Folder zawierający 200 dokumentów programu Word, arkuszy kalkulacyjnych programu Excel i prezentacji programu PowerPoint, które muszą zostać przekształcone w pliki PDF, to widok znany w każdym biurze. Konwertowanie ich pojedynczo za pomocą funkcji Zapisz jako plik PDF w każdej aplikacji wymaga wielu godzin ciągłego klikania. Pakiet narzędzi PDF z możliwością konwersji wsadowej zamienia te godziny w minuty, przetwarzając cały folder w jednej operacji, przy zastosowaniu spójnych ustawień do każdego pliku.
Konwersja wsadowa nie polega na szybszym wykonywaniu jednej rzeczy. Chodzi o to, aby zrobić jedną rzecz raz, a nie 200 razy.
Konwersja Word na PDF i inne formaty biurowe w trybie wsadowym za pomocą narzędzia PDF Batch wymaga przygotowania plików źródłowych, wybrania odpowiednich ustawień konwersji dla każdego typu pliku i uruchomienia wsadowego z weryfikacją wyników. Pakiet Narzędzia PDF firmy WukongPDF obsługuje wieloformatową konwersję wsadową, a poniższa procedura ma zastosowanie niezależnie od tego, czy korzystasz z pakietu komputerowego, narzędzia opartego na przeglądarce czy konwertera wiersza poleceń.
Przygotowanie plików źródłowych do konwersji wsadowej
Przed rozpoczęciem partii każdy plik wsadowy powinien znajdować się w spójnym stanie, gotowym do konwersji. Otwórz próbkę i sprawdź, czy prześledzone zmiany zostały zaakceptowane lub odrzucone, a nie pozostawione w zawieszeniu. Komentarze powinny zostać rozwiązane. Obiekty osadzone, takie jak wykresy i połączone obrazy, powinny zostać zaktualizowane i nie powinny wyświetlać błędów uszkodzonych łączy. Problemy te powodują błędy konwersji lub dziwne wyniki, które są trudne do zdiagnozowania, ponieważ partia jest uruchamiana bez nadzoru.
Standaryzuj nazwy plików przed konwersją. Wyjściowe pliki PDF dziedziczą nazwy plików źródłowych z rozszerzeniem .pdf. Niespójne nazewnictwo źródeł powoduje niespójne nazewnictwo plików PDF. Zmień wcześniej nazwę na spójną konwencję. Jeśli ma to znaczenie dla pliku PDF, dołącz do nazw plików daty, kody projektów lub numery wersji. Nazwa pliku to jedyne metadane, które niezawodnie przetrwają konwersję wsadową bez dodatkowych kroków, dlatego poświęć czas na jej prawidłowe wykonanie.
Grupuj pliki według typu, jeśli ustawienia konwersji różnią się w zależności od formatu. Programy Word, Excel i PowerPoint wymagają różnych ustawień wyjściowych plików PDF. Oddzielne foldery wejściowe dla każdego typu pliku pozwalają uporządkować ustawienia i zapobiegają stosowaniu ustawień programu Word do pliku Excel. Niektóre narzędzia umożliwiają ustawienia według formatu w ramach pojedynczego zadania wsadowego, ale podejście oparte na folderach według typu jest prostsze i mniej podatne na błędy konfiguracyjne.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Wybór ustawień konwersji dla każdego formatu pakietu Office
Dokumenty programu Word przekonwertowane do formatu PDF powinny zachować strukturę dokumentu: nagłówki stają się zakładkami, przypisy stają się adnotacjami na stronie, a łącza do spisu treści pozostają funkcjonalne. Włącz te opcje. Wyłącz wszystko, co spłaszcza strukturę do prostego tekstu, chyba że wymagany jest płaski plik PDF. Ustrukturyzowane pliki PDF służą większości celów i zawsze można je później spłaszczyć. Spłaszczonych plików PDF nie można przekształcać.
Arkusze kalkulacyjne Excel wymagają uwagi na obszar wydruku i skalowanie. Przy ustawieniach domyślnych dwadzieścia kolumn tworzy mikroskopijny tekst na wielu stronach. Ustaw obszar wydruku na rzeczywisty zakres danych. Skaluj, aby dopasować szerokość strony. Wybierz krajobraz dla szerokich arkuszy. Ustawienia te znajdują się w arkuszu kalkulacyjnym przed konwersją, a nie w narzędziu PDF. Otwórz reprezentatywny arkusz kalkulacyjny, skonfiguruj poprawnie ustawienia strony, zapisz go i użyj go jako szablonu konfiguracji wszystkich arkuszy kalkulacyjnych w grupie.
