Przesyłanie niezaszyfrowanego pliku PDF do magazynu w chmurze przypomina wysyłanie listu w przezroczystej kopercie. Każdy, kto ma dostęp do usługi przechowywania danych, może zapoznać się z jej zawartością. Szyfrowanie PDF przed przesłaniem dodaje warstwę ochrony, która jest przesyłana wraz z plikiem. Nawet jeśli bezpieczeństwo konta w chmurze zostanie naruszone lub dostawca pamięci masowej ulegnie naruszeniu, zaszyfrowany plik PDF pozostanie nieczytelny bez hasła deszyfrującego.
Szyfrowanie pliku PDF to nie to samo, co korzystanie z wbudowanego szyfrowania usługi w chmurze. Dostawcy usług w chmurze szyfrują dane przechowywane na swoich serwerach, ale przechowują klucze szyfrujące. Plik PDF zaszyfrowany przed przesłaniem korzysta z kluczy, nad którymi masz kontrolę tylko Ty i Twoi zamierzeni odbiorcy. Dostawca przechowuje zaszyfrowane dane, których nie może odszyfrować, co stanowi najsilniejszy model bezpieczeństwa dostępny dla dokumentów przechowywanych w chmurze.
Narzędzia PDF Security WukongPDF szyfrują pliki PDF przed przesłaniem, zapewniając, że dokumenty przechowywane w chmurze będą czytelne tylko dla autoryzowanych odbiorców.
Wybór właściwej siły szyfrowania
Szyfrowanie plików PDF wykorzystuje algorytm AES z kluczami o długości 128 lub 256 bitów. Obydwa są uważane za bezpieczne przed atakami typu brute-force przy użyciu obecnej technologii. 256-bitowy AES zapewnia teoretyczny margines bezpieczeństwa przed przyszłym postępem w obliczeniach kwantowych. 128-bitowy AES szyfruje i deszyfruje nieco szybciej i jest kompatybilny z szerszą gamą starszych czytników plików PDF. W przypadku większości dokumentów biznesowych odpowiednia jest każda siła.
Ważniejszym czynnikiem bezpieczeństwa jest samo hasło. 256-bitowy plik PDF zaszyfrowany AES z hasłem 1234 zasadniczo nie zapewnia żadnej ochrony. Użyj hasła składającego się z co najmniej 12 znaków, składających się z wielkich i małych liter, cyfr i symboli. Algorytm szyfrowania chroni przed bezpośrednimi atakami na zaszyfrowane dane. Hasło chroni przed atakami na klucz deszyfrujący. Słabe hasło podważa najsilniejsze szyfrowanie.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Hasło a szyfrowanie w oparciu o certyfikat
Szyfrowanie hasła wykorzystuje wspólny sekret: każdy, kto zna hasło, może odszyfrować plik PDF. Jest to proste w konfiguracji i działa, gdy możesz przekazać odbiorcy hasło osobnym kanałem. Szyfrowanie oparte na certyfikatach wykorzystuje infrastrukturę klucza publicznego: szyfrujesz plik PDF przy użyciu certyfikatu publicznego odbiorcy i tylko posiadacz odpowiedniego klucza prywatnego może go odszyfrować. Nie jest potrzebne żadne wspólne hasło.
Szyfrowanie certyfikatu jest bezpieczniejsze w przypadku wielokrotnego udostępniania tym samym odbiorcom, ponieważ każdy odbiorca używa własnego certyfikatu. Złamane hasło dotyczy tylko jednego użytkownika. Szyfrowanie hasła jest prostsze w przypadku jednorazowego udostępnienia nowym odbiorcom, ponieważ nie wymaga wcześniejszej wymiany certyfikatu. Wybierz na podstawie schematu udostępniania: certyfikat dla powtarzających się zaufanych odbiorców, hasło do udostępniania ad hoc.
Szyfrowanie w programie Adobe Acrobat Pro
Otwórz plik PDF w programie Acrobat Pro i przejdź do opcji Plik, a następnie Właściwości. Kliknij kartę Bezpieczeństwo. Z listy rozwijanej Metoda zabezpieczenia wybierz opcję Bezpieczeństwo hasłem. Zaznacz opcję Wymagaj hasła do otwarcia dokumentu i wprowadź silne hasło. W przypadku 256-bitowego AES wybierz opcję Acrobat X i nowsze z listy rozwijanej Zgodność. Kliknij OK, potwierdź hasło i zapisz plik.
