adnotacjach, a nie na usunięciu prawdziwej treści. Weryfikacja na różnych urządzeniach wychwytuje ten tryb awarii.
Dziennik redakcji lub certyfikat wygenerowany przez profesjonalne narzędzia redakcyjne dokumentują, co, kiedy i przez kogo zostało zredagowane. Dziennik ten służy jako ścieżka audytu dla celów zapewnienia zgodności. W przypadku dokumentów regulowanych należy zachować zaświadczenie o redakcji wraz z dokumentem zredagowanym jako dowód, że redakcja została wykonana prawidłowo i przez osobę upoważnioną.
Z narzędzia redakcyjnego należy korzystać ostrożnie. Każda redakcja jest trwała. Zastosowanych redakcji nie można cofnąć. Przed kliknięciem Zastosuj przejrzyj każdy zaznaczony obszar na każdej stronie. Upewnij się, że oznaczona jest tylko zamierzona treść. Upewnij się, że cała poufna treść została oznaczona. Ta ostatnia recenzja przed złożeniem wniosku jest ostatnią szansą na wyłapanie błędów.
W przypadku dokumentów wymagających częstej redakcji, takich jak raporty miesięczne, z których zawsze trzeba usunąć tę samą kolumnę z nazwiskami klientów, utwórz szablon lub skrypt redakcyjny. Zapisz etapy redagowania, w tym wszelkie zastosowane wzorce wyszukiwania. Następnym razem, gdy ten sam typ dokumentu będzie wymagał redakcji, postępuj zgodnie z udokumentowaną procedurą, aby uzyskać spójne i kompletne wyniki.
Profesjonalna redakcja to umiejętność, która rozwija się wraz z praktyką. Kilka pierwszych projektów redakcyjnych trwa dłużej, ponieważ uczysz się narzędzi i rozwijasz proces weryfikacji. Z biegiem czasu opracujesz wydajny przepływ pracy, który zapewni wiarygodne wyniki. Inwestycja w naukę właściwej techniki redakcyjnej zwróci się w postaci pewności, że zredagowane dokumenty są naprawdę bezpieczne.
Czas potrzebny na prawidłową redakcję skaluje się w zależności od długości dokumentu i liczby celów redakcyjnych. Pięciostronicowy dokument z kilkoma nazwiskami do redakcji zajmuje kilka minut. Stustronicowy dokument zawierający dziesiątki różnych typów danych do redakcji, w tym nazwiska, adresy, numery kont i numery telefonów, zajmuje wiele godzin. Zaplanuj wystarczającą ilość czasu na redakcję i nigdy nie spiesz się z ostateczną recenzją przed złożeniem wniosku.
Organizacje zajmujące się dokumentami wrażliwymi powinny zapewnić szkolenie w zakresie redagowania każdemu pracownikowi, który ma do czynienia z tymi dokumentami. 30-minutowe szkolenie obejmujące różnicę między adnotacją a redakcją, prawidłowe wykorzystanie narzędzi redakcyjnych oraz proces weryfikacji zapobiega najczęstszym błędom redakcyjnym. Koszt szkolenia jest znikomy w porównaniu z kosztem niepowodzenia redakcyjnego.
Po zakończeniu projektu redakcyjnego przeprowadź przegląd poprojektowy, aby zidentyfikować wszelkie ulepszenia przepływu pracy. Które kroki zajmowały najwięcej czasu. Które metody weryfikacji wychwyciły błędy. Jakie błędy znalazły się w ostatecznej recenzji. Dokumentowanie tych lekcji usprawnia kolejny projekt redakcyjny i zmniejsza ryzyko błędów w miarę upływu czasu.
Umiejętności redakcyjne nabyte w systemie Windows przenoszą się na inne platformy. Koncepcje oznaczania treści do redakcji, sprawdzania oznaczeń przed zastosowaniem, weryfikowania wyników i oczyszczania metadanych obowiązują identycznie niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji dla systemu Windows, aplikacji dla komputerów Mac czy narzędzia opartego na przeglądarce. Jednorazowa nauka redagowania w systemie Windows przygotuje Cię do poprawnego redagowania na dowolnej platformie.
Najważniejszym nawykiem redakcyjnym, jaki należy wykształcić, jest końcowa recenzja przed zastosowaniem redakcji. Niezależnie od tego, jak starannie oznaczyłeś treść, końcowa recenzja strona po stronie wyłapie znacznik, który jest nieco odbiegający od docelowego, pominięty tekst wrażliwy i tekst niewrażliwy, który został nieprawidłowo oznaczony. Niniejsza recenzja stanowi ostatnią linię obrony przed porażką redakcyjną i zasługuje na poświęcony czas.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.