Chcesz udostępnić dokument wyłącznie do przeglądu na ekranie. Odbiorcy powinni mieć możliwość przeczytania dokumentu, przeszukania tekstu i dodania adnotacji, ale nie powinni mieć możliwości jego wydrukowania. Model uprawnień PDF PDF Security obsługuje tę kombinację ograniczeń, ale rozróżnienie między drukowaniem a innymi działaniami jest wymuszane przez przeglądarkę plików PDF i nie wszystkie przeglądarki to respektują.
Możliwość zezwolenia na czytanie i uniemożliwienia drukowania rozwiązuje typowy przypadek użycia: dystrybucję egzemplarzy recenzyjnych tam, gdzie chcesz uzyskać opinię, ale nie w dystrybucji fizycznej. Hasło uprawnień do plików PDF może uniemożliwić drukowanie, pozostawiając włączone wszystkie inne czynności, przeglądanie, wyszukiwanie, kopiowanie tekstu i dodawanie adnotacji.
Jak uprawnienia PDF kontrolują określone działania
Hasło uprawnień PDF, zwane także hasłem właściciela, kontroluje zestaw niezależnych flag. Każda flaga włącza lub wyłącza określoną akcję: drukowanie, kopiowanie tekstu, edytowanie treści, dodawanie adnotacji, wypełnianie pól formularzy i wyodrębnianie stron. Flagi są niezależne, więc możesz zezwolić na adnotację, blokując drukowanie.
Adnotacja PDF uprawnienia są odrębne od uprawnień do drukowania. Ustawienie flagi drukowania na Niedozwolone nie ma wpływu na flagę adnotacji. Odbiorcy mogą dodawać komentarze, wyróżnienia i notatki, nie mając możliwości wydrukowania dokumentu.
Uprawnienia są wymuszane przez oprogramowanie przeglądarki plików PDF podczas otwierania pliku. Przeglądarka plików PDF, która szanuje uprawnienia, wyszarza opcję Drukuj, pozostawiając aktywne narzędzia do adnotacji. WukongPDF zapewnia narzędzia do ustawiania uprawnień za pośrednictwem przeglądarki.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfigurowanie uprawnień do przeglądania tylko na ekranie
Ustaw hasło uprawnień w ustawieniach zabezpieczeń plików PDF. Włącz następujące opcje: Kopiowanie treści dla czytników ekranu i wyszukiwania, Adnotacje dla komentarzy do recenzji i Wypełnianie formularzy, jeśli dokument zawiera formularze. Wyłącz drukowanie i edytowanie dokumentów. Rozpowszechniaj dokument bez hasła uprawnień, aby odbiorcy nie mogli zmienić tych ustawień.
Ograniczenia ograniczeń opartych na uprawnieniach
Uprawnienia do plików PDF są wymuszane przez oprogramowanie przeglądarki, a nie przez sam format pliku. Przeglądarka, która nie zdecyduje się na egzekwowanie ograniczeń, umożliwi drukowanie. Większość popularnych przeglądarek plików PDF respektuje uprawnienia. Niektóre narzędzia innych firm tego nie robią. Uprawnienia są środkiem odstraszającym, a nie absolutną barierą.
Ograniczenie Drukowanie PDF nie zapobiega przechwytywaniu ekranu. Odbiorca może wykonać zrzuty ekranu każdej strony i wydrukować zrzuty ekranu. Ograniczenie drukowania uniemożliwia wygodne drukowanie za pomocą przeglądarki plików PDF, ale nie uniemożliwia określonej reprodukcji.
Kiedy używać uprawnień a kiedy inne metody ochrony
Uprawnienia są odpowiednie do zwykłej ochrony, gdy chcesz zasygnalizować, że dokument służy wyłącznie do przeglądu ekranu. W przypadku dokumentów, których drukowanie musi być całkowicie zabronione, bezpieczniejszy portal dokumentów, który przesyła strumieniowo dokument do przeglądania bez udostępniania pliku do pobrania, zapewnia silniejszą ochronę.
Pozwolenia na testowanie przed dystrybucją
Przed wysłaniem do odbiorców pliku PDF z ograniczonymi uprawnieniami przetestuj plik w przeglądarkach plików PDF, których prawdopodobnie będą używać. Otwórz plik w programie Adobe Acrobat, przeglądarce internetowej i urządzeniu mobilnym. Spróbuj wydrukować z każdego z nich. Upewnij się, że ograniczenie drukowania działa zgodnie z oczekiwaniami.