Pliki programu PowerPoint można łatwo konwertować, ponieważ slajdy są mapowane bezpośrednio na strony PDF. Głównym przełącznikiem są notatki prelegenta i ukryte slajdy. Dołącz notatki, jeśli plik PDF służy jako ulotka lub pełny zapis. Wyklucz je, jeśli plik PDF jest zestawem slajdów do prezentacji. Zasadniczo należy wykluczyć ukryte slajdy, chyba że zostały ukryte ze względów logistycznych wymagających zachowania w dokumentacji dokumentu.
| Format źródłowy | Ustawienia klawiszy | Częsty problem |
|---|---|---|
| Słowo (.docx) | Zachowaj strukturę dokumentu, nagłówki i zakładki | Prześledzone zmiany nie zostały zaakceptowane przed konwersją |
| Excel (.xlsx) | Ustaw obszar wydruku, dopasuj do szerokości strony, poziomo dla szerokich arkuszy | Kolumny obcięte lub tekst jest zbyt mały, aby go odczytać |
| PowerPoint (.pptx) | Dołącz/wyklucz notatki prelegenta i ukryte slajdy | Animacje utracone, złożone przejścia spłaszczone |
| Dokumenty/Arkusze/Prezentacje Google | Najpierw wyeksportuj do formatu Office, a następnie przekonwertuj | W większości narzędzi formatów Google nie można konwertować bezpośrednio |
Uruchamianie partii i monitorowanie postępu
Zacznij od uruchomienia testowego pięciu plików, po jednym każdego głównego typu. Przed uruchomieniem pełnej partii sprawdź dane wyjściowe każdego pliku testowego. Ustawienie zapewniające doskonały wynik programu Word może generować zniekształcone dane wyjściowe programu Excel. Wyłapanie tego na pięciu plikach, dostosowanie ustawień Excela i ponowne uruchomienie testu zapobiega wykryciu tego na 200 plikach po zakończeniu całej partii i przeniesieniu lub zmodyfikowaniu plików źródłowych.
Monitoruj postęp partii. Konwersje mogą zostać zatrzymane w przypadku konkretnego pliku z powodu uszkodzenia, nieobsługiwanych funkcji lub wyczerpania zasobów. Zablokowany plik blokuje wszystko, co się za nim kryje. Niektóre narzędzia pomijają problematyczne pliki i kontynuują. Inni zatrzymują się i czekają. Dowiedz się, jakiego zachowania używa Twoje narzędzie i sprawdzaj je okresowo. Zatrzymanie działania oznacza, że musisz być obecny, aby pominąć plik powodujący problem. Pomijanie zachowań oznacza, że możesz odejść i na koniec przejrzeć błędy.
Weryfikacja i czyszczenie po konwersji
Zweryfikuj losową próbkę po zakończeniu partii. Otwórz kilka plików PDF z każdego formatu źródłowego. Sprawdź liczbę stron, kompletność treści i wierność formatowania. Próbka 10% pozwala wykryć systematyczne problemy bez ręcznego przeglądu całej partii. Czysta próbka oznacza czystą partię. Problemy w próbce oznaczają zwiększenie częstotliwości kontroli i zbadanie pierwotnej przyczyny.
Archiwizuj pliki źródłowe oddzielnie od wyjściowych plików PDF. Pliki PDF są dostarczane. Pliki źródłowe to dokumenty robocze, które mogą zostać później zaktualizowane. Oddzielne katalogi z przejrzystymi nazwami zapobiegają pomyleniu wersji .docx i .pdf zmieszanych razem. Katalog źródłowy i katalog wyjściowy PDF zapewniają całą strukturę potrzebną dla większości partii. Prosto, przejrzyście i skutecznie.
Automatyzacja powtarzających się konwersji wsadowych
Tygodniowe lub miesięczne konwersje wsadowe zasługują na automatyzację. Folder obserwowany monitorowany przez narzędzie PDF automatycznie konwertuje każdy umieszczony w nim plik. Członkowie zespołu zapisują w folderze obserwowanym zamiast na pulpicie. Pliki PDF pojawiają się w folderze wyjściowym kilka minut później, a nikt nie przeprowadza ręcznej konwersji. Folder obserwacyjny staje się niewidzialną infrastrukturą.
Skrypty obsługują przygotowania przed konwersją, których nie mogą wykonać foldery obserwowane. Sprawdzanie prześledzonych zmian, ustawianie obszarów drukowania, standaryzacja nazw plików, wszystkie kroki skryptowe, które są uruchamiane, zanim pliki trafią do folderu obserwowanego. Scenariusz się przygotowuje. Folder obserwowany ulega konwersji. Razem całkowicie eliminują pracę ręczną związaną z powtarzającymi się konwersjami wsadowymi. Kilka godzin pisania skryptów eliminuje na zawsze godziny pracy ręcznej miesięcznie.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.