Plik PDF, który na ekranie wygląda na idealnie sformatowany, może być całkowicie nieczytelny dla osoby korzystającej z czytnika ekranu. Czytniki ekranu — oprogramowanie używane przez osoby z wadami wzroku do głośnego czytania dokumentów — opierają się na podstawowej strukturze pliku PDF, a nie na jego wyglądzie. Dokument, który wizualnie wygląda na zorganizowany, może nie mieć żadnej znaczącej struktury z punktu widzenia oprogramowania. Oto, co sprawia, że plik PDF jest dostępny i jak się tam dostać.
Dlaczego większość PDF nie jest domyślnie dostępna
Kiedy eksportujesz dokument programu Word lub plik projektu do formatu PDF, wynik wizualny wygląda dobrze, ale często brakuje informacji strukturalnych lub są one nieprawidłowe. Nagłówki, które na ekranie wyglądają na pogrubione i duże, mogą nie mieć znacznika nagłówka w podstawowej strukturze PDF. Kolumny, które wizualnie pojawiają się obok siebie, można czytać od lewej do prawej w obu kolumnach, a nie w dół każdej z nich. Obrazy nie mają opisu, chyba że specjalnie go dodasz.
Czytniki ekranu śledzą strukturę znaczników dokumentu, a nie jego układ wizualny. Jeśli tej struktury nie ma lub jest ona nieprawidłowa, kolejność czytania staje się nieprzewidywalna — treść pasków bocznych zostaje wmieszana w tekst główny, tabele są czytane komórka po komórce w niewłaściwej kolejności, a nagłówki, które powinny ułatwić nawigację, są nie do odróżnienia od tekstu podstawowego.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Zacznij od dokumentu źródłowego, a nie PDF
Dostępność jest znacznie łatwiejsza do wbudowania u źródła niż do wprowadzenia w gotowym pliku PDF. Jeśli pracujesz w programie Word, decyzje strukturalne podjęte przed eksportem decydują w większości o dostępności wynikowego pliku PDF.
Użyj prawdziwych stylów nagłówków
Nie twórz wyglądu nagłówka, pogrubiając i powiększając tekst — użyj wbudowanych w programie Word stylów Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3. Są one eksportowane do pliku PDF jako odpowiednio oznakowane nagłówki, po których mogą poruszać się czytniki ekranu. Dokument o prawdziwej strukturze nagłówków pozwala użytkownikowi czytnika ekranu przejść bezpośrednio do dowolnej sekcji, w ten sam sposób, w jaki użytkownicy widzący mogą skanować wizualnie.
Dodaj tekst alternatywny do każdego obrazu
Każdy obraz, wykres, diagram i grafika w dokumencie wymaga opisowego tekstu alternatywnego — krótkiego opisu tego, co przedstawia obraz i dlaczego się tam znajduje. W programie Word kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny obraz i wybierz opcję „Edytuj tekst alternatywny”. Wykres przedstawiający kwartalny wzrost przychodów może mieć tekst alternatywny, taki jak: „Wykres słupkowy przedstawiający przychody z I–IV kwartału 2024 r., przy czym III kwartał wykazuje najwyższą wartość wynoszącą 2,4 mln USD”. Bez tego czytnik ekranu wyświetla komunikat „obraz”. i idzie dalej – treść zostaje utracona.
Twórz tabele o odpowiedniej strukturze
Tabele są częstym problemem związanym z dostępnością. Tabela bez wierszy nagłówka jest dla czytnika ekranu po prostu siatką komórek — nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, do której kolumny należy dana wartość. W programie Word zaznacz górny wiersz dowolnej tabeli jako wiersz nagłówka (Właściwości tabeli > Wiersz > Powtórz jako wiersz nagłówka). Jeśli to możliwe, unikaj łączenia komórek i nie używaj tabel wyłącznie do celów wizualnych — czytniki ekranu czytają komórki tabeli w kolejności, a tabela układu powoduje wrażenie czytania, które nie ma sensu.