Niektóre przeglądarki plików PDF wyświetlają baner lub pasek informacyjny wskazujący, że dokument ma ograniczone uprawnienia. To powiadomienie informuje odbiorcę, że brak możliwości drukowania jest zamierzony, a nie problemem technicznym związanym z jego oprogramowaniem lub drukarką.
Odbiorcy korzystający ze starszych wersji przeglądarek plików PDF mogą nie napotkać ograniczeń drukowania, ponieważ starsze wersje nie wymuszały konsekwentnie flag uprawnień. Jeśli Twoi odbiorcy korzystają z różnych przeglądarek plików PDF, podejście oparte na uprawnieniach może nie zapewniać jednolitej ochrony.
Łączenie uprawnień z innymi środkami ochronnymi
Uprawnienia można połączyć z widoczną informacją na pierwszej stronie stwierdzającą, że dokument służy wyłącznie do przeglądu ekranowego i nie powinien być drukowany. Ograniczenia techniczne i widoczna informacja wzmacniają się nawzajem. Zawiadomienie wyraża zamiar. Ograniczenie to wymusza.
W przypadku dokumentów, dla których istotne jest ograniczenie druku, rozważ dodanie znaku wodnego specyficznego dla odbiorcy, który będzie pojawiał się na każdej stronie. Znak wodny nie uniemożliwia drukowania, ale zapewnia identyfikowalność w przypadku znalezienia wydrukowanej kopii. W połączeniu z ograniczeniem nadruku tworzy to warstwową ochronę.
Dystrybucja dokumentów za pośrednictwem bezpiecznego portalu z dostępem tylko do przeglądania zapewnia silniejszą ochronę niż same uprawnienia do plików PDF. Portal kontroluje dostęp, uniemożliwia pobieranie i rejestruje aktywność przeglądania. Uprawnienia PDF stają się dodatkową warstwą ochrony, a nie podstawową.
Scenariusz umożliwiający czytanie i dodawanie adnotacji przy jednoczesnym blokowaniu drukowania jest powszechny w przypadku recenzji dokumentów prawnych, recenzji akademickich i oceny poufnych propozycji biznesowych. W każdym przypadku recenzent musi zająć się treścią i przekazać opinię, ale właściciel dokumentu chce kontrolować fizyczną dystrybucję.
Niezależna kontrola flag uprawnień PDF daje właścicielom dokumentów szczegółową kontrolę nad tym, co mogą zrobić odbiorcy. Oprócz flag drukowania i dodawania adnotacji właściciele mogą kontrolować kopiowanie tekstu i wyodrębnianie stron.
Zezwolenie na kopiowanie tekstu do dozwolonego jest ważne dla dostępności. Czytniki ekranu wyodrębniają tekst z pliku PDF i czytają go na głos. Wyłączenie kopiowania tekstu powoduje, że dokument staje się niedostępny dla użytkowników czytników ekranu.
Ustawienia uprawnień są przechowywane w zaszyfrowanej części pliku PDF i odblokowywane są za pomocą hasła uprawnień. Bez tego hasła odbiorca nie będzie mógł zmienić ustawień.
Jeśli uprawnienia ograniczają drukowanie, w oknie dialogowym Drukuj przeglądarki plików PDF przycisk Drukuj jest zazwyczaj wyszarzony lub wyświetlany jest komunikat informujący, że drukowanie nie jest dozwolone. Niektóre przeglądarki umożliwiają drukowanie do pliku nawet wtedy, gdy drukowanie fizyczne jest ograniczone.
Ograniczenia oparte na uprawnieniach są odpowiednie, gdy właściciel dokumentu ufa odbiorcy, ale chce ustalić jasne granice użytkowania. Konsultant udostępniający klientowi wersję roboczą raportu ufa mu, ale chce zapobiec przypadkowemu drukowaniu.
W przypadku wewnętrznych dokumentów korporacyjnych uprawnienia mogą wzmocnić politykę firmy dotyczącą obsługi dokumentów. Raport finansowy rozpowszechniany z ograniczeniami dotyczącymi drukowania jest zgodny z zasadą, zgodnie z którą nie należy pozostawiać wrażliwych danych finansowych w drukarkach.
Podejście do kontroli dokumentów oparte na uprawnieniach jest najskuteczniejsze w połączeniu z kulturą bezpieczeństwa dokumentów. Odbiorcy, którzy rozumieją i szanują powody ograniczeń, są bardziej skłonni do ich honorowania.