W praktyce zaszyfrowany plik PDF zachowuje ten sam wygląd, ale teraz do otwarcia wymaga hasła. Przetestuj, otwierając zapisany plik w czytniku PDF. Czytnik powinien zapytać o hasło. Wprowadź prawidłowe hasło, aby potwierdzić otwarcie pliku. Spróbuj otworzyć bez hasła, aby potwierdzić odmowę dostępu. Test potwierdza, że szyfrowanie zostało zastosowane prawidłowo, zanim plik opuści Twoją kontrolę.
Szyfrowanie bez zainstalowanego oprogramowania
Oparte na przeglądarce narzędzia do szyfrowania plików PDF stosują to samo szyfrowanie AES za pośrednictwem interfejsu internetowego. Prześlij plik PDF, ustaw hasło i pobierz wersję zaszyfrowaną. Wynikowy plik jest szyfrowany przy użyciu standardowych metod szyfrowania specyfikacji PDF, identycznych z metodami stosowanymi w programie Acrobat Pro. Ze względów bezpieczeństwa niezaszyfrowany plik PDF jest przesyłany na zdalny serwer w celu przetworzenia. Wybierz usługę z jasną polityką prywatności stwierdzającą, że przesłane pliki są usuwane po przetworzeniu.
| Metoda szyfrowania | Siła | Najlepsze dla |
|---|---|---|
| 256-bitowe hasło AES | Silne, oparte na hasłach | Większość dokumentów biznesowych, udostępnianie indywidualne |
| Oparte na certyfikatach | Silny, oparty na tożsamości | Przedsiębiorstwo, cykliczne grupy odbiorców |
| 128-bitowe hasło AES | Odpowiednie, szeroko kompatybilne | Dokumenty udostępnione starszym czytnikom plików PDF |
Po przesłaniu: zarządzanie zaszyfrowanymi plikami PDF w chmurze
Po przesłaniu zaszyfrowanego pliku PDF do magazynu w chmurze plik jest chroniony w stanie spoczynku. Jeśli jednak przeglądasz plik PDF za pomocą podglądu internetowego usługi w chmurze, usługa tymczasowo odszyfrowuje plik w celu wygenerowania podglądu, co udostępnia zawartość serwerom dostawcy usług w chmurze. Aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo, pobierz zaszyfrowany plik PDF i otwórz go lokalnie, zamiast przeglądać go w podglądzie w chmurze.
Udostępnij hasło do odszyfrowania za pośrednictwem kanału innego niż łącze do udostępniania w chmurze. Wyślij link do pobrania w chmurze e-mailem, a hasło SMS-em lub telefonicznie. Jeśli zarówno łącze, jak i hasło znajdują się w tej samej wiadomości e-mail, osoba atakująca, która złamie tę wiadomość, będzie miała wszystko, czego potrzeba, aby uzyskać dostęp do dokumentu. Podejście oparte na oddzielnych kanałach dodaje niewielki etap komunikacji, ale znacznie zwiększa trudność nieautoryzowanego dostępu.
Szyfrowanie plików PDF przed przesłaniem do chmury dodaje warstwę zabezpieczeń, która chroni Twoje dokumenty nawet wtedy, gdy infrastruktura chmury jest poza Twoją kontrolą. Szyfrowanie przemieszcza się wraz z plikiem, gdziekolwiek się znajduje – na serwerze w chmurze, w trakcie przesyłania lub pobrany na urządzenie odbiorcy.
Co zrobić w przypadku utraty hasła szyfrującego
Jeśli hasło szyfrowania zostanie utracone i nie istnieje żadna kopia zapasowa, zawartość dokumentu jest w rzeczywistości niedostępna. Szyfrowanie plików PDF wykorzystuje silne algorytmy bez backdoora. Jedyną ścieżką odzyskiwania jest wypróbowanie każdego hasła, którego mogłeś użyć, lub przywrócenie niezaszyfrowanego oryginału z kopii zapasowej lub dokumentu źródłowego.
Dlatego zarządzanie hasłami ma kluczowe znaczenie. Natychmiast po zaszyfrowaniu przechowuj hasło w menedżerze haseł. Przed usunięciem niezaszyfrowanych kopii sprawdź, czy możesz otworzyć zaszyfrowany plik. Zgubione hasło oznacza trwale niedostępną treść.
Przed przesłaniem zaszyfrowanych plików PDF do magazynu w chmurze sprawdź, czy usługa w chmurze nie próbuje tworzyć podglądów zaszyfrowanych plików. Niektóre usługi próbują renderować podglądy, otwierając pliki, co w przypadku zaszyfrowanych plików PDF kończy się niepowodzeniem i może generować alerty pomocy technicznej.