Używaj prawdziwych list, a nie ręcznego formatowania
Jeśli utworzysz listę, wpisując myślnik lub liczbę na początku każdego wiersza, nie będzie to lista dla czytnika ekranu — to seria oddzielnych akapitów rozpoczynających się symbolem. Użyj wbudowanego formatowania list w programie Word (przyciski listy punktowanej lub listy numerowanej), aby tworzyć listy, które można eksportować jako odpowiednio oznaczone elementy listy.
Eksportuj ustawienia wpływające na dostępność
Podczas eksportowania z programu Word do pliku PDF znaczenie ma zastosowana metoda. Wbudowany eksport do programu Word PDF (Plik > Zapisz jako > PDF) pozwala zachować więcej informacji strukturalnych niż drukowanie na drukarce PDF. W oknie dialogowym eksportu poszukaj opcji związanych ze znacznikami dostępności lub struktury dokumentu – powinny być włączone.
W szczególności w opcjach eksportu PDF programu Word: włącz opcję „Tagi struktury dokumentu zwiększające dostępność”; jeśli taka opcja jest dostępna. Spowoduje to przeniesienie struktury nagłówków, znaczników list i nagłówków tabel do pliku PDF. Bez tej opcji nawet dobrze zorganizowany dokument programu Word można wyeksportować do pliku PDF, który w ogóle nie ma struktury znaczników.
Zeskanowane pliki PDF nie są nigdy dostępne bez OCR
Zeskanowany plik PDF jest obrazem. Nie ma tekstu, żadnej struktury ani niczego, z czym mógłby pracować czytnik ekranu. Dla czytnika ekranu zeskanowany plik PDF jest całkowicie pusty — oprogramowanie ogłasza, że dokument jest otwarty, a następnie nie ma nic do przeczytania.
Uruchomienie zeskanowanego dokumentu za pomocą narzędzia OCR PDF to pierwszy krok w celu zapewnienia jego dostępności. OCR konwertuje obraz na prawdziwy tekst, z którym mogą następnie pracować czytniki ekranu. Narzędzie OCR WukongPDF pod adresem www.wukongpdf.com sobie z tym radzi — prześlij zeskanowany plik PDF, przetwórz go i pobierz wersję z prawdziwym, czytelnym tekstem. Należy pamiętać, że sam OCR nie tworzy w pełni dostępnego, oznaczonego pliku PDF; aby uzyskać pełną zgodność, konieczna jest dodatkowa praca z tagowaniem w programie Adobe Acrobat Pro. Ale OCR to niezbędny pierwszy krok, bez którego nic innego nie jest możliwe.
Jak sprawdzić, czy Twój PDF jest dostępny
Najprostszy test: spróbuj zaznaczyć i przeczytać tekst w PDF. Jeśli możesz wyróżnić słowa, a kolejność czytania jest zgodna z wyborem od góry do dołu, dokument zawiera prawdziwy tekst w rozsądnej kolejności. Jeśli wybór przeskakuje lub nic nie zostaje wybrane, masz problem.
Aby dokładniej sprawdzić, program Adobe Acrobat Pro ma wbudowany moduł sprawdzania dostępności (Narzędzia > Dostępność > Pełna kontrola), który identyfikuje określone problemy. Bezpłatne narzędzia internetowe, takie jak PAC (PDF Accessibility Checker), zapewniają podobną analizę bez konieczności stosowania programu Acrobat Pro.
Najbardziej niezawodny test polega na otwarciu dokumentu w czytniku ekranu i odsłuchaniu, jak jest czytany. NVDA (bezpłatny, Windows) i VoiceOver (wbudowany w Mac i iOS) umożliwiają korzystanie z dokumentu tak, jak zrobiłby to użytkownik czytnika ekranu. Jeśli kolejność czytania jest logiczna, a nagłówki ułatwiają nawigację, jesteś w dobrej formie. Jeśli brzmi to jak przypadkowy zbiór fragmentów tekstu, oznacza to, że należy wykonać pracę strukturalną.
Wypróbuj opcję Edytuj PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.