Konfigurując uprawnienia do przeglądania tylko na ekranie, rozważ także ustawienie dokumentu tak, aby otwierał się w określonym trybie widoku. Tryb pełnoekranowy lub tryb dopasowania strony prezentuje dokument optymalnie do czytania na ekranie.
Uprawnienia do adnotacji umożliwiają odbiorcom dodawanie komentarzy, wyróżnień i rysunków do dokumentu. Adnotacje te są przechowywane w pliku PDF i właściciel dokumentu może je przeglądać po zwróceniu pliku.
Po zakończeniu okresu przeglądu właściciel dokumentu może usunąć ograniczenia uprawnień i rozpowszechnić ostateczną wersję do druku, odzwierciedlającą cykl życia dokumentu od wersji roboczej do opublikowanej.
| Flaga zezwolenia | Ustawienia podglądu ekranu | Efekt w przypadku wyłączenia |
|---|---|---|
| Druk | Niedozwolony | Przycisk drukowania w przeglądarce jest wyszarzony |
| Kopiowanie treści | Dozwolony | Umożliwia dostęp do czytnika ekranu i wyszukiwanie tekstu |
| Adnotacje | Dozwolony | Odbiorcy mogą dodawać komentarze i wyróżnienia |
| Edycja dokumentu | Niedozwolony | Zapobiega modyfikacji treści |
| Ekstrakcja strony | Niedozwolony | Zapobiega dzieleniu dokumentu |
Model uprawnień w formacie PDF został zaprojektowany z myślą o świecie, w którym dokumenty są udostępniane zaufanym stronom, które potrzebują wskazówek dotyczących właściwego użycia, a nie egzekwowania prawa przed złośliwymi podmiotami. Model odzwierciedla tę filozofię projektowania: sygnalizuje zamiar, a nie zapewnia całkowitą ochronę.
Plik PDF z ograniczeniami drukowania zostanie otwarty w przeglądarce wymuszającej uprawnienia, polecenie Drukuj może być w ogóle nieobecne w menu, wyszarzone lub obecne, ale po kliknięciu wyświetla błąd. Konkretne zachowanie zależy od implementacji przeglądarki. Adobe Acrobat wyszarza opcję Drukuj. Niektóre przeglądarki po prostu nie zawierają przycisku Drukuj.
Hasło uprawnień powinno różnić się od hasła otwartego. Używanie tego samego hasła w obu przypadkach podważa model bezpieczeństwa, ponieważ każdy, kto może otworzyć dokument, może również zmienić uprawnienia. Otwarte hasło kontroluje dostęp. Hasło uprawnień kontroluje użycie. Różne hasła do różnych celów.
W przypadku dokumentów rozpowszechnianych za pośrednictwem systemu zarządzania nauczaniem lub bezpiecznego portalu klienta platforma może zastosować własną kontrolę dostępu, która zastępuje lub uzupełnia uprawnienia do plików PDF. Dokument w portalu tylko do przeglądania nie wymaga restrykcyjnych uprawnień do plików PDF, ponieważ portal uniemożliwia pobieranie. Uprawnienia stają się warstwą drugorzędną.
Testowanie konfiguracji uprawnień powinno obejmować próbę drukowania z przeglądarki plików PDF, próbę drukowania z przeglądarki, jeśli plik PDF otwiera się w przeglądarce, oraz próbę użycia skrótów klawiaturowych, takich jak Ctrl+P, które mogą ominąć ograniczenia menu przeglądarki. Test sprawdza, czy uprawnienia są egzekwowane konsekwentnie na wszystkich ścieżkach drukowania.
Po skonfigurowaniu uprawnień sprawdź, czy narzędzia do adnotacji są nadal dostępne. Otwórz plik PDF i potwierdź, że narzędzia do komentowania, wyróżniania i rysowania są aktywne. Źle skonfigurowany zestaw uprawnień, który przypadkowo wyłącza adnotacje, mija się z celem umożliwienia przeglądania ekranu z informacją zwrotną.
Odbiorcy, którzy muszą drukować pomimo ograniczeń, np. recenzent z wadą wzroku, który wymaga drukowanej kopii ze względu na dostępność, powinni otrzymać osobną wersję do druku. Wersja ograniczona jest przeznaczona dla ogółu odbiorców. Wersja do druku udostępniana jest na życzenie wraz z wyjaśnieniem potrzeb dostępu.
Ograniczenie drukowania w połączeniu z uprawnieniami do adnotacji tworzy dokument, który umożliwia wspólne przeglądanie, przy jednoczesnym poszanowaniu preferencji właściciela w zakresie dystrybucji.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.