W przypadku wspólnych prac, w których wiele osób potrzebuje dostępu do zaszyfrowanych plików PDF przechowywanych w chmurze, użyj menedżera haseł ze skarbcami współdzielonymi. Każda upoważniona osoba uzyskuje dostęp do hasła poprzez wspólny skarbiec, a dostęp można odwołać indywidualnie.
W praktyce połączenie lokalnego szyfrowania i przechowywania w chmurze zapewnia to, co najlepsze z obu światów: dostępność w chmurze i wygodę dzielenia się dzięki lokalnie kontrolowanemu bezpieczeństwu szyfrowania. Dostawca chmury przechowuje bajty, których nie może odczytać.
Szyfrowanie przed przesłaniem to nawyk związany z bezpieczeństwem, który wydłuża przepływ pracy udostępniania do minimum. Etap szyfrowania zajmuje kilka sekund. Korzyści związane z bezpieczeństwem obowiązują przez cały czas przechowywania dokumentu w chmurze.
Selektor siły szyfrowania w narzędziach PDF domyślnie wybiera 128-bitowy AES, aby zapewnić maksymalną kompatybilność ze starszymi czytnikami. W przypadku dokumentów, które będą otwierane wyłącznie przez nowoczesne czytniki, wybierz 256-bitowy AES, aby uzyskać większy margines bezpieczeństwa.
Szyfrując pliki PDF w celu przechowywania archiwalnego, zapisz hasło szyfrowania w bezpiecznym miejscu, innym niż zarchiwizowane pliki. Zarchiwizowany zaszyfrowany plik PDF z utraconym hasłem jest tak samo niedostępny jak uszkodzony plik.
Niektóre czytniki plików PDF wymuszają inne reguły szyfrowania niż inne. Plik PDF zaszyfrowany przy użyciu 256-bitowego algorytmu AES, który otwiera się poprawnie w programie Acrobat Reader, może nie zostać otwarty w starszym lub mniej wydajnym czytniku. Przetestuj za pomocą docelowego oprogramowania czytnika.
Podpisy cyfrowe i szyfrowanie stanowią uzupełniające się, ale niezależne zabezpieczenia. Szyfrowanie zapobiega nieautoryzowanemu przeglądaniu. Podpisy cyfrowe zapobiegają nieupoważnionym modyfikacjom. Dokument może zawierać jedno, oba lub żadne z nich.
W przypadku większości narzędzi rozmiar zaszyfrowanego pliku PDF jest prawie identyczny z rozmiarem niezaszyfrowanego oryginału. Szyfrowanie powoduje minimalne obciążenie, ponieważ działa na strumieniach treści bez znaczącej zmiany struktury plików.
W przypadku szyfrowania zbiorczego wielu plików PDF kierowanych do magazynu w chmurze, Acrobat Pro Action Wizard może zastosować te same ustawienia szyfrowania do folderu plików. Każdy plik otrzymuje identyczną ochronę bez ręcznej konfiguracji poszczególnych plików.
Zazwyczaj hasło szyfrowania nie powinno pochodzić z treści dokumentu ani metadanych. Hasło oparte na tytule dokumentu lub dacie utworzenia można odgadnąć. Użyj generatora losowych haseł dla dokumentów wymagających silnej ochrony.
Po zaszyfrowaniu pliku PDF niezaszyfrowany oryginał nadal istnieje i należy się z nim bezpiecznie obchodzić. Usuń niezaszyfrowany oryginał lub przechowuj go w zaszyfrowanym pojemniku. Szyfrowanie pliku PDF chroni tylko tę konkretną kopię.
Przechowywanie w chmurze bez szyfrowania po stronie klienta to model wspólnej odpowiedzialności, w którym dostawca zabezpiecza infrastrukturę, a użytkownik zabezpiecza dane. Dodanie szyfrowania plików PDF przed przesłaniem spełnia tę odpowiedzialność po stronie użytkownika. Zaszyfrowany plik PDF jest chroniony przed naruszeniami dostawców, zagrożeniami wewnętrznymi i przypadkowym ujawnieniem w wyniku źle skonfigurowanych uprawnień do udostępniania.
Szyfrowanie plików PDF przed przesłaniem do chmury to praktyka bezpieczeństwa, która nie wymaga żadnej bieżącej konserwacji poza zarządzaniem hasłami. Szyfrowanie pozostaje z plikiem niezależnie od miejsca jego podróży. Hasło pozostaje u autoryzowanych odbiorców. Dostawca chmury przechowuje bajty, których nie może zinterpretować.